PAGE醫(yī)院科研檔案保存制度一、總則（一）目的醫(yī)院科研檔案是醫(yī)院在科研活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，它反映了醫(yī)院科研工作的全過程和科研成果。為加強醫(yī)院科研檔案的管理，確?？蒲袡n案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮科研檔案在醫(yī)院科研、教學、醫(yī)療及管理工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院各科室、各部門在科研活動中形成的各類檔案資料的保存管理。包括科研項目立項申請書、研究方案、實驗數(shù)據(jù)、研究報告、論文發(fā)表、成果鑒定等相關材料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則醫(yī)院科研檔案實行集中統(tǒng)一管理，由醫(yī)院檔案管理部門負責歸口管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則科研檔案應如實反映科研活動的實際情況，確保檔案內容真實可靠。3.完整性原則全面收集科研活動各階段形成的各類檔案資料，保證檔案的完整性。4.保密性原則對涉及國家機密、醫(yī)院商業(yè)秘密及個人隱私的科研檔案，嚴格保密，防止泄露。二、科研檔案的歸檔范圍（一）科研項目立項階段檔案1.項目申請書：包括項目名稱、研究內容、研究目標、技術路線、預期成果、經(jīng)費預算等。2.項目可行性研究報告：對項目的技術可行性、經(jīng)濟合理性、社會效益等進行分析論證的報告。3.項目立項審批文件：上級主管部門對項目立項的批復文件。（二）科研項目實施階段檔案1.研究方案：詳細闡述研究方法、技術路線、實驗設計、樣本選擇、數(shù)據(jù)采集與分析方法等內容的方案。2.實驗原始記錄：包括實驗過程中的觀察記錄、測量數(shù)據(jù)、實驗結果等，要求及時、準確、完整，并有實驗人員簽字確認。3.實驗數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析報告：運用統(tǒng)計學方法對實驗數(shù)據(jù)進行分析處理后形成的報告，注明統(tǒng)計方法和軟件工具。4.研究過程中的重要會議記錄：包括項目研討會、學術交流會議等的會議紀要，記錄會議討論的主要內容、決議事項等。5.科研協(xié)作合同、協(xié)議：與其他單位或個人開展科研協(xié)作時簽訂的合同、協(xié)議，明確雙方的權利義務、合作內容、經(jīng)費分配等條款。6.科研經(jīng)費使用記錄：包括經(jīng)費預算執(zhí)行情況、經(jīng)費支出憑證（發(fā)票、報銷單等），確保經(jīng)費使用合理合規(guī)。（三）科研項目結題驗收階段檔案1.研究報告：全面總結科研項目研究工作的報告,包括研究背景、目的、方法、主要成果、結論及存在問題等內容。2.技術總結報告：針對項目所采用的技術方法、工藝流程、技術創(chuàng)新點等進行詳細總結的報告。3.項目成果鑒定材料：包括成果鑒定申請書、成果鑒定證書、專家鑒定意見等。4.知識產(chǎn)權證明材料：如專利證書、軟件著作權登記證書、商標注冊證書等。5.論文發(fā)表及著作出版材料：已發(fā)表的科研論文的期刊復印件、著作的版權頁及目錄等。（四）其他相關檔案1.科研獎勵申報材料：包括獎勵申報書、成果證明材料、獎勵證書等。2.科研設備購置及使用檔案：設備購置申請、合同、驗收報告、使用記錄、維護保養(yǎng)記錄等。3.科研人員個人科研檔案：包括科研人員的基本信息、科研項目參與情況、發(fā)表論文及著作情況、科研獲獎情況等。三、科研檔案的歸檔要求（一）文件材料的收集1.各科室、各部門應指定專人負責科研文件材料的收集工作，確保在科研項目進行過程中及時、準確地收集各類文件材料。2.科研項目負責人應督促項目組成員按時整理并提交各自負責的文件材料，對收集的文件材料進行初步審核，保證其完整性和準確性。（二）文件材料的整理1.收集到的科研文件材料應按照歸檔范圍進行分類整理，同一項目的文件材料應集中在一起。2.每份文件材料應保持其原本的完整性，不得隨意裁剪、涂改。如有破損或字跡不清的情況，應進行修復或復制。3.按照文件材料的形成時間順序或重要程度進行排列，編寫頁碼，并編制文件材料目錄。目錄應包括文件題名、日期、頁號等內容，確保目錄清晰準確，便于查找。（三）文件材料的裝訂1.歸檔的文件材料應采用A4紙張規(guī)格，左側裝訂，裝訂應牢固整齊，便于保管和查閱。2.對于紙張規(guī)格不符合要求或頁數(shù)較多不便裝訂的文件材料，可采用三孔一線或膠裝等方式進行裝訂。（四）電子文件的歸檔1.科研活動中產(chǎn)生的電子文件，如電子文檔、數(shù)據(jù)文件、圖片、音頻、視頻等，均應進行歸檔保存。2.電子文件應按照與紙質文件對應的分類方法進行分類存儲，建立清晰的文件夾結構。3.電子文件應采用通用格式進行存儲，如.doc、.xls、.pdf、.jpg、.mp4等，確保在不同設備和軟件環(huán)境下能夠正常讀取。4.對電子文件應進行備份，備份存儲介質應定期進行檢查和更新，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應建立電子文件的元數(shù)據(jù)管理，記錄文件的題名、日期、作者、格式、大小等信息，便于檢索和利用。四、科研檔案的保管（一）保管場所1.醫(yī)院應設立專門的科研檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保存。2.庫房應配備必要的保管設備，如檔案密集架、溫濕度控制設備、消防設備、防蟲藥品投放裝置等。（二）檔案上架1.整理好的科研檔案應及時上架存放，按照檔案類別、項目編號等順序排列，便于查找和管理。2.上架的檔案應擺放整齊，標識清晰，注明檔案類別、項目名稱、年度及保管期限等信息。（三）檔案保管期限1.永久保管：具有重要歷史價值、對醫(yī)院科研發(fā)展具有重大影響的科研檔案，如重大科研項目成果、涉及醫(yī)院核心技術的檔案等，應永久保管。2.長期保管：保管期限為30年的科研檔案，主要包括一般科研項目的研究報告、論文發(fā)表記錄、科研獎勵申報材料等。3.短期保管：保管期限為10年的科研檔案，如科研項目立項申請書、實驗原始記錄等。（四）檔案定期檢查1.檔案管理部門應定期對科研檔案進行檢查，每年至少進行一次全面檢查，重點檢查檔案的保管狀況、完整性、準確性等。2.檢查過程中如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質等情況，應及時采取措施進行修復或復制，并做好記錄。對存在的問題進行分析總結，提出改進措施，防止類似問題再次發(fā)生。五、科研檔案的利用（一）利用原則1.科研檔案的利用應遵循合法、合理、有效的原則，確保檔案的利用符合國家法律法規(guī)和醫(yī)院的相關規(guī)定。2.在保證檔案安全和保密的前提下，充分發(fā)揮科研檔案的作用，為醫(yī)院科研、教學、醫(yī)療及管理工作提供支持和服務。（二）利用范圍1.醫(yī)院內部科研人員、管理人員、教學人員等因科研項目查詢、成果申報、教學參考等需要，可以查閱、借閱科研檔案。2.外部單位因合作研究、學術交流等需要，經(jīng)醫(yī)院主管部門批準，可以查閱、借閱相關科研檔案，但必須嚴格遵守醫(yī)院的保密規(guī)定。（三）利用手續(xù)1.醫(yī)院內部人員查閱、借閱科研檔案，應填寫《科研檔案查閱申請表》或《科研檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、項目編號、利用目的等內容，經(jīng)所在科室負責人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。2.檔案管理部門對申請表進行審核，批準后，按照規(guī)定提供檔案查閱或借閱服務。查閱檔案一般應在檔案管理部門指定的場所進行，如需借出，借閱期限一般不超過兩周，特殊情況需延長的，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.外部單位查閱、借閱科研檔案，除填寫《科研檔案查閱申請表》或《科研檔案借閱申請表》外，還應提交單位介紹信及相關證明材料，經(jīng)醫(yī)院科研管理部門審核，報醫(yī)院主管領導批準后，由檔案管理部門辦理查閱或借閱手續(xù)。查閱或借閱過程中，應安排專人陪同，并嚴格監(jiān)督其利用行為，確保檔案安全。（四）利用登記1.對科研檔案的查閱、借閱情況應進行詳細登記，記錄查閱或借閱日期、利用人姓名、所在單位、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及數(shù)量等信息。2.利用登記冊應妥善保管，以備查詢和統(tǒng)計分析。六、科研檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.科研檔案的鑒定工作應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結果客觀、公正。2.鑒定工作應根據(jù)檔案的保管期限、重要性、現(xiàn)實利用價值等因素進行綜合評估，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織1.醫(yī)院成立科研檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、科研管理部門負責人、相關領域專家及檔案管理人員組成。2.鑒定小組負責制定科研檔案鑒定計劃，組織開展鑒定工作，對鑒定結果進行審核和審批。（三）鑒定內容1.對超過保管期限的科研檔案進行鑒定，審查檔案的內容是否仍具有保存價值，是否涉及醫(yī)院核心技術、知識產(chǎn)權等重要信息。2.對重復、無效或已失去利用價值的檔案進行清理，確保檔案庫中保存的檔案都是具有實際意義和價值的。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對達到保管期限的科研檔案進行清理，初步篩選出擬鑒定銷毀的檔案清單，并提交鑒定小組。2.鑒定小組對擬鑒定銷毀的檔案進行逐一審查，根據(jù)鑒定原則和標準，確定檔案的存毀意見。3.對確定銷毀的檔案，編制《科研檔案銷毀清單》，經(jīng)醫(yī)院主管領導批準后，進行銷毀處理。（五）銷毀方式1.對紙質科研檔案的銷毀，應采用粉碎、焚燒等方式進行，確保檔案信息無法恢復。2.對電子科研檔案的銷毀，應采用專業(yè)的數(shù)