PAGE勞務(wù)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司勞務(wù)檔案管理，確保勞務(wù)人員信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，規(guī)范勞務(wù)工作流程，提高勞務(wù)管理效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及勞務(wù)人員的部門及相關(guān)業(yè)務(wù)活動，包括但不限于勞務(wù)人員的招聘、錄用、培訓(xùn)、考核、薪酬福利、社會保險(xiǎn)、合同管理、離職等環(huán)節(jié)所形成的各類檔案資料。（三）管理原則1.真實(shí)性原則：勞務(wù)檔案應(yīng)如實(shí)反映勞務(wù)人員的實(shí)際情況和工作經(jīng)歷，確保檔案信息的真實(shí)性和可靠性。2.完整性原則：全面收集、整理勞務(wù)人員在各個(gè)階段的相關(guān)資料，保證檔案內(nèi)容的完整性，避免重要信息缺失。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，對勞務(wù)人員的個(gè)人隱私和敏感信息予以保密，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范對勞務(wù)檔案進(jìn)行分類、編號、整理和存儲，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。5.動態(tài)管理原則：隨著勞務(wù)人員工作情況的變化，及時(shí)更新檔案內(nèi)容，保證檔案信息與實(shí)際情況相符，實(shí)現(xiàn)動態(tài)管理。二、勞務(wù)檔案的分類與編號（一）分類1.個(gè)人基本信息檔案：包括勞務(wù)人員的身份證、學(xué)歷證書、職業(yè)資格證書、就業(yè)失業(yè)登記證等相關(guān)證件復(fù)印件，以及個(gè)人簡歷、入職申請表等資料。2.勞動合同檔案：涵蓋勞務(wù)人員與公司簽訂的勞動合同文本，包括合同期限、工作內(nèi)容、工作地點(diǎn)、勞動報(bào)酬、社會保險(xiǎn)、福利待遇、勞動保護(hù)、勞動條件、職業(yè)危害防護(hù)等條款，以及合同變更、續(xù)簽、解除、終止等相關(guān)記錄。3.培訓(xùn)檔案：記錄勞務(wù)人員參加公司內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)的相關(guān)資料，如培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)考核成績、培訓(xùn)證書等。4.考核檔案：包含勞務(wù)人員的月度、季度、年度考核記錄，考核評價(jià)表、考核結(jié)果反饋記錄等，以及因考核優(yōu)秀或不稱職而進(jìn)行的獎懲記錄。5.薪酬福利檔案：保存勞務(wù)人員的工資發(fā)放記錄、獎金分配記錄、福利領(lǐng)取記錄等，如工資條、獎金發(fā)放明細(xì)、社保繳費(fèi)記錄、住房公積金繳納記錄等。6.社會保險(xiǎn)檔案：整理勞務(wù)人員的社會保險(xiǎn)參保登記、變更、注銷等相關(guān)資料，以及社保繳費(fèi)憑證、社保待遇享受記錄等。7.離職檔案：收集勞務(wù)人員離職申請、離職審批表、離職交接清單、離職證明等資料，以及離職后對其進(jìn)行的離職審計(jì)、工作交接情況記錄等。（二）編號為便于檔案的查找和管理，對每類勞務(wù)檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號。編號采用“年份+類別代碼+流水號”的形式，具體如下：1.年份：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。2.類別代碼：根據(jù)檔案分類，分別用兩位字母表示各類檔案，具體如下：個(gè)人基本信息檔案：“JB”勞動合同檔案：“LT”培訓(xùn)檔案：“PX”考核檔案：“KH”薪酬福利檔案：“XJ”社會保險(xiǎn)檔案：“SB”離職檔案：“LZ”3.流水號：按照各類檔案形成的先后順序，用四位數(shù)字依次編號，如“0001”“0002”等。例如，一份2023年形成的個(gè)人基本信息檔案，其編號為“2023JB0001”；一份2022年簽訂的勞動合同檔案，編號為“2022LT0010”。三、勞務(wù)檔案的收集與整理（一）收集1.各部門職責(zé)人力資源部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌勞務(wù)檔案的收集工作，明確各階段檔案收集的責(zé)任部門和責(zé)任人。涉及勞務(wù)人員管理的相關(guān)部門，如用人部門、財(cái)務(wù)部門、行政部門等，應(yīng)按照職責(zé)分工，及時(shí)將勞務(wù)人員在本部門產(chǎn)生的各類資料收集齊全，并移交至人力資源部門。2.收集時(shí)間勞務(wù)人員入職時(shí)，用人部門應(yīng)在入職手續(xù)辦理完畢后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將個(gè)人基本信息檔案資料移交至人力資源部門。勞動合同簽訂后，人力資源部門應(yīng)在合同簽訂之日起[X]個(gè)工作日內(nèi)，將勞動合同檔案整理歸檔。培訓(xùn)、考核、薪酬福利、社會保險(xiǎn)、離職等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的資料，相關(guān)部門應(yīng)在業(yè)務(wù)完成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，移交至人力資源部門。（二）整理1.資料審核人力資源部門收到各部門移交的勞務(wù)檔案資料后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核，檢查資料的完整性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。對于不符合要求的資料，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門補(bǔ)充或更正。2.分類排序按照勞務(wù)檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，對審核通過的資料進(jìn)行分類，并按照編號順序進(jìn)行排序。同一類檔案中，應(yīng)按照時(shí)間先后順序排列。3.裝訂成冊對于紙張較多的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行裝訂成冊，確保資料整齊、牢固，便于查閱和保管。裝訂時(shí)應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝訂設(shè)備和材料，如檔案夾、訂書機(jī)、線繩等，并在封面注明檔案類別、編號、年份等信息。4.編制目錄為每冊勞務(wù)檔案編制詳細(xì)的目錄，目錄應(yīng)包括檔案內(nèi)資料的名稱、頁碼等信息，以便快速查找和定位所需資料。目錄應(yīng)打印或手寫在檔案首頁，并加蓋檔案管理人員印章。四、勞務(wù)檔案的存儲與保管（一）存儲方式1.紙質(zhì)檔案存儲設(shè)立專門的勞務(wù)檔案庫房，配備必要的檔案存儲設(shè)備，如檔案柜、貨架等，對紙質(zhì)勞務(wù)檔案進(jìn)行分類存放。檔案柜應(yīng)按照檔案類別和編號順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案存儲建立勞務(wù)檔案電子數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行掃描或錄入，形成電子檔案。電子檔案應(yīng)按照與紙質(zhì)檔案相同的分類和編號方式進(jìn)行存儲，并定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。電子檔案存儲設(shè)備應(yīng)采用安全可靠的服務(wù)器或存儲介質(zhì)，并設(shè)置嚴(yán)格的訪問權(quán)限和密碼保護(hù)措施。（二）保管要求1.檔案庫房管理保持檔案庫房清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。配備必要的消防、防盜、防蟲、防潮、防霉等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、監(jiān)控?cái)z像頭防蟲藥品、除濕機(jī)防霉劑等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。檔案庫房應(yīng)設(shè)置專人負(fù)責(zé)管理，嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入。管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。2.檔案保管期限個(gè)人基本信息檔案、勞動合同檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案、薪酬福利檔案、社會保險(xiǎn)檔案等長期保存。離職檔案自勞務(wù)人員離職之日起保存[X]年。3.檔案銷毀對于超過保管期限或已無保存價(jià)值的勞務(wù)檔案，由檔案管理人員提出銷毀申請，填寫《勞務(wù)檔案銷毀申請表》，詳細(xì)說明檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。《勞務(wù)檔案銷毀申請表》經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人審核、公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀方式等信息，保存期限與檔案保管期限相同。五、勞務(wù)檔案的查閱與借閱（一）查閱1.查閱權(quán)限公司內(nèi)部人員因工作需要查閱勞務(wù)檔案的，應(yīng)填寫《勞務(wù)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到人力資源部門查閱。涉及勞務(wù)人員個(gè)人隱私或敏感信息的檔案資料，未經(jīng)勞務(wù)人員本人書面同意，不得查閱。2.查閱流程查閱人持《勞務(wù)檔案查閱申請表》到人力資源部門檔案管理人員處辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)申請表內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱登記表上記錄查閱人姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。查閱人應(yīng)在指定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案資料帶出查閱地點(diǎn)。查閱過程中不得對檔案資料進(jìn)行涂改、損壞、抽取、撤換等操作。查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理人員，檔案管理人員核對無誤后，在查閱登記表上注明歸還時(shí)間。（二）借閱1.借閱權(quán)限公司外部單位或個(gè)人因特殊原因需要借閱勞務(wù)檔案的，必須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂《勞務(wù)檔案借閱承諾書》，明確借閱期限、借閱范圍、保密責(zé)任等事項(xiàng)。公司內(nèi)部人員因工作需要借閱勞務(wù)檔案的，應(yīng)填寫《勞務(wù)檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和人力資源部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱流程借閱人持《勞務(wù)檔案借閱申請表》和《勞務(wù)檔案借閱承諾書》到人力資源部門檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)申請表內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案資料，并在借閱登記表上記錄借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、借閱內(nèi)容、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非借閱目的。借閱期限屆滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案資料。如需延長借閱期限，應(yīng)提前向人力資源部門提出申請，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。借閱人歸還檔案資料時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并要求借閱人承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、勞務(wù)檔案的信息化管理（一）建立勞務(wù)檔案管理系統(tǒng)利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立勞務(wù)檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)勞務(wù)檔案的電子化管理和信息化操作。勞務(wù)檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析、借閱管理、權(quán)限設(shè)置等功能，提高檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.數(shù)據(jù)錄入檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理的要求，將勞務(wù)檔案資料準(zhǔn)確無誤地錄入勞務(wù)檔案管理系統(tǒng)。錄入過程中應(yīng)認(rèn)真核對數(shù)據(jù)信息，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性。2.數(shù)據(jù)維護(hù)定期對勞務(wù)檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，及時(shí)錄入新產(chǎn)生的檔案資料，修改或刪除已變更或不再需要的信息。同時(shí)，要做好數(shù)據(jù)備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）信息安全管理1.權(quán)限管理根據(jù)不同人員的工作職責(zé)和權(quán)限范圍，設(shè)置勞務(wù)檔案管理系統(tǒng)的訪問權(quán)限。嚴(yán)格限制無關(guān)人員對系統(tǒng)的訪問，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性。2.數(shù)據(jù)加密對勞務(wù)檔案管