PAGE重要檔案材料月報制度一、總則（一）目的為加強公司重要檔案材料的管理，確保檔案材料的完整性、準確性和安全性，及時掌握重要檔案材料的動態(tài)信息，特制定本月報制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門涉及重要檔案材料的收集、整理、保管、利用等工作環(huán)節(jié)。（三）定義1.重要檔案材料：指對公司經(jīng)營管理、業(yè)務活動、歷史沿革等具有重要價值和意義的各類文件、資料、記錄等，包括但不限于合同協(xié)議、財務報表、技術文檔、人事檔案、重大決策文件等。2.月報：各部門定期以書面形式向檔案管理部門報送重要檔案材料的相關情況，包括新增、變更、處置等信息。二、職責分工（一）檔案管理部門1.負責制定重要檔案材料月報制度的具體實施細則，并組織培訓和指導。2.負責收集、匯總各部門報送的月報信息，進行整理、分析和歸檔。3.定期對重要檔案材料月報情況進行檢查和評估，向公司管理層匯報相關情況。（二）各部門1.明確本部門負責重要檔案材料月報工作的責任人，確保月報工作按時、準確完成。2.按照本制度要求，認真收集、整理本部門重要檔案材料的相關信息，填寫月報報表，及時報送檔案管理部門。3.負責本部門重要檔案材料的日常管理和維護，確保檔案材料的安全和完整。三、月報內(nèi)容及要求（一）新增檔案材料情況1.檔案名稱：填寫新增重要檔案材料的具體名稱。2.形成時間：注明檔案材料的形成日期。3.來源：說明檔案材料的產(chǎn)生部門或來源渠道。4.內(nèi)容摘要：簡要概括檔案材料的主要內(nèi)容。5.保管期限：根據(jù)檔案材料的重要程度和保存價值，確定保管期限。（二）變更檔案材料情況1.檔案名稱：填寫變更的重要檔案材料名稱。2.變更內(nèi)容：詳細說明檔案材料發(fā)生變更之處，如修改的條款、補充的內(nèi)容等。3.變更時間：記錄檔案材料變更的具體日期。4.變更原因：闡述檔案材料變更的原因。（三）處置檔案材料情況1.檔案名稱：填寫已處置的重要檔案材料名稱。2.處置方式：說明檔案材料的處置方式，如銷毀、移交、存檔等。3.處置時間：記錄檔案材料處置的具體日期。4.處置依據(jù)：提供檔案材料處置所依據(jù)的相關規(guī)定或審批文件。（四）其他情況1.本月在重要檔案材料管理工作中遇到的問題及解決方案。2.對重要檔案材料管理工作的建議和意見。（五）報送要求1.各部門應于每月[具體日期]前將填寫完整的月報報表報送至檔案管理部門。2.月報報表應內(nèi)容真實、準確、完整，不得虛報、漏報、瞞報。3.報送的月報報表應加蓋本部門公章，并由部門負責人簽字確認。四、月報流程（一）信息收集各部門責任人按照月報內(nèi)容及要求，收集本部門重要檔案材料的相關信息。（二）報表填寫根據(jù)收集到的數(shù)據(jù)，認真填寫月報報表，確保各項數(shù)據(jù)準確無誤。（三）審核上報部門負責人對月報報表進行審核，確認無誤后簽字并加蓋公章，于每月規(guī)定時間報送至檔案管理部門。（四）匯總分析檔案管理部門收到各部門報送的月報報表后，進行匯總整理，對重要檔案材料的整體情況進行分析。（五）反饋通報檔案管理部門將重要檔案材料月報情況向公司管理層反饋，并根據(jù)需要進行內(nèi)部通報，對存在的問題提出整改要求。五、檔案材料的分類與編號（一）分類原則1.按照檔案材料的來源、內(nèi)容、形式進行分類，確保分類科學合理、便于查找和管理。2.分類應具有邏輯性和系統(tǒng)性，能夠反映公司業(yè)務活動的全貌和檔案材料的內(nèi)在聯(lián)系。（二）分類方法1.綜合類：包括公司的章程、制度、決議、紀要等綜合性文件。2.財務類：涵蓋財務報表、會計憑證、審計報告等財務相關檔案。3.人事類：包含員工檔案、勞動合同、薪酬福利文件等人事資料。4.業(yè)務類：根據(jù)公司不同業(yè)務板塊，進一步細分如市場營銷、生產(chǎn)管理、技術研發(fā)等業(yè)務部門產(chǎn)生的檔案材料。5.合同類：各類合同協(xié)議、合作意向書等。（三）編號規(guī)則1.采用數(shù)字與字母相結合的方式進行編號，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.編號格式為：[分類代碼][年份][流水號]。例如，綜合類檔案編號為ZH[年份][流水號]，財務類檔案編號為CW[年份][流水號]等。3.年份采用公元紀年，取四位數(shù)表示，如2023年表示為2023。4.流水號按照檔案材料產(chǎn)生的先后順序依次編排，從001開始。六、檔案材料的收集與整理（一）收集范圍各部門應按照公司檔案管理的要求，全面收集本部門產(chǎn)生的重要檔案材料，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文檔、圖表、照片、音像資料等。（二）收集要求1.及時收集：在檔案材料形成后，應盡快收集歸檔，確保檔案材料的時效性。2.完整準確：收集的檔案材料應內(nèi)容完整、信息準確，不得遺漏重要內(nèi)容。3.規(guī)范格式：電子文檔應采用統(tǒng)一格式存儲，紙質(zhì)文件應保持整潔、清晰，符合檔案管理的要求。（三）整理方法1.分類整理：按照檔案材料的分類方法，對收集到的檔案材料進行分類。2.編號標識：為每一份檔案材料賦予唯一的編號，并在檔案材料上進行標識。3.編目裝訂：編制檔案目錄，對檔案材料進行裝訂，確保檔案材料的整齊、美觀。七、檔案材料的保管與保護（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，確保庫房安全、干燥、通風良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。2.庫房應配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，按照檔案材料的分類和編號順序進行存放。（二）保管期限根據(jù)檔案材料的重要程度和保存價值，確定不同檔案材料不同的保管期限，具體分為永久、長期（[X]年）、短期（[X]年）。（三）保護措施1.定期對檔案材料進行檢查和清點，確保檔案材料的安全和完整。2.對破損、褪色的檔案材料進行修復和復制，延長檔案材料的使用壽命。3.采用先進的檔案保護技術和設備，如電子存儲備份、防蟲防霉藥劑等，提高檔案材料的保管質(zhì)量。八、檔案材料的利用與借閱（一）利用原則1.合法合規(guī)：檔案材料的利用應符合國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定。2.服務大局：優(yōu)先滿足公司經(jīng)營管理、業(yè)務活動等工作的需要。3.安全保密：確保檔案材料在利用過程中的安全和保密，防止檔案材料的泄露和損壞。（二）利用方式1.查閱：經(jīng)檔案管理部門同意，利用者可到檔案庫房查閱檔案材料。2.借閱：因工作需要，可辦理借閱手續(xù)，將檔案材料借出使用，但應在規(guī)定時間內(nèi)歸還。3.復制：根據(jù)利用者的需求，可為其提供檔案材料的復制件，但應注明復制出處，并加蓋檔案管理部門公章。（三）借閱流程1.填寫申請表：利用者需填寫《檔案材料借閱申請表》，注明借閱檔案材料的名稱、用途、借閱時間等信息。2.審批：申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門審批。3.登記借閱：檔案管理部門批準后，辦理檔案材料的登記借閱手續(xù)，記錄借閱時間、歸還時間、利用者等信息。4.歸還驗收：利用者應按時歸還檔案材料，檔案管理部門對歸還的檔案材料進行驗收，如發(fā)現(xiàn)檔案材料有損壞、丟失等情況，應及時追究利用者的責任。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對各部門重要檔案材料月報制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括月報報表的報送情況、檔案材料的管理情況等。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達整改通知書，要求相關部門限期整改。（二）考核評價1.將重要檔案材料月報制