PAGE華為會計檔案管理制度一、總則（一）制定目的為了加強(qiáng)華為公司會計檔案管理，保證會計檔案的安全、完整，充分發(fā)揮會計檔案在公司經(jīng)營管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)會計檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于華為公司總部及所屬各分公司、子公司（以下統(tǒng)稱“公司”）的會計檔案管理工作。（三）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。公司總部負(fù)責(zé)制定統(tǒng)一的會計檔案管理制度，并對全公司的會計檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督；各分公司、子公司負(fù)責(zé)本單位會計檔案的具體管理工作。2.依法管理原則。嚴(yán)格遵守國家有關(guān)會計檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保會計檔案管理工作合法合規(guī)。3.安全保密原則。采取有效措施，保證會計檔案的安全，防止會計檔案被篡改、損毀、丟失；同時，嚴(yán)格控制會計檔案的查閱和使用，確保會計信息的保密性。4.便于利用原則。在保證會計檔案安全和保密的前提下，充分考慮公司經(jīng)營管理的實際需要，便于會計檔案的查閱、調(diào)閱和利用。二、會計檔案的定義和范圍（一）定義會計檔案是指公司在進(jìn)行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。（二）范圍1.會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。2.會計賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會計賬簿。3.財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告。4.其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。三、會計檔案的歸檔（一）歸檔時間1.會計憑證應(yīng)在每月終了后[X]個工作日內(nèi)裝訂成冊，并及時歸檔。2.會計賬簿應(yīng)在年度終了后[X]個月內(nèi)整理歸檔。3.財務(wù)報告應(yīng)在年度終了后[X]個月內(nèi)裝訂成冊，并歸檔保管。4.其他類會計檔案應(yīng)在形成后及時歸檔。（二）歸檔要求1.會計檔案應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.歸檔的會計檔案應(yīng)字跡清晰、簽章齊全，紙張規(guī)格統(tǒng)一，不得使用圓珠筆、鉛筆等書寫。3.電子會計檔案應(yīng)與其元數(shù)據(jù)一并歸檔，保證電子會計檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。同時，應(yīng)將電子會計檔案存儲到磁性介質(zhì)或光盤等載體上，并進(jìn)行雙備份，分別存放于不同的地點。4.歸檔的會計檔案應(yīng)編制檔案目錄，注明檔案的名稱、日期、保管期限等信息，以便于查找和管理。四、會計檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證類保管期限為[X]年。2.會計賬簿類保管期限為[X]年，其中固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管[X]年。3.財務(wù)報告類年度財務(wù)報告永久保管，月度、季度財務(wù)報告保管期限為[X]年。4.其他類銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保管期限為[X]年，納稅申報表保管期限為[X]年，會計檔案移交清冊保管期限為[X]年，會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書永久保管。（二）保管地點1.公司應(yīng)設(shè)立專門的會計檔案保管庫，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保會計檔案的安全。2.電子會計檔案應(yīng)存儲在符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）保管措施1.建立會計檔案保管清冊，詳細(xì)記錄會計檔案的名稱、數(shù)量原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。2.會計賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片輔助賬簿、其他會計賬簿。財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告。其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。三、會計檔案的歸檔（一）歸檔時間1.會計憑證應(yīng)在每月終了后[X]個工作日內(nèi)裝訂成冊，并及時歸檔。2.會計賬簿應(yīng)在年度終了后[X]個月內(nèi)整理歸檔。3.財務(wù)報告應(yīng)在年度終了后[X]個月內(nèi)裝訂成冊，并歸檔保管。4.其他類會計檔案應(yīng)在形成后及時歸檔。（二）歸檔要求1.會計檔案應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.歸檔的會計檔案應(yīng)字跡清晰、簽章齊全，紙張規(guī)格統(tǒng)一，不得使用圓珠筆、鉛筆等書寫。3.電子會計檔案應(yīng)與其元數(shù)據(jù)一并歸檔，保證電子會計檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。同時，應(yīng)將電子會計檔案存儲到磁性介質(zhì)或光盤等載體上，并進(jìn)行雙備份，分別存放于不同的地點。4.歸檔的會計檔案應(yīng)編制檔案目錄，注明檔案的名稱、日期、保管期限等信息，以便于查找和管理。四、會計檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證類保管期限為[X]年。2.會計賬簿類保管期限為[X]年，其中固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管[X]年。3.財務(wù)報告類年度財務(wù)報告永久保管，月度、季度財務(wù)報告保管期限為[X]年。4.其他類銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保管期限為[X]年，納稅申報表保管期限為[X]年，會計檔案移交清冊保管期限為[X]年，會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書永久保管。（二）保管地點1.公司應(yīng)設(shè)立專門的會計檔案保管庫，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保會計檔案的安全。2.電子會計檔案應(yīng)存儲在符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）保管措施1.建立會計檔案保管清冊，詳細(xì)記錄會計檔案的名稱、數(shù)量、起止年度、保管期限等信息，并由專人負(fù)責(zé)保管。2.定期對會計檔案進(jìn)行清查盤點，確保賬實相符。如發(fā)現(xiàn)會計檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。3.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入會計檔案保管庫，確需查閱會計檔案的，應(yīng)按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行。4.對保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。五、會計檔案的查閱和借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱會計檔案，應(yīng)經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行查閱。查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守查閱紀(jì)律，不得在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。2.外部單位因工作需要查閱公司會計檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司財務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。查閱時，公司應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)陪同，并按照規(guī)定的范圍提供查閱資料。（二）借閱程序1.公司內(nèi)部人員借閱會計檔案，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員簽字同意后，方可借閱。2.外部單位借閱公司會計檔案，應(yīng)填寫借閱申請表，并提供單位介紹信、查閱目的等相關(guān)資料，經(jīng)公司財務(wù)負(fù)責(zé)人和檔案管理人員簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的會計檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄會計檔案內(nèi)容。如因工作需要復(fù)制會計檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并在規(guī)定的地點進(jìn)行復(fù)制。（三）歸還要求借閱人員應(yīng)在借閱期限屆滿后及時歸還所借閱的會計檔案。檔案管理人員應(yīng)對歸還的會計檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。六、會計檔案的銷毀（一）銷毀條件會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由公司檔案管理部門會同財務(wù)部門提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。（二）銷毀程序1.公司負(fù)責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。2.銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由檔案管理部門和財務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。國家機(jī)關(guān)銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級審計部門派員參加監(jiān)銷。3.監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本公司負(fù)責(zé)人。（三）特殊情況處理對于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。七、會計檔案的信息化管理（一）電子會計檔案的管理要求1.公司應(yīng)建立健全電子會計檔案管理制度，確保電子會計檔案的安全、完整和有效利用。2.電子會計檔案應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲，確保其能夠被可靠讀取和利用。3.定期對電子會計檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點。4.加強(qiáng)對電子會計檔案的安全防護(hù)，采取必要的加密、訪問控制等措施，防止電子會計檔案被篡改、泄露或丟失。（二）會計檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)1.公司應(yīng)根據(jù)自身業(yè)務(wù)需求和管理要求，建設(shè)會計檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)會計檔案的電子化存儲、檢索、查閱和利用。2.會計檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、審核、存儲、查詢、借閱、銷毀等功能，并能夠?qū)嫏n案的全生命周期進(jìn)行管理。3.加強(qiáng)會計檔案信息化管理系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和操作。定期對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司審計部門負(fù)責(zé)對會計檔案管理工作進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.會計檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.會計檔案的歸檔、保管、查閱、借閱和銷毀等環(huán)節(jié)的管理情況。3.電子會計檔案的管理情況。