PAGE公司印章檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司印章檔案管理，規(guī)范印章的使用、保管及檔案保存，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司的印章檔案管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保印章檔案管理合法合規(guī)。2.安全保密原則：確保印章的安全存放，防止印章被盜用、冒用，保護(hù)公司機(jī)密信息。3.規(guī)范操作原則：明確印章使用流程和檔案管理要求，確保各項(xiàng)操作規(guī)范有序。4.責(zé)任追究原則：對違反印章檔案管理制度的行為進(jìn)行責(zé)任追究。二、印章分類及管理職責(zé)（一）印章分類1.公司公章：代表公司對外行使權(quán)力的重要標(biāo)志。2.法定代表人章：用于特定的法律文件或需要法定代表人簽字確認(rèn)的場合。3.財務(wù)專用章：用于公司財務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)，如票據(jù)開具、資金收付等。4.合同專用章：專門用于簽訂各類合同。5.部門章：各部門根據(jù)工作需要自行刻制的印章，用于部門內(nèi)部文件及業(yè)務(wù)往來。（二）管理職責(zé)1.綜合管理部門負(fù)責(zé)制定、修訂和完善印章檔案管理制度。統(tǒng)籌協(xié)調(diào)印章檔案管理工作，監(jiān)督檢查制度執(zhí)行情況。負(fù)責(zé)公司各類印章的刻制、啟用、廢止等審批工作。2.印章保管部門負(fù)責(zé)印章的日常保管，確保印章存放安全。按照規(guī)定流程辦理印章的使用手續(xù)，做好使用登記記錄。3.使用部門根據(jù)工作需要，按照規(guī)定程序申請使用印章。對印章使用的真實(shí)性、合法性負(fù)責(zé)，確保印章使用符合公司規(guī)定和業(yè)務(wù)要求。4.檔案管理部門負(fù)責(zé)印章檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱工作。建立健全印章檔案目錄索引，確保檔案資料完整、可查。三、印章的刻制與啟用（一）刻制申請1.因工作需要刻制印章的部門或單位，應(yīng)填寫《印章刻制申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、刻制規(guī)格等信息。2.申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并報公司綜合管理部門審核。（二）審批流程1.綜合管理部門對申請表進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查印章刻制的必要性、名稱及用途的規(guī)范性等。2.審核通過后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.涉及公司重要印章（如公章、法定代表人章等）的刻制，需經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)。（三）刻制與備案1.經(jīng)審批同意后，由綜合管理部門統(tǒng)一安排印章刻制工作，選擇具有資質(zhì)的印章制作單位進(jìn)行刻制。2.印章刻制完成后，制作單位應(yīng)提供印章印模，由綜合管理部門留存?zhèn)浒?。同時，將印章的相關(guān)信息（如印章名稱、編號、刻制日期、啟用日期等）錄入公司印章管理系統(tǒng)。3.新印章啟用前，綜合管理部門應(yīng)發(fā)布印章啟用通知，明確印章的使用范圍、保管要求等事項(xiàng)。四、印章的保管（一）保管原則1.專人專管原則：各類印章應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人員不得擅自委托他人代管。2.安全存放原則：印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險柜、專用印章箱等，并配備必要的防盜、防火、防潮設(shè)施。3.雙人保管原則：對于重要印章（如公章、財務(wù)專用章等），實(shí)行雙人保管制度，由兩名保管人員分別掌握不同的開啟方式或鑰匙，確保印章使用安全。（二）保管要求1.公章保管人員應(yīng)將公章存放在公司保險柜內(nèi)，保險柜鑰匙由保管人員專人保管，不得隨意放置或轉(zhuǎn)借他人。2.法定代表人章、財務(wù)專用章、合同專用章等重要印章的保管人員，應(yīng)妥善保管印章，并做好日常檢查工作，確保印章無損壞、無遺失。3.部門章保管人員應(yīng)將部門章存放在部門指定的安全地點(diǎn)，并做好登記備案工作。部門章使用后，應(yīng)及時歸還保管人員。4.印章保管人員因出差、請假等原因需要臨時移交印章時，應(yīng)填寫《印章移交登記表》，明確移交時間、移交人、接收人及移交印章名稱等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。接收人應(yīng)按照規(guī)定對印章進(jìn)行妥善保管，待移交人返回后及時辦理歸還手續(xù)。五、印章的使用（一）使用范圍1.公司公章：用于公司對外簽訂合同、協(xié)議、文件，出具各類證明，辦理工商登記、稅務(wù)申報等重要事項(xiàng)。2.法定代表人章：用于需要法定代表人簽字確認(rèn)的法律文件、重要合同等。3.財務(wù)專用章：用于公司財務(wù)票據(jù)開具、資金收付、銀行結(jié)算等業(yè)務(wù)。4.合同專用章：專門用于簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同、業(yè)務(wù)合同等。5.部門章：用于部門內(nèi)部文件發(fā)布、工作聯(lián)系函、業(yè)務(wù)報表等。（二）使用流程1.用印申請使用部門填寫《印章使用申請表》，詳細(xì)說明用印事項(xiàng)、文件名稱、文號、用印份數(shù)、用印日期等信息。申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并根據(jù)用印事項(xiàng)的性質(zhì)和審批權(quán)限，報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批權(quán)限一般事項(xiàng)用?。河刹块T負(fù)責(zé)人審批。重要合同、協(xié)議用印：需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，涉及重大事項(xiàng)的還需經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)。對外出具證明、文件等重要用?。航?jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報公司法定代表人批準(zhǔn)。3.用印登記印章保管人員收到經(jīng)審批的《印章使用申請表》后，對用印事項(xiàng)進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后，按照規(guī)定進(jìn)行用印登記。登記內(nèi)容包括用印日期﹑用印部門﹑用印事項(xiàng)﹑文件名稱﹑文號﹑用印份數(shù)﹑審批人等信息。4.印章使用印章保管人員應(yīng)嚴(yán)格按照審批內(nèi)容和用印范圍使用印章，確保印章使用的真實(shí)性、合法性。使用印章時，應(yīng)在文件規(guī)定的位置加蓋印章，確保印章清晰、端正、完整。嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。如因工作需要確需提前蓋章的，必須在蓋章后及時填寫相關(guān)內(nèi)容，并嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行審批和登記。（三）特殊情況用印1.緊急情況：如遇緊急事項(xiàng)需要立即用印，但相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)無法及時審批時，印章保管人員應(yīng)電話請示領(lǐng)導(dǎo)同意后先行用印，并做好記錄。事后，使用部門應(yīng)及時補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.異地用?。阂驑I(yè)務(wù)需要在異地使用印章時，應(yīng)提前與綜合管理部門溝通協(xié)調(diào)，并按照以下流程辦理：使用部門填寫《異地用印申請表》，詳細(xì)說明異地用印的原因、地點(diǎn)、用印事項(xiàng)等信息。申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，報公司綜合管理部門審核。綜合管理部門審核通過后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批同意后，使用部門應(yīng)將申請表傳真或郵寄給印章保管人員，印章保管人員按照規(guī)定進(jìn)行用印登記和用印操作，并將用印后的文件及時寄回公司。六、印章的廢止與銷毀（一）廢止情形1.公司名稱變更、機(jī)構(gòu)調(diào)整等原因，原印章不再使用。2.印章?lián)p壞、遺失或被盜用，無法繼續(xù)正常使用。3.因業(yè)務(wù)調(diào)整或其他原因，印章已不再具有使用價值。（二）廢止申請1.印章使用部門或保管人員發(fā)現(xiàn)印章需要廢止時，應(yīng)填寫《印章廢止申請表》，詳細(xì)說明印章廢止的原因、廢止日期等信息。2.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報公司綜合管理部門審核。（三）審批流程1.綜合管理部門對申請表進(jìn)行審核，核實(shí)印章廢止的原因及相關(guān)情況。2.審核通過后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.涉及公司重要印章（如公章、法定代表人章等）的廢止，需經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)。（四）銷毀處理1.經(jīng)審批同意廢止的印章，由綜合管理部門負(fù)責(zé)組織銷毀。2.銷毀方式可采用粉碎、熔化等物理方法，確保印章無法恢復(fù)使用。3.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點(diǎn)、參與人員、銷毀印章名稱等信息，并由參與人員簽字確認(rèn)。4.銷毀記錄應(yīng)作為印章檔案的重要組成部分，妥善保存。七、印章檔案管理（一）檔案內(nèi)容1.印章刻制申請表、審批文件及印章印模。2.印章啟用通知、使用登記記錄、廢止申請表及審批文件。3.印章保管人員信息、移交登記表等相關(guān)資料。4.涉及印章使用的重要文件、合同、協(xié)議等復(fù)印件。（二）檔案整理1.檔案管理部門應(yīng)定期對印章檔案進(jìn)行整理，按照年度、類別等進(jìn)行分類歸檔。2.對每份檔案資料進(jìn)行編號，建立檔案目錄索引，便于查閱和管理。（三）檔案保管1.印章檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，確保存放安全。2.檔案保管環(huán)境應(yīng)具備防火、防潮、防蟲等條件，防止檔案資料損壞或丟失。3.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱印章檔案時，應(yīng)填寫《印章檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等信息。2.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，報檔案管理部門審核。3.檔案管理部門審核通過后，按照規(guī)定提供查閱服務(wù)，并做好查閱登記記錄。查閱登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。4.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。查閱完畢后，應(yīng)及時歸還檔案，并確保檔案資料無損壞、無遺失。5.涉及公司機(jī)密信息的印章檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。6.外部單位或個人因工作需要查閱印章檔案時，應(yīng)按照國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并提供有效的證明文件。經(jīng)公司綜合管理部門審核批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，并做好查閱記錄。八、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.綜合管理部門應(yīng)定期對印章檔案管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括印章保管情況、使用登記記錄、檔案整理歸檔等方面。2.檢查周期為每季度一次，檢查結(jié)果應(yīng)形成書面報告，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審閱。（二）不定期抽查1.公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門可根據(jù)工作需要，對印章檔案管理工作進(jìn)行不定期抽查。2.抽查內(nèi)容包括印章使用的合規(guī)性、檔案資料的完整性等方面。抽查結(jié)果應(yīng)及時反饋給綜合管理部門，并督促整改落實(shí)。（三）違規(guī)處理1.對于違反印章檔案管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.對印章保管不善，導(dǎo)致印章被盜用、冒用或遺失的，追究保管人員的責(zé)任，并要求其采取措施消除影響。如造成經(jīng)濟(jì)損失的，由保管人員承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.對未經(jīng)審批擅自使用印章的，責(zé)令改正，并對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)