PAGE產(chǎn)權(quán)制度改革檔案期限一、總則（一）目的為加強公司產(chǎn)權(quán)制度改革檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保存，特制定本規(guī)定。（二）適用范圍本規(guī)定適用于公司在產(chǎn)權(quán)制度改革過程中形成的各類檔案，包括但不限于產(chǎn)權(quán)界定文件、資產(chǎn)評估報告、改制方案、合同協(xié)議、會議記錄等。（三）檔案定義產(chǎn)權(quán)制度改革檔案是指公司在產(chǎn)權(quán)制度改革過程中直接形成的，對公司具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：產(chǎn)權(quán)制度改革檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映產(chǎn)權(quán)制度改革的全過程，數(shù)據(jù)準確無誤。3.安全保密原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。4.方便利用原則：建立健全檔案管理制度，提高檔案管理水平，方便檔案的查閱和利用。二、檔案分類與編號（一）分類1.產(chǎn)權(quán)界定類：包括產(chǎn)權(quán)界定申請、調(diào)查資料、界定結(jié)果文件等。2.資產(chǎn)評估類：資產(chǎn)評估報告、評估說明、評估明細表等。3.改制方案類：改制方案、可行性研究報告、職工安置方案等。4.合同協(xié)議類：產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓合同、合作協(xié)議、債權(quán)債務(wù)處理協(xié)議等。5.會議記錄類：產(chǎn)權(quán)制度改革相關(guān)會議的會議紀要、決議等。6.其他類：包括產(chǎn)權(quán)證書、工商登記文件、稅務(wù)文件等與產(chǎn)權(quán)制度改革相關(guān)的其他文件。（二）編號1.檔案編號采用“年份+類別代碼+流水號”的形式。例如，2023年產(chǎn)權(quán)界定類檔案的編號為2023CQJD001。2.類別代碼按照上述分類進行編制，具體如下：產(chǎn)權(quán)界定類：CQJD資產(chǎn)評估類：ZCPG改制方案類：GZFA合同協(xié)議類：HTXY會議記錄類：HYJL其他類：QT3.流水號從001開始依次編排，每個類別獨立編號。三、檔案收集與整理（一）收集1.各部門在產(chǎn)權(quán)制度改革過程中形成的檔案，應(yīng)及時整理并移交檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)定期對各部門檔案收集情況進行檢查，確保檔案收集工作的及時、完整。（二）整理1.檔案管理部門對收集到的檔案進行分類整理，按照檔案編號順序排列。2.對每份檔案進行編目，包括檔案題名、編號、日期、保管期限等信息，并填寫檔案目錄清單。3.對破損、褪色的檔案進行修復(fù)，對字跡模糊或易褪色的文件進行復(fù)制，確保檔案的可讀性。四、檔案保管期限（一）確定原則根據(jù)產(chǎn)權(quán)制度改革檔案的重要程度、歷史價值和現(xiàn)實意義，結(jié)合國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，確定檔案的保管期限。（二）具體劃分1.永久保管檔案：產(chǎn)權(quán)界定的重要文件，如產(chǎn)權(quán)界定的最終結(jié)果文件、涉及公司重大資產(chǎn)權(quán)益的文件等。資產(chǎn)評估的核心報告及相關(guān)重要資料，如資產(chǎn)評估報告（備案或核準）、評估機構(gòu)資質(zhì)證明等。改制方案的關(guān)鍵文件，如改制方案（經(jīng)批準）、職工安置方案（經(jīng)審核）等。產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓合同、合作協(xié)議等涉及公司重大經(jīng)濟利益和長期權(quán)益的合同協(xié)議。產(chǎn)權(quán)制度改革過程中形成的具有重要歷史意義和參考價值的會議記錄、決議等。2.長期保管檔案：產(chǎn)權(quán)界定過程中的一般性調(diào)查資料、工作記錄等。資產(chǎn)評估過程中的輔助資料，如評估機構(gòu)的工作底稿、相關(guān)數(shù)據(jù)計算過程等。改制方案的前期調(diào)研資料、征求意見稿等。合同協(xié)議中一般性條款的文件，如日常業(yè)務(wù)往來合同、租賃合同等，但對公司權(quán)益影響較小的除外。產(chǎn)權(quán)制度改革過程中形成的一般性文件，如通知、函件等，但重要性相對較低的。3.短期保管檔案：產(chǎn)權(quán)界定、資產(chǎn)評估、改制方案等工作中的臨時性文件、草稿等。會議記錄中的一般性討論記錄，對公司決策影響較小的。已經(jīng)失效或不再具有參考價值的文件，如過期的通知、作廢的合同協(xié)議等。（三）期限調(diào)整1.檔案保管期限一經(jīng)確定，原則上不得隨意更改。但在特殊情況下，如國家法律法規(guī)政策調(diào)整、公司發(fā)展戰(zhàn)略變化等，確需調(diào)整保管期限的，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行審批。2.檔案保管期限調(diào)整申請由檔案管理部門提出，說明調(diào)整的原因、依據(jù)及調(diào)整后的保管期限，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準。3.檔案管理部門根據(jù)批準的調(diào)整申請，對相關(guān)檔案的保管期限進行調(diào)整，并在檔案目錄清單中注明。五、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱產(chǎn)權(quán)制度改革檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及公司重大事項或機密信息的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后方可查閱。3.外部單位查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱范圍等，經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，并嚴格控制查閱范圍和時間。（二）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供檔案原件或復(fù)印件。查閱人員需在《檔案查閱登記表》上簽字確認查閱情況。2.如需對檔案進行復(fù)印、拍照等利用，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責人同意，并按照規(guī)定的程序進行操作。復(fù)印件和照片應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。3.查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。如發(fā)現(xiàn)檔案損壞或丟失，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔相應(yīng)的責任。（三）查閱記錄檔案管理部門應(yīng)對每次檔案查閱情況進行詳細記錄，包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。查閱記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門定期對已到保管期限的產(chǎn)權(quán)制度改革檔案進行鑒定。鑒定工作由檔案管理部門牽頭，會同公司相關(guān)部門組成鑒定小組進行。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、歷史價值和現(xiàn)實意義等因素，對檔案進行逐一審查，確定檔案的存毀。3.對仍具有保存價值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限，并繼續(xù)妥善保管；對確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，提出銷毀意見。（二）銷毀1.《檔案銷毀申請表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準。2.檔案管理部門根據(jù)批準的銷毀申請，組織實施檔案銷毀工作。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將《檔案銷毀清冊》存檔備查。七、檔案信息化管理（一）數(shù)據(jù)錄入1.檔案管理部門應(yīng)將產(chǎn)權(quán)制度改革檔案的相關(guān)信息錄入檔案管理系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.錄入的信息應(yīng)準確、完整，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、內(nèi)容摘要等。（二）系統(tǒng)維護1.定期對檔案管理系統(tǒng)進行維護，確保系統(tǒng)的正常運行。2.及時更新檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，保證電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。（三）信息安全1.加強檔案信息化管理過程中的信息安全防護，采取加密、備份等措施，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露和被篡改。2.嚴格控制檔案管理系統(tǒng)的訪問權(quán)限，設(shè)置不同的用戶角色和密碼，確保只有授權(quán)人員才能訪問相關(guān)信息。八、檔案管理人員職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度，制定產(chǎn)權(quán)制度改革檔案管理的具體實施辦法。2.負責產(chǎn)權(quán)制度改革檔案的收集、整理、保管、查閱、利用、鑒定、銷毀等工作。3.指導(dǎo)各部門做好產(chǎn)權(quán)制度改革檔案的形成、積累和整理工作。4.定期對產(chǎn)權(quán)制度改革檔案進行統(tǒng)計分析，為公司決策提供參考依據(jù)。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的整理、編目、上架、保管等。2.按照規(guī)定的程序辦理檔案查閱、利用、鑒定、銷毀等手續(xù)。3.維護檔案管理系統(tǒng)的正常運行，及時錄入和更新檔案信息。4.對檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時報告，并提出改進建議。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制公司建立健全產(chǎn)權(quán)制度改革檔案管理監(jiān)督機制，定期對檔案管理工作進行檢查和評估。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、查閱、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的工作是否符合規(guī)定。2.檔案的完整性、準確性和安全性，檢查檔案是否齊全、完整，內(nèi)容是否真實準確，保管條件是否符合要求。3.檔案信息化管理情況，檢查檔案管理系