PAGE檔案歸類管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本檔案歸類管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和系統(tǒng)性。2.分類科學(xué)原則：根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的泄露、損毀和丟失，對涉及公司機(jī)密的檔案嚴(yán)格保密。4.全程管理原則：對檔案從形成、收集、整理、歸檔到保管、利用、鑒定、銷毀等全過程進(jìn)行管理，確保檔案管理工作的連續(xù)性。二、檔案分類標(biāo)準(zhǔn)（一）行政類檔案1.公司文件：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、決定、報告等正式文件。2.會議文件：公司各類會議形成的會議紀(jì)要、決議、議程等文件。3.行政事務(wù)文件：公司行政事務(wù)處理過程中產(chǎn)生的文件，如辦公用品采購申請、車輛使用記錄等。4.資質(zhì)證照：公司獲得的各類資質(zhì)證書、營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證等證照文件。（二）人事類檔案1.員工檔案：員工個人基本信息、入職登記表、勞動合同、薪酬福利記錄、培訓(xùn)記錄、績效考核記錄等。2.人事任免文件：公司關(guān)于員工任免的文件。3.員工培訓(xùn)檔案：員工參加各類培訓(xùn)的培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)記錄、考核成績等資料。4.員工獎懲檔案：員工獲得的獎勵和處罰的相關(guān)文件及記錄。（三）財務(wù)類檔案1.會計(jì)憑證：各類會計(jì)憑證，包括原始憑證和記賬憑證。2.會計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬等各類會計(jì)賬簿。3.財務(wù)報表：月度、季度、年度財務(wù)報表，如資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。4.財務(wù)審計(jì)報告：公司內(nèi)部審計(jì)和外部審計(jì)出具的審計(jì)報告。5.稅務(wù)資料：納稅申報表、稅務(wù)發(fā)票、稅務(wù)審計(jì)資料等。（四）業(yè)務(wù)類檔案1.市場營銷檔案：市場調(diào)研報告、營銷策劃方案、客戶資料、銷售合同等。2.生產(chǎn)管理檔案：生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)報表、產(chǎn)品質(zhì)量記錄、設(shè)備維護(hù)記錄等。3.研發(fā)項(xiàng)目檔案：研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)報告、研發(fā)過程記錄、技術(shù)成果資料等。4.采購檔案：采購合同、采購訂單、供應(yīng)商資料等。5.項(xiàng)目檔案：公司承擔(dān)的各類項(xiàng)目的立項(xiàng)文件、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目實(shí)施過程記錄、項(xiàng)目驗(yàn)收報告等。（五）其他類檔案1.聲像檔案：公司活動照片、錄像、錄音等資料。2.電子檔案：以電子形式存儲的各類檔案資料，包括文檔、表格、圖片、視頻等。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.檔案形成部門應(yīng)在檔案形成后及時將檔案資料移交綜合管理部門，不得積壓或擅自留存。3.對于外來文件，如上級部門文件、合作單位文件等，應(yīng)及時簽收并移交綜合管理部門進(jìn)行登記和整理。（二）整理方法1.綜合管理部門收到檔案資料后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步分類。2.對每份檔案資料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.對檔案資料進(jìn)行裝訂、編目，填寫檔案目錄清單，包括檔案名稱、編號、日期、來源等信息。4.對于電子檔案，應(yīng)按照電子文件管理規(guī)范進(jìn)行整理，確保電子文件的格式統(tǒng)一、存儲規(guī)范，并建立電子檔案索引。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.檔案整理完成后，整理人員應(yīng)填寫檔案歸檔申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交綜合管理部門。2.綜合管理部門檔案管理人員對歸檔申請表進(jìn)行審核，審核通過后將檔案資料進(jìn)行歸檔，并在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行登記。3.檔案歸檔應(yīng)按照年度、類別、保管期限等進(jìn)行排列，便于查找和利用。（二）保管期限1.公司檔案的保管期限分為永久、長期和短期。永久保管的檔案：涉及公司重大權(quán)益、重要?dú)v史事件、核心技術(shù)等具有長期保存價值的檔案。長期保管的檔案：保管期限為[X]年，一般為公司重要業(yè)務(wù)活動、重要資產(chǎn)記錄等檔案。短期保管的檔案：保管期限為[X]年，如一般性業(yè)務(wù)文件、臨時性事務(wù)文件等。2.檔案保管期限應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)、重要程度等因素確定，并在檔案整理時明確標(biāo)注。（三）保管場所與設(shè)施1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備等。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案保管環(huán)境的安全和適宜。五、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后提交綜合管理部門。2.查閱涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.外部單位查閱公司檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司總經(jīng)理審批。（二）查閱程序1.綜合管理部門檔案管理人員根據(jù)查閱申請表提供檔案查閱服務(wù)，查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.查閱人員如需復(fù)印、摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）利用范圍檔案的利用應(yīng)嚴(yán)格限于公司內(nèi)部工作需要，不得用于任何非法或不當(dāng)目的。檔案利用過程中應(yīng)注意保護(hù)檔案的安全和保密，不得泄露檔案內(nèi)容。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各部門檔案管理人員為成員。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對公司檔案進(jìn)行定期鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實(shí)利用價值等因素，對檔案進(jìn)行鑒定。2.對已超過保管期限且無保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀。3.對雖未超過保管期限，但已失去現(xiàn)實(shí)利用價值的檔案，經(jīng)檔案鑒定工作小組審核后，可進(jìn)行銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，編制檔案銷毀清單。2.檔案銷毀清單經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由綜合管理部門組織實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在檔案銷毀登記表上簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理工作的效率和水平，便于檔案的查閱、利用和共享。（二）系統(tǒng)功能1.檔案錄入與存儲：實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化錄入，包括檔案基本信息、文件內(nèi)容等，并按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存儲。2.檔案檢索與查詢：提供多種檢索方式，如按檔案編號、名稱、日期、類別等進(jìn)行快速查詢，方便用戶查找所需檔案。3.權(quán)限管理：設(shè)置不同用戶的檔案查閱權(quán)限，確保檔案信息的安全和保密。4.檔案借閱與歸還：實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請、審批、歸還等流程的信息化管理，提高借閱工作的效率。5.統(tǒng)計(jì)分析：對檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（三）數(shù)據(jù)維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案管理信息系統(tǒng)