PAGE畢節(jié)學校檔案管理制度一、總則（一）目的為加強畢節(jié)學校檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護學校歷史真實面貌，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于畢節(jié)學校各部門、各年級組、各班級以及全體教職員工和學生在工作、學習和生活中形成的各類檔案。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指學校在各項活動中直接形成的對學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學校檔案工作實行集中統(tǒng)一領導，由學校綜合檔案室歸口管理全校檔案。2.真實性原則：確保檔案內容真實可靠，如實反映學校各項活動的實際情況。3.完整性原則：全面收集、整理學校在各個方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：對涉及學校機密和個人隱私的檔案，嚴格保密，防止泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便檔案的查閱和利用。二、檔案管理機構及職責（一）綜合檔案室1.負責制定學校檔案管理制度和工作規(guī)劃，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理全校各類檔案，對檔案進行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編研和利用等工作。3.指導學校各部門、各年級組、各班級的檔案工作，開展檔案業(yè)務培訓和咨詢服務。4.負責檔案信息化建設，推進檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡化。5.定期對學校檔案工作進行總結和評估，向上級主管部門報送檔案工作情況。（二）各部門、各年級組、各班級檔案管理職責1.設立兼職檔案員，負責本部門、本年級組、本班級檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.按照學校檔案管理制度的要求，及時將本部門、本年級組、本班級在工作、學習和活動中形成的各類檔案材料收集齊全，進行初步整理，并定期移交學校綜合檔案室。3.協(xié)助學校綜合檔案室開展檔案利用工作，提供相關檔案資料。4.負責本部門、本年級組、本班級檔案的安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.黨群類：包括學校黨組織、工會、共青團等組織形成的文件材料。2.行政類：學校行政工作中形成的文件材料，如學校工作計劃、總結、規(guī)章制度、會議記錄等。3.教學類：教學管理、教學實踐活動、教學研究等方面形成的文件材料，如教學大綱、教案、學生成績冊等。4.學生類：學生個人檔案、學籍管理、獎懲情況等方面的文件材料。5.科研類：學校科研項目申報、研究過程、成果鑒定等方面形成的文件材料。6.基建類：學?；窘ㄔO項目規(guī)劃、設計、施工、驗收等方面的文件材料。7.設備類：學校教學設備、辦公設備、實驗設備等購置、使用、維護等方面的文件材料。8.財務類：學校財務預算、決算、會計憑證、財務報表等方面的文件材料。9.聲像類：學校在各項活動中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。10.實物類：學校獲得榮譽、紀念品、證書等實物檔案。（二）檔案編號1.檔案編號采用“年度類別流水號”的結構。2.年度：用四位阿拉伯數(shù)字表示，如“2023”。3.類別：按照檔案分類的順序，用兩位阿拉伯數(shù)字表示，如“01”代表黨群類。4.流水號：按照檔案形成的先后順序，用四位阿拉伯數(shù)字表示，如“0001”。5.例如，2023年黨群類的第一份檔案編號為“2023010001”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.學校各部門、各年級組、各班級在工作、學習和活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等材料。2.學校教職員工在教學、科研、管理等工作中形成的個人業(yè)務檔案材料。3.學校學生在學習期間形成的學籍檔案、獎懲檔案等個人檔案材料。4.學校與上級主管部門、其他單位往來的文件、信函、合同等材料。5.學校舉辦各類會議、活動、培訓等形成的文件、資料、照片、錄像等材料。6.學?；窘ㄔO、設備購置、財務收支等方面形成的文件、資料、憑證等材料。（二）收集要求1.各部門、各年級組、各班級兼職檔案員應定期收集本部門、本年級組、本班級形成的檔案材料，確保檔案的及時、完整收集。2.學校教職員工應在工作完成后，及時將個人業(yè)務檔案材料整理歸檔，移交學校綜合檔案室。3.學校學生應按照學校規(guī)定及時提交個人檔案材料，由班主任或輔導員負責收集整理，移交學校綜合檔案室。4.對于重要活動、重要項目形成的檔案材料，應在活動結束或項目完成后及時收集，確保檔案的完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的有關規(guī)定和要求。（四）整理方法1.分類：按照檔案分類方案，將收集到的檔案材料進行分類。2.組卷：將同一類別的檔案材料按照一定的原則和方法進行組卷，每卷厚度適中，一般不超過2厘米。3.編目：對每卷檔案進行編號、編頁、填寫卷內目錄、備考表等，編制檔案封面。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關檔案保管期限的規(guī)定，結合學校實際情況，對檔案進行科學鑒定。2.鑒定工作應堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，準確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立學校檔案鑒定小組，由學校分管領導、綜合檔案室負責人、各部門負責人以及相關專業(yè)人員組成。鑒定小組負責對學校檔案進行定期鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件、逐頁進行審查，分析檔案的內容、來源、時間、形式等因素，確定其保存價值。2.綜合分析：結合學校的歷史發(fā)展、工作重點、未來規(guī)劃等因素，綜合分析檔案的價值。（四）保管期限劃分1.永久：凡是反映學校主要職能活動和基本歷史面貌的，對學校和社會有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期：凡是反映學校一般工作活動，在較長時間內對學校工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.當前：凡是反映學校短期工作活動，在較短時間內對學校工作有查考利用價值的檔案列為短期保管，保管期限為1年至15年。（五）銷毀程序1.經(jīng)過鑒定，確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，編制檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊應包括檔案的題名、年度、類別、編號、保管期限、銷毀原因等內容，并由檔案鑒定小組成員簽字確認。3.檔案銷毀清冊報學校分管領導審批后，由綜合檔案室負責組織銷毀。4.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。監(jiān)銷人應在檔案銷毀清冊上簽字，并注明銷毀日期。5.在銷毀檔案過程中，如發(fā)現(xiàn)有未按規(guī)定鑒定或應銷毀而未銷毀的檔案，應立即停止銷毀，重新進行鑒定處理。六、檔案的保管（一）保管場所1.學校綜合檔案室應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護設施。2.檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質檔案應按照檔案分類順序，上架排列存放，并建立檔案存放索引，便于查找。2.聲像檔案應按照載體類型分別存放，如照片應沖洗或沖印后裝冊歸檔，錄音、錄像帶應標注內容、日期等信息后分類存放，并定期進行檢查和維護。3.實物檔案應妥善保管，陳列展示或存放于專門的實物檔案柜中，并做好登記和標識。4.電子檔案應存儲在安全可靠的存儲設備上，按照檔案分類進行分類存儲，并建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索和利用。同時，應定期對電子檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限檢查1.綜合檔案室應定期對檔案的保管期限進行檢查，對已到保管期限但仍有保存價值的檔案，應重新鑒定保管期限。2.對于保管期限即將屆滿的檔案，應提前通知檔案形成部門或個人，做好檔案的整理和移交工作。（四）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房、設備設施的安全管理，確保檔案安全。2.檔案管理人員應嚴格遵守檔案安全操作規(guī)程，定期對檔案庫房進行巡查，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。3.加強對檔案利用過程中的安全管理，嚴格履行檔案查閱、借閱登記手續(xù)，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。4.制定檔案安全應急預案，定期組織演練，提高應對突發(fā)事件的能力，確保檔案在緊急情況下的安全。七、檔案的利用（一）利用范圍1.學校內部各部門、各年級組、各班級因工作需要查閱檔案。2.學校教職員工因教學、科研、管理等工作需要查閱本人業(yè)務檔案或其他相關檔案。3.學校學生因學籍管理、升學、就業(yè)等需要查閱本人檔案。4.校外單位或個人因工作需要查閱學校檔案，須經(jīng)學校分管領導批準，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到學校綜合檔案室查閱檔案原件或復印件。查閱時，檔案管理人員應提供必要的幫助和指導。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，須經(jīng)學校分管領導批準，并填寫檔案借閱登記表，注明借閱期限、用途等信息。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、污損、丟失檔案。3.復制：檔案利用者如需復制檔案，應經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理復制手續(xù)。復制的檔案應與原件核對無誤，并加蓋檔案利用專用章。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、復制等利用情況進行詳細登記。登記內容包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限等信息。2.檔案利用登記冊應妥善保管，以備查詢和統(tǒng)計。（四）利用反饋1.鼓勵檔案利用者對檔案利用情況進行反饋，提出意見和建議，以便不斷改進檔案管理工作。2.檔案管理人員應及時整理和分析檔案利用反饋信息，總結檔案利用工作中的經(jīng)驗和問題，為檔案管理決策提供依據(jù)。八、檔案信息化建設（一）建設目標1.建立學校檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡化和自動化。2.提高檔案管理工作效率，方便檔案的查閱、利用和統(tǒng)計分析。3.加強檔案信息資源的整合與共享，為學校教學、科研、管理等工作提供有力支持。（二）建設內容1.檔案管理信息系統(tǒng)建設：包括檔案錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能模塊的開發(fā)和應用，實現(xiàn)檔案管理的信息化流程。2.檔案數(shù)據(jù)庫建設：建立涵蓋學校各類檔案信息的數(shù)據(jù)庫，確保檔案數(shù)據(jù)的準確、完整和安全。3.檔案數(shù)字化加工：對紙質檔案、聲像檔案等進行數(shù)字化處理，形成電子檔案，便于存儲和利用。4.網(wǎng)絡基礎設施建設：搭建檔案管理信息系統(tǒng)運行的網(wǎng)絡環(huán)境，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和數(shù)據(jù)傳輸安全。（三）數(shù)據(jù)管理1.建立檔案數(shù)據(jù)備份制度，定期對檔案數(shù)據(jù)庫進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的介質上，并異地存放。2.加強對檔案數(shù)據(jù)的安全管理，設置不同級別的用戶權限，防止數(shù)