PAGE機(jī)關(guān)檔案監(jiān)督指導(dǎo)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本機(jī)關(guān)實(shí)際情況，制定本監(jiān)督指導(dǎo)制度。（二）適用范圍本制度適用于本機(jī)關(guān)各部門及所屬單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則。機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由辦公室負(fù)責(zé)集中管理，各部門及所屬單位負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和提供利用，并接受辦公室的監(jiān)督指導(dǎo)。2.依法管理原則。嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，依法開展檔案管理工作，確保檔案管理活動(dòng)合法合規(guī)。3.服務(wù)為本原則。以服務(wù)機(jī)關(guān)工作和社會(huì)發(fā)展為宗旨，充分發(fā)揮檔案的作用，提高檔案利用效率。4.科學(xué)規(guī)范原則。運(yùn)用科學(xué)的管理方法和技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化。二、檔案管理職責(zé)分工（一）辦公室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)章制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)對(duì)本機(jī)關(guān)各部門及所屬單位檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，定期檢查檔案管理情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。3.負(fù)責(zé)集中管理本機(jī)關(guān)的各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案、電子檔案等，確保檔案的安全和完整。4.組織開展檔案的整理、編目、鑒定、銷毀等工作，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理水平。5.負(fù)責(zé)向檔案行政管理部門報(bào)送檔案工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表，接受檔案行政管理部門的監(jiān)督檢查。6.組織開展檔案宣傳、教育和培訓(xùn)工作，提高機(jī)關(guān)工作人員的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。（二）各部門及所屬單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門及所屬單位檔案的收集、整理、保管和提供利用工作，確保檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門及所屬單位檔案管理的日常工作，并接受辦公室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.按照檔案管理規(guī)章制度，定期將本部門及所屬單位的檔案移交辦公室集中管理。4.積極配合辦公室開展檔案管理工作，提供必要的支持和協(xié)助。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.反映本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)、業(yè)務(wù)工作的各類文件材料，包括上級(jí)文件、本級(jí)文件、下級(jí)文件、內(nèi)部文件等。2.本機(jī)關(guān)形成的會(huì)議文件、重要活動(dòng)文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.本機(jī)關(guān)的人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案等專門檔案。4.本機(jī)關(guān)的聲像檔案、電子檔案等特殊載體檔案。5.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門及所屬單位應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門及所屬單位形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、簽署完備、格式規(guī)范，符合檔案整理要求。3.對(duì)重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，防止原件損壞或丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同保管期限，便于檔案的管理和利用。3.便于保管和利用，提高檔案管理效率。（四）整理方法1.文書檔案按照年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限進(jìn)行分類整理，編制歸檔文件目錄。2.科技檔案按照項(xiàng)目、專業(yè)、階段進(jìn)行分類整理，建立項(xiàng)目檔案卷。3.人事檔案按照干部人事檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理，建立個(gè)人檔案。4.財(cái)務(wù)檔案按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法進(jìn)行整理，建立會(huì)計(jì)檔案冊(cè)。5.聲像檔案、電子檔案按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，建立相應(yīng)的檔案目錄。四、檔案保管（一）保管場所1.辦公室應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管要求1.對(duì)不同載體的檔案應(yīng)分別保管，確保檔案的質(zhì)量不受影響。2.對(duì)重要檔案應(yīng)采取備份保管措施，防止檔案丟失或損壞。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。（三）檔案保密1.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格履行保密職責(zé)，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。3.查閱、借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理手續(xù)，確保檔案的安全。五、檔案利用（一）利用范圍1.本機(jī)關(guān)工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱本機(jī)關(guān)檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行利用。（二）利用要求1.查閱、借閱檔案應(yīng)填寫申請(qǐng)表，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱、借閱。2.查閱、借閱檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.查閱、借閱檔案應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損。4.如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)批準(zhǔn)后方可復(fù)制，并注明復(fù)制日期和復(fù)制人。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對(duì)查閱、借閱檔案的人員、時(shí)間、內(nèi)容、用途等進(jìn)行詳細(xì)登記。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查閱。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定進(jìn)行鑒定。2.從維護(hù)機(jī)關(guān)歷史真實(shí)面貌出發(fā)，全面分析檔案的價(jià)值。3.準(zhǔn)確判定檔案的保管期限，確保檔案的留存與銷毀合理。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由辦公室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等進(jìn)行綜合分析，判斷其價(jià)值。2.參考檔案保管期限表，結(jié)合實(shí)際情況確定檔案的保管期限。3.對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行重點(diǎn)鑒定，確定是否需要繼續(xù)保存。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，報(bào)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等內(nèi)容。3.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人審核簽字，并加蓋機(jī)關(guān)公章。4.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。5.監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字，并注明銷毀日期。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理的效率和質(zhì)量，提升檔案服務(wù)水平。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工，對(duì)紙質(zhì)檔案、聲像檔案等進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)，包括檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等業(yè)務(wù)模塊，實(shí)現(xiàn)檔案管理的全過程信息化。3.檔案信息安全保障體系建設(shè)，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）建設(shè)要求1.檔案信息化建設(shè)應(yīng)遵循國家有關(guān)信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。2.加強(qiáng)檔案信息化人才培養(yǎng)，提高檔案管理人員的信息化業(yè)務(wù)水平。3.定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。八、監(jiān)督檢查與考核（一）監(jiān)督檢查1.辦公室定期對(duì)各部門及所屬單位檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、利用等方面。2.監(jiān)督檢查可采取實(shí)地檢查、查閱檔案、聽取匯報(bào)等方式進(jìn)行。3.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立檔案管理工作考核評(píng)價(jià)制度，對(duì)各部門及所屬單位檔案管理工作進(jìn)行年度考核