PAGE單位檔案遷入遷出制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)單位檔案管理，規(guī)范檔案遷入遷出流程，確保檔案的安全、完整與有效利用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位各部門及所屬分支機(jī)構(gòu)檔案的遷入遷出管理工作。（三）基本原則1.合法性原則：檔案遷入遷出工作必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保操作合法合規(guī)。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得篡改、偽造檔案信息。3.安全性原則：采取有效措施保障檔案在遷移過程中的安全，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。4.規(guī)范性原則：明確檔案遷入遷出的流程、手續(xù)及責(zé)任，做到操作規(guī)范、有序。二、檔案遷入（一）遷入申請(qǐng)1.外單位因工作需要向本單位申請(qǐng)檔案遷入時(shí)，應(yīng)填寫《檔案遷入申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明遷入檔案的內(nèi)容、用途、預(yù)計(jì)遷入時(shí)間等信息，并加蓋申請(qǐng)單位公章。2.申請(qǐng)表應(yīng)提交至本單位檔案管理部門，由檔案管理部門進(jìn)行初步審核。審核內(nèi)容包括申請(qǐng)單位的資質(zhì)、申請(qǐng)事項(xiàng)的合理性、檔案內(nèi)容的合規(guī)性等。（二）審核與審批1.檔案管理部門審核通過后，將申請(qǐng)表提交至本單位相關(guān)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行復(fù)核。業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)自身職責(zé)，對(duì)遷入檔案涉及的業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行審核，確保與本單位業(yè)務(wù)相關(guān)且符合要求。2.經(jīng)業(yè)務(wù)部門復(fù)核同意后，申請(qǐng)表提交至單位分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)單位整體工作安排和檔案管理規(guī)定，對(duì)檔案遷入事項(xiàng)進(jìn)行最終審批。（三）準(zhǔn)備工作1.在檔案遷入前，檔案管理部門應(yīng)與申請(qǐng)單位溝通協(xié)調(diào)，確定檔案的交接方式、時(shí)間、地點(diǎn)等具體事宜。2.檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)接收檔案，并準(zhǔn)備好必要的接收設(shè)備和場(chǎng)地，如檔案柜、掃描儀、存儲(chǔ)介質(zhì)等，確保檔案能夠妥善存放和處理。（四）檔案交接1.申請(qǐng)單位應(yīng)按照約定的時(shí)間和方式，將檔案送至本單位檔案管理部門。交接時(shí)，雙方應(yīng)填寫《檔案交接清單》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、載體形式、檔案形成時(shí)間等信息，并簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門接收檔案后，應(yīng)對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行檢查。如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，應(yīng)及時(shí)與申請(qǐng)單位溝通，要求其限期整改或補(bǔ)充完善。（五）檔案整理與錄入1.檔案管理部門應(yīng)按照本單位檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)遷入的檔案進(jìn)行整理和分類。整理過程中，應(yīng)確保檔案的排列有序、編號(hào)規(guī)范，便于查找和利用。2.同時(shí)，檔案管理部門應(yīng)將檔案信息錄入本單位檔案管理系統(tǒng)，建立電子檔案目錄，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。錄入的檔案信息應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（六）存儲(chǔ)與保管1.整理后的檔案應(yīng)存放在本單位專門的檔案庫(kù)房中，按照檔案保管要求進(jìn)行妥善保管。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的安全存儲(chǔ)。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或搶救。三、檔案遷出（一）遷出申請(qǐng)1.本單位內(nèi)部各部門因工作需要申請(qǐng)檔案遷出時(shí)，應(yīng)填寫《檔案遷出申請(qǐng)表》，注明遷出檔案的名稱、數(shù)量、用途、接收單位等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.申請(qǐng)表提交至本單位檔案管理部門，由檔案管理部門進(jìn)行審核。審核內(nèi)容主要包括申請(qǐng)事項(xiàng)的必要性、檔案的可用性、接收單位的資質(zhì)等。（二）審核與審批1.檔案管理部門審核通過后，將申請(qǐng)表提交至單位分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)單位工作實(shí)際情況和檔案管理規(guī)定，對(duì)檔案遷出事項(xiàng)進(jìn)行審批。2.對(duì)于涉及重要檔案或敏感信息的遷出申請(qǐng)，應(yīng)報(bào)單位主要領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）準(zhǔn)備工作1.在檔案遷出前，檔案管理部門應(yīng)與接收單位溝通協(xié)調(diào)，確定檔案的交接方式、時(shí)間、地點(diǎn)等具體事宜。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表，準(zhǔn)備好相應(yīng)的檔案，并對(duì)檔案進(jìn)行核對(duì)和整理，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（四）檔案交接1.檔案管理部門應(yīng)按照約定的時(shí)間和方式，將檔案送至接收單位。交接時(shí)，雙方應(yīng)填寫《檔案交接清單》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、載體形式、檔案形成時(shí)間等信息，并簽字確認(rèn)。2.接收單位接收檔案后，應(yīng)對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行檢查。如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，應(yīng)及時(shí)與檔案管理部門溝通，要求其限期整改或補(bǔ)充完善。（五）特殊情況處理1.如因特殊原因無法按照正常流程進(jìn)行檔案遷出，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并采取臨時(shí)措施確保檔案的安全。2.對(duì)于涉及保密檔案的遷出申請(qǐng)，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家保密法律法規(guī)的要求，辦理相關(guān)審批手續(xù)，并采取加密存儲(chǔ)、專人護(hù)送等安全措施，確保檔案信息不泄露。四、檔案遷移過程中的安全保障（一）運(yùn)輸安全1.檔案在遷移過程中，應(yīng)采用安全可靠的運(yùn)輸方式。對(duì)于重要檔案或數(shù)量較大的檔案，應(yīng)安排專人護(hù)送，確保檔案在運(yùn)輸過程中的安全。2.運(yùn)輸車輛應(yīng)具備必要的安全設(shè)施，如防震、防潮、防火等設(shè)備，防止檔案在運(yùn)輸過程中受到損壞。（二）存儲(chǔ)安全1.在檔案臨時(shí)存儲(chǔ)期間，應(yīng)選擇安全可靠的存儲(chǔ)地點(diǎn)，確保存儲(chǔ)環(huán)境符合檔案保管要求。2.存儲(chǔ)地點(diǎn)應(yīng)設(shè)置必要的安全防護(hù)設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止檔案被盜、被篡改或泄露。（三）信息安全1.對(duì)于電子檔案的遷移，應(yīng)采取加密傳輸、數(shù)據(jù)備份等措施，確保檔案信息在傳輸過程中的安全。2.在檔案遷移過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家信息安全法律法規(guī)，防止檔案信息泄露給無關(guān)人員。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.本單位檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案遷入遷出工作進(jìn)行自查，檢查檔案遷移流程是否規(guī)范、手續(xù)是否齊全、檔案是否安全完整等。2.對(duì)于自查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，并將整改情況記錄在案。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門或相關(guān)監(jiān)管部門的監(jiān)督檢查，積極配合其工作，如實(shí)提供檔案遷入遷出工作的相關(guān)資料和情況。2.根據(jù)監(jiān)督檢查意見，及時(shí)整改存在的問題，不斷完善檔案遷入遷出管理制度。六、責(zé)任追究（一）違規(guī)責(zé)任1.對(duì)于違反本制度規(guī)定，在檔案遷入遷出過程中存在違規(guī)操作行為的單位或個(gè)人，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的批評(píng)教育、警告、罰款等處罰。2.對(duì)于因違規(guī)操作導(dǎo)致檔案丟失、損壞、泄密等嚴(yán)重后果的，依法追究相關(guān)責(zé)任人的法律責(zé)任。（二）賠償責(zé)任1.因檔案遷入遷出過程中的失誤或故意行為，給本單位或其他單位造成經(jīng)濟(jì)損失的，責(zé)任單位或責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。2.賠償金