PAGE全廠檔案歸檔制度制定一、總則（一）目的為加強全廠檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于全廠各部門、各車間及全體員工在工作活動中形成的各類檔案的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。全廠檔案由廠檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，各部門、車間應指定專人負責本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并定期向廠檔案管理部門移交。2.真實準確原則。檔案內(nèi)容必須真實反映工作實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤，手續(xù)完備。3.分類科學原則。按照檔案的形成領域、內(nèi)容性質(zhì)等進行科學分類，便于管理和查找。4.安全保密原則。確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密，對涉及國家機密、商業(yè)秘密等重要檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設置廠設立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責全廠檔案的集中管理工作。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本廠檔案管理制度，并組織實施。2.負責全廠各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，如目錄、索引等，方便檔案的查詢和利用。4.負責檔案的保管和保護工作，做好檔案庫房的安全防護措施，確保檔案的安全存儲。定期對檔案進行檢查、清點，對破損、褪色等檔案及時進行修復和復制。5.按照規(guī)定的期限和范圍，對檔案進行鑒定和銷毀工作。對已失去保存價值的檔案，經(jīng)嚴格審批后予以銷毀，并做好銷毀記錄。6.積極開展檔案的開發(fā)利用工作，為全廠的生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策、技術創(chuàng)新等提供檔案信息支持。根據(jù)工作需要，及時、準確地提供檔案資料，做好檔案借閱、查閱等服務工作。7.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高全廠員工的檔案意識和檔案管理水平。指導各部門、車間的兼職檔案員開展檔案工作，對檔案工作進行監(jiān)督和檢查。8.負責與上級檔案管理部門及相關單位的檔案業(yè)務聯(lián)系，及時報送檔案工作情況和統(tǒng)計報表。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括上級文件、本廠文件、會議文件、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、行政事務檔案等。2.生產(chǎn)管理類：涵蓋生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)調(diào)度、質(zhì)量管理、設備管理、安全管理、技術改造等方面的檔案。3.經(jīng)營管理類：涉及市場營銷、財務管理（包括會計憑證、賬簿、報表等）、物資采購與供應、合同管理等檔案。4.技術研發(fā)類：包含科研項目檔案、技術圖紙、工藝文件、技術標準、專利檔案等。5.基本建設類：如基建項目立項、設計、施工、竣工驗收等過程中形成的各類檔案。6.黨群工作類：包括黨組織建設、工會工作、共青團工作等方面的檔案。（二）檔案編號1.采用層次分類編號法，以大類為一級編號，中類為二級編號，小類為三級編號，案卷為四級編號。2.編號示例：行政管理類（A）文件（A1）本廠文件（A11）[具體年份][順序號]（如2023001）。3.編號應保持唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的標識和管理。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各部門、車間在工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料，均應納入檔案收集范圍。2.上級機關下發(fā)的與本廠有關的文件、指示、通知等。3.本廠對外簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。4.本廠生產(chǎn)經(jīng)營活動中產(chǎn)生的各類報表、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、分析報告等。5.本廠技術研發(fā)過程中的實驗報告、研究成果、技術資料等。6.本廠基本建設項目的相關文件、圖紙、驗收報告等。7.本廠黨群工作方面的文件、活動記錄、表彰獎勵材料等。（二）收集要求1.各部門、車間應明確兼職檔案員，負責本部門檔案的日常收集工作，確保檔案材料的及時、完整。2.檔案材料應字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對電子文件，應確保其內(nèi)容真實、格式通用、存儲載體可靠，并按照規(guī)定進行備份和整理。4.收集的檔案材料應按照分類要求進行初步整理，區(qū)分不同類別和保管期限。（三）整理方法1.遵循檔案形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，按照分類方案進行分類整理。2.對每份檔案材料進行編號、編目，填寫卷內(nèi)文件目錄，注明文件的題名、日期、文號、責任者等信息。3.對破損、褪色的文件進行修復或復制，確保檔案的質(zhì)量。4.將整理好的檔案材料裝訂成冊，采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒進行裝盒，并在盒脊上注明檔案的類別、年度、保管期限等信息。五、檔案的歸檔與移交（一）歸檔期限1.行政管理類檔案應在次年上半年歸檔。2.生產(chǎn)管理類、經(jīng)營管理類、技術研發(fā)類、基本建設類等檔案應在項目結(jié)束或年度終了后三個月內(nèi)歸檔。3.黨群工作類檔案應在次年一季度歸檔。（二）歸檔程序1.各部門、車間兼職檔案員對整理好并符合歸檔要求的檔案進行匯總統(tǒng)計，填寫檔案移交清單。2.檔案移交清單應包括檔案的類別、數(shù)量、題名、日期、保管期限等詳細信息。3.兼職檔案員將檔案移交清單及檔案材料一并報送廠檔案管理部門。4.廠檔案管理部門對移交的檔案進行審核，核對檔案的完整性、準確性和整理質(zhì)量，如發(fā)現(xiàn)問題應及時通知移交部門進行整改。5.審核無誤后，廠檔案管理部門在檔案移交清單上簽字確認，并辦理檔案接收手續(xù)。（三）移交要求1.移交的檔案應保持整理后的原狀，不得隨意拆換、抽取或涂改檔案材料。2.檔案移交清單應一式兩份，一份由移交部門留存，一份由檔案管理部門歸檔保存。3.對重要檔案或成套性檔案，移交部門應編制詳細的檔案說明，便于檔案管理部門了解檔案的形成背景和主要內(nèi)容。六、檔案的保管（一）保管場所1.廠檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護設施。2.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應按照分類、編號順序上架存放，便于查找和管理。2.電子檔案應按照存儲格式和內(nèi)容進行分類存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并定期進行備份，備份數(shù)據(jù)應異地存放。3.對重要的紙質(zhì)檔案和電子檔案，應進行復制或制作副本，分別保存于不同的地點，以防萬一。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括本廠重要的規(guī)章制度、年度財務決算、重大合同協(xié)議（涉及金額巨大、期限較長、對本廠發(fā)展有重大影響等）、基建項目竣工圖、科研成果等。3.長期保管的檔案期限為16年至50年，主要包括本廠一般性的生產(chǎn)經(jīng)營文件、技術資料、人事檔案等。4.短期保管的檔案期限為15年以下，主要包括本廠臨時性的文件、一般性的事務性檔案等。（四）檔案清查與盤點1.檔案管理部門應定期對檔案進行清查和盤點，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量準確、存放位置正確、保管狀況良好。2.清查盤點時，應詳細記錄檔案的實際情況，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理，并編制檔案清查報告。3.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，采取相應的補救措施，并向上級主管部門報告。七、檔案的利用（一）利用范圍1.本廠員工因工作需要查閱、借閱檔案，以獲取相關信息和資料，支持生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策、技術創(chuàng)新等工作。2.外單位因工作聯(lián)系、合作交流等原因，經(jīng)本廠批準后可以查閱、借閱本廠相關檔案，但必須嚴格遵守本廠檔案管理制度和保密規(guī)定。（二）利用手續(xù)1.本廠員工查閱、借閱檔案，應填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的檔案名稱、日期、用途等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字批準后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱、借閱檔案，應提前向本廠提交查閱、借閱申請函，說明查閱、借閱的目的、范圍和期限等，經(jīng)本廠主管領導批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱、借閱，并做好相關記錄。3.檔案管理部門應對查閱、借閱申請進行審核，對不符合規(guī)定的申請予以退回，并說明理由。（三）利用方式1.檔案查閱應在檔案管理部門指定的查閱室進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱室。如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。2.檔案借閱一般不超過[具體期限]，確因工作需要延長借閱期限的，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.對涉及國家機密、商業(yè)秘密等重要檔案的利用，應嚴格按照保密規(guī)定進行審批和管理，查閱、借閱人員必須簽訂保密協(xié)議，確保檔案信息不被泄露。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門代表、檔案管理人員等組成，負責對檔案進行定期鑒定。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實利用價值、歷史研究價值等因素，綜合判斷檔案是否仍具有保存意義。2.對已過保管期限且確無保存價值的檔案，可考慮予以銷毀；對雖過保管期限，但仍具有一定參考價值或涉及未了事項的檔案，應延長保管期限或進行專項留存。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。2.對擬銷毀的檔案，填寫檔案銷毀審批表，詳細說明檔案名稱、數(shù)量、年度、保管期限、銷毀理由等信息。3.檔案銷毀審批表經(jīng)檔案管理部門負責人審核、廠主管領導批準后，方可實施銷毀。（四）銷毀方式1.對紙質(zhì)檔案的銷毀，應采用焚燒或粉碎等方式進行，