PAGE政協(xié)檔案工作制度一、總則（一）目的為加強政協(xié)檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，有效保護和利用檔案資源，為政協(xié)履行職能、開展工作提供有力支持，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合政協(xié)工作實際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于政協(xié)機關(guān)及所屬各部門在各項工作活動中形成的具有保存價值的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則政協(xié)檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映政協(xié)各項工作活動的真實情況，嚴(yán)禁篡改、偽造檔案。3.完整性原則全面收集、整理政協(xié)工作中形成的各類檔案，保證檔案內(nèi)容的完整性。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。5.服務(wù)利用原則充分發(fā)揮檔案的作用，為政協(xié)工作決策、歷史研究、經(jīng)驗借鑒等提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。二、檔案管理機構(gòu)與職責(zé)（一）檔案管理部門政協(xié)設(shè)立專門的檔案管理部門，負責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)政協(xié)檔案工作。（二）部門職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定政協(xié)檔案工作規(guī)章制度并組織實施。負責(zé)接收、收集、整理、保管政協(xié)各類檔案，確保檔案的安全與完整。開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案利用效率。對各部門檔案工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。開發(fā)檔案信息資源，為政協(xié)工作提供檔案信息服務(wù)。2.各部門職責(zé)負責(zé)本部門在工作活動中形成檔案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向檔案管理部門移交。明確一名檔案工作兼職人員，負責(zé)本部門檔案工作的日常管理和與檔案管理部門的溝通協(xié)調(diào)。配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。三、檔案收集（一）收集范圍1.政協(xié)全體會議、常務(wù)委員會會議、主席會議、秘書長會議及其他重要會議形成的文件材料，包括會議通知、議程、報告、決議、紀(jì)要等。2.政協(xié)組織開展的調(diào)研、視察、考察、協(xié)商議政等活動形成的文件材料，如調(diào)研方案、調(diào)研報告、視察報告、考察總結(jié)、協(xié)商成果等。3.政協(xié)委員提案及辦理情況的文件材料，包括提案原件、提案答復(fù)、辦理結(jié)果反饋等。4.政協(xié)機關(guān)制發(fā)的各類文件，如決定、決議、通知、通報、報告、請示、批復(fù)等。5.政協(xié)與上級政協(xié)、同級各部門及其他單位的往來文件，包括函件、電報、傳真等。6.政協(xié)機關(guān)機構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免、考核獎懲等方面的文件材料。7.政協(xié)機關(guān)財務(wù)預(yù)決算、經(jīng)費收支、資產(chǎn)管理等方面的文件材料。8.政協(xié)組織的外事活動形成的文件材料，如出訪計劃、考察報告、接待安排等。9.政協(xié)機關(guān)舉辦的各類活動、培訓(xùn)、講座等形成的文件材料。10.政協(xié)工作中形成的統(tǒng)計報表、年鑒、大事記等資料。11.政協(xié)機關(guān)工作人員個人在工作中形成的具有保存價值的文件材料，如重要工作記錄、工作總結(jié)等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門工作中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、格式規(guī)范、簽署完備，如有破損、褪色等情況應(yīng)及時修復(fù)或復(fù)制。3.對電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。4.各部門兼職檔案人員應(yīng)定期對收集的文件材料進行整理，分類存放，并及時向檔案管理部門移交。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和有機聯(lián)系，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用。（二）分類方法1.文書檔案按照年度保管期限機構(gòu)（問題）進行分類。年度：以文件形成的自然年度為依據(jù)進行劃分。保管期限：分為永久、長期（30年）、短期（10年）三種。機構(gòu)（問題）：根據(jù)政協(xié)機關(guān)的內(nèi)設(shè)機構(gòu)或問題類別進行分類。2.專門檔案會議檔案：按照會議種類進行分類，如全體會議檔案、常務(wù)委員會會議檔案等。提案檔案：按照提案年度和提案類別進行分類。調(diào)研檔案：按照調(diào)研課題進行分類。外事檔案：按照外事活動類別進行分類。財務(wù)檔案：按照會計年度和財務(wù)檔案類別進行分類，如會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表等。人事檔案：按照干部人事檔案管理規(guī)定進行分類整理。（三）整理步驟1.裝訂對紙質(zhì)文件材料進行裝訂，去除金屬物，破損文件應(yīng)進行修補或裱糊。2.分類按照分類方法對文件材料進行分類。3.編號對每份文件材料或每組文件材料進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。4.編目編制檔案目錄，包括檔號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等項目。5.裝盒將整理好的文件材料裝入檔案盒，并在盒脊上填寫相關(guān)信息。五、檔案保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案裝具等。（二）檔案裝具1.應(yīng)選用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案盒等裝具，確保檔案的安全存放。2.檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作，規(guī)格統(tǒng)一，盒面應(yīng)標(biāo)注檔號、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等信息。（三）檔案存放1.按照檔案分類方案，將檔案有序存放于檔案庫房，不同類別、不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放。2.建立檔案存放索引，便于查找和管理檔案。（四）檔案保管期限劃分1.永久保管的檔案政協(xié)章程、重要會議的決議、決定、報告等。政協(xié)組織的重大活動、重要調(diào)研成果、重要提案及辦理情況等。政協(xié)機關(guān)的重要文件、法規(guī)性文件等。政協(xié)與上級政協(xié)、同級各部門及其他單位的重要往來文件。政協(xié)機關(guān)機構(gòu)沿革、人員編制、干部任免等重要文件。政協(xié)財務(wù)決算、重要資產(chǎn)處置等文件。2.長期保管的檔案政協(xié)一般性會議文件、一般性調(diào)研成果、一般性提案及辦理情況等。政協(xié)機關(guān)一般性文件、業(yè)務(wù)文件等。政協(xié)與上級政協(xié)、同級各部門及其他單位的一般性往來文件。政協(xié)機關(guān)年度工作計劃、總結(jié)等文件。3.短期保管的檔案政協(xié)臨時性活動形成的文件材料。政協(xié)機關(guān)一般性事務(wù)文件、臨時性通知等。（五）檔案保管期限的調(diào)整1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行鑒定，根據(jù)檔案的實際價值和保管期限的規(guī)定，對保管期限進行調(diào)整。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭組織，相關(guān)部門人員參加，對檔案進行全面審查，提出鑒定意見。3.需要延長保管期限的檔案，應(yīng)辦理延長保管期限的手續(xù)；確無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀。（六）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房、設(shè)施設(shè)備的日常管理和維護。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案安全操作規(guī)程，定期對檔案進行檢查，確保檔案的安全。3.加強對檔案信息的安全保護，采取加密存儲、訪問控制等措施，防止檔案信息泄露。4.制定檔案應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，確保在突發(fā)情況下能夠迅速有效地保護檔案安全。六、檔案利用（一）利用原則1.依法利用原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和政協(xié)檔案工作制度。2.服務(wù)大局原則檔案利用應(yīng)圍繞政協(xié)工作大局，為政協(xié)履行職能、開展工作提供有力支持。3.方便利用原則簡化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為利用者提供便捷服務(wù)。（二）利用范圍1.政協(xié)機關(guān)工作人員因工作需要查閱檔案。2.政協(xié)委員因履行職責(zé)需要查閱相關(guān)提案、調(diào)研成果等檔案。3.其他單位或個人因工作需要，按照規(guī)定程序查閱政協(xié)檔案。（三）利用手續(xù)1.政協(xié)機關(guān)工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.政協(xié)委員查閱檔案，應(yīng)憑有效證件向檔案管理部門提出申請，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)后查閱。3.其他單位或個人查閱政協(xié)檔案，應(yīng)持單位介紹信或個人有效證件，向檔案管理部門提出申請，經(jīng)政協(xié)秘書長批準(zhǔn)后查閱。4.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行，不得擅自將檔案帶出庫房。如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并登記備案。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案利用情況進行詳細登記，包括利用者姓名、單位、利用時間、查閱內(nèi)容、利用目的等信息。（五）檔案統(tǒng)計1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收集、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析。2.統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用人次、利用卷次等。3.統(tǒng)計報表應(yīng)及時報送政協(xié)領(lǐng)導(dǎo)和上級檔案管理部門。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織檔案鑒定工作由檔案管理部門牽頭組織，成立檔案鑒定小組，成員包括檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員、檔案專業(yè)人員等。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和政協(xié)檔案的實際情況，對檔案進行鑒定。2.鑒定檔案應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等方面綜合考慮，判斷其保存價值。（三）鑒定程序1.檔案管理部門提出檔案鑒定意見，確定需要鑒定的檔案范圍。2.檔案鑒定小組對檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。3.檔案管理部門根據(jù)鑒定小組的意見，編制檔案鑒定報告，提出銷毀檔案清單。4.檔案鑒定報告和銷毀檔案清單報政協(xié)秘書長審批。（四）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀。2.銷毀檔案應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。4.銷毀清冊應(yīng)永久保存。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)逐步實現(xiàn)政協(xié)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和利用水平，為政協(xié)工作提供更加便捷的檔案信息服務(wù)。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描對紙質(zhì)檔案進行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案數(shù)字化存儲要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.圖像處理對掃描圖像進行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)掛接將數(shù)字化檔案與檔案目錄數(shù)據(jù)庫進行掛接，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索。4.存儲管理將數(shù)字化檔案存儲于安全可靠的存儲設(shè)備中，并定期進行備份。（三）信息化管理系統(tǒng)1.建立政協(xié)檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。2.信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計、借閱、鑒定、銷毀等功能模塊，方便檔案管理人員操作和利用者查詢。3.加強對信息化管理系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)