PAGE土地確權(quán)檔案收集制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)土地確權(quán)檔案的收集管理，確保土地確權(quán)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在土地管理及相關(guān)工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在土地確權(quán)工作中形成的各類檔案的收集管理活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國(guó)家關(guān)于土地管理、檔案管理等方面的法律法規(guī)，確保檔案收集工作合法合規(guī)。2.全面完整原則：全面收集土地確權(quán)過程中產(chǎn)生的各種文件、資料、圖表等，保證檔案內(nèi)容涵蓋土地確權(quán)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和方面。3.真實(shí)準(zhǔn)確原則：確保收集的檔案信息真實(shí)可靠，準(zhǔn)確反映土地確權(quán)工作的實(shí)際情況。4.及時(shí)高效原則：在土地確權(quán)工作開展過程中，同步推進(jìn)檔案收集工作，做到及時(shí)、高效，避免檔案資料的散失和延誤。二、檔案收集范圍（一）前期準(zhǔn)備階段檔案1.土地確權(quán)工作方案、計(jì)劃，包括工作目標(biāo)、任務(wù)分工、時(shí)間安排等。2.相關(guān)政策法規(guī)文件，如土地管理法、農(nóng)村土地承包法等法律法規(guī)及上級(jí)部門關(guān)于土地確權(quán)的政策解讀、指導(dǎo)意見等。3.土地權(quán)屬來源證明材料，如土地改革時(shí)期、社會(huì)主義改造時(shí)期、人民公社時(shí)期等不同歷史階段的土地所有權(quán)證、土地證存根、土地清冊(cè)等。4.土地承包合同、協(xié)議等，包括家庭承包合同、其他方式承包合同等。（二）調(diào)查摸底階段檔案1.土地現(xiàn)狀調(diào)查資料，如土地利用現(xiàn)狀圖、地籍圖、地形圖等，以及土地面積丈量記錄、土地地類認(rèn)定資料等。2.土地承包經(jīng)營(yíng)權(quán)登記簿，包括土地承包經(jīng)營(yíng)權(quán)登記申請(qǐng)書、審核表、登記簿等。3.農(nóng)戶土地承包信息調(diào)查表，記錄農(nóng)戶姓名、身份證號(hào)、承包土地面積、地塊位置、地類等詳細(xì)信息。4.土地權(quán)屬爭(zhēng)議調(diào)查材料，包括爭(zhēng)議地塊的位置、面積、爭(zhēng)議原因、雙方當(dāng)事人陳述、證人證言等。（三）審核公示階段檔案1.土地確權(quán)審核材料，如土地承包經(jīng)營(yíng)權(quán)登記審核表、審核意見、審核人員簽字等。2.公示材料，包括公示榜、公示照片、公示結(jié)果反饋記錄等。3.對(duì)公示期間群眾提出異議的處理材料，如異議申請(qǐng)書、調(diào)查處理情況記錄等。（四）登記發(fā)證階段檔案1.土地承包經(jīng)營(yíng)權(quán)證申請(qǐng)表、審批表，記載土地承包經(jīng)營(yíng)權(quán)人基本信息、承包地塊信息、證書編號(hào)等內(nèi)容。2.土地承包經(jīng)營(yíng)權(quán)證存根，留存土地承包經(jīng)營(yíng)權(quán)證的原始記錄。3.發(fā)證過程中的相關(guān)文件，如發(fā)證通知、發(fā)證人員名單、證書發(fā)放記錄等。（五）其他相關(guān)檔案1.土地確權(quán)工作中的會(huì)議記錄、紀(jì)要，包括工作部署會(huì)議、協(xié)調(diào)會(huì)議、問題研討會(huì)議等記錄。2.土地確權(quán)工作中的請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)等文件，反映工作進(jìn)展情況及與上級(jí)部門的溝通協(xié)調(diào)情況。3.土地確權(quán)工作中的宣傳資料、培訓(xùn)材料等，如宣傳海報(bào)、宣傳手冊(cè)、培訓(xùn)課件、培訓(xùn)簽到表等。4.土地確權(quán)工作中的影像資料，包括工作現(xiàn)場(chǎng)照片、錄像等，直觀記錄土地確權(quán)工作過程。三、檔案收集要求（一）文件材料齊全完整收集的檔案應(yīng)涵蓋土地確權(quán)工作各個(gè)環(huán)節(jié)形成的所有文件、資料，確保無遺漏。對(duì)于重要文件的草稿、修改稿等也應(yīng)一并收集，以反映文件形成的全過程。（二）載體形式規(guī)范1.紙質(zhì)文件應(yīng)字跡清晰、書寫工整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。2.電子文件應(yīng)采用通用格式，如PDF、DOC、XLS等，并確保內(nèi)容完整、可讀，同時(shí)做好備份存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)丟失。3.影像資料應(yīng)圖像清晰、內(nèi)容完整，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、事件等信息，并按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理存儲(chǔ)。（三）及時(shí)收集歸檔1.各部門在土地確權(quán)工作過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案形成的時(shí)間順序和類別，及時(shí)將相關(guān)文件材料收集整理。2.對(duì)于階段性工作成果，如調(diào)查摸底結(jié)束后、審核公示結(jié)束后等，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成檔案的集中收集和初步整理，確保檔案與工作進(jìn)度同步。（四）準(zhǔn)確分類編號(hào)1.在收集檔案時(shí)，應(yīng)按照本制度規(guī)定的檔案收集范圍進(jìn)行準(zhǔn)確分類，確保不同類別檔案界限清晰。2.對(duì)每一份檔案應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找、管理和統(tǒng)計(jì)。編號(hào)可采用年份+類別+流水號(hào)的方式，如2023QZ001，表示2023年土地確權(quán)檔案中的權(quán)屬證明類第1份檔案。四、檔案收集流程（一）部門收集1.土地確權(quán)工作涉及的各部門，如調(diào)查小組、審核小組、發(fā)證小組等，在工作開展過程中，由具體承辦人員負(fù)責(zé)收集本部門產(chǎn)生的文件材料。2.承辦人員應(yīng)按照檔案收集要求，對(duì)文件材料進(jìn)行初步整理，確保材料齊全、格式規(guī)范，并填寫檔案收集清單，詳細(xì)記錄文件材料的名稱、數(shù)量、形成時(shí)間等信息。（二）集中移交1.各部門在完成階段性工作或工作任務(wù)結(jié)束后，應(yīng)定期將收集整理好的檔案移交至檔案管理部門。2.移交時(shí)，雙方應(yīng)辦理交接手續(xù)，在檔案收集清單上簽字確認(rèn)。檔案管理部門應(yīng)對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通解決。（三）檔案整理1.檔案管理部門收到移交的檔案后，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行進(jìn)一步整理。2.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類裝訂，編制頁碼，填寫卷內(nèi)目錄；對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，并按照編號(hào)規(guī)則對(duì)電子文件進(jìn)行命名。3.在整理過程中發(fā)現(xiàn)檔案不齊全、不準(zhǔn)確或不符合要求的，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門聯(lián)系補(bǔ)充完善。（四）審核歸檔1.檔案整理完成后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人對(duì)檔案進(jìn)行審核，確保檔案整理符合要求。2.審核通過的檔案進(jìn)行歸檔存儲(chǔ)，按照檔案保管期限和存儲(chǔ)方式進(jìn)行妥善保管。五、檔案收集責(zé)任（一）部門責(zé)任1.各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案收集工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)本部門的檔案收集工作，確保檔案收集工作按時(shí)、按質(zhì)完成。2.各部門承辦人員負(fù)責(zé)具體的檔案收集工作，嚴(yán)格按照檔案收集要求和流程，認(rèn)真收集、整理本部門產(chǎn)生的文件材料，對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。（二）檔案管理部門責(zé)任1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定檔案收集制度，并組織實(shí)施和監(jiān)督檢查。2.負(fù)責(zé)對(duì)各部門移交的檔案進(jìn)行接收、整理、審核和歸檔，確保檔案管理工作規(guī)范有序。3.定期對(duì)檔案收集工作進(jìn)行總結(jié)分析，針對(duì)存在的問題提出改進(jìn)措施，不斷完善檔案收集工作機(jī)制。（三）責(zé)任追究1.對(duì)于在檔案收集工作中違反本制度規(guī)定，導(dǎo)致檔案缺失、損壞、延誤歸檔等情況的，視情節(jié)輕重，對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育、責(zé)令改正、通報(bào)批評(píng)等處理。2.因檔案收集工作失誤給公司/組織造成重大損失的，依法依規(guī)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。六、檔案保管期限（一）永久保管檔案1.土地所有權(quán)證、土地承包經(jīng)營(yíng)權(quán)證等具有法律效力的重要文件。2.涉及土地權(quán)屬重大爭(zhēng)議且尚未解決的檔案材料。3.土地確權(quán)工作中形成的具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的政策文件、法規(guī)依據(jù)等。（二）定期保管檔案1.土地現(xiàn)狀調(diào)查資料、土地承包經(jīng)營(yíng)權(quán)登記簿等在一定時(shí)期內(nèi)具有參考價(jià)值的檔案，保管期限為[X]年。2.土地確權(quán)工作中的會(huì)議記錄、請(qǐng)示報(bào)告等一般性文件材料，保管期限為[X]年。（三）保管期限調(diào)整檔案保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司/組織實(shí)際情況進(jìn)行定期評(píng)估和調(diào)整。如因工作需要或法律法規(guī)變化，確需延長(zhǎng)或縮短保管期限的，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行審批，并做好相應(yīng)記錄。七、檔案利用與保密（一）檔案利用1.公司/組織內(nèi)部因工作需要查閱土地確權(quán)檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄，記錄查閱人姓名、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。3.如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明用途，確保檔案信息的合理使用。（二）檔案保密1.土地確權(quán)檔案涉及土地權(quán)屬等敏感信息，檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案信息不泄露。2.檔案管理人員應(yīng)具備保密意識(shí)，對(duì)檔案查閱、利用過程進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督，防止無關(guān)人員接觸檔案信息。3.對(duì)于涉及國(guó)