PAGE檔案借閱登記審批制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本檔案借閱登記審批制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有部門及員工對(duì)各類檔案的借閱活動(dòng)。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)，確保檔案管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.保障檔案的安全與完整，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。3.規(guī)范借閱流程，提高工作效率，滿足合理的檔案利用需求。二、檔案分類及管理職責(zé)（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司/組織的各類行政文件、會(huì)議紀(jì)要、規(guī)章制度、人事檔案等。2.業(yè)務(wù)檔案：涵蓋公司/組織在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的合同協(xié)議、項(xiàng)目文檔、財(cái)務(wù)報(bào)表、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等。3.技術(shù)檔案：如研發(fā)資料、技術(shù)圖紙、工藝文件、專利檔案等。4.其他檔案：不屬于上述分類的其他重要檔案。（二）管理職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，對(duì)各類檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理和維護(hù)。建立檔案借閱登記臺(tái)賬，記錄檔案借閱的相關(guān)信息。審核檔案借閱申請(qǐng)，確保借閱目的合理、合法。對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.檔案形成部門負(fù)責(zé)本部門檔案的整理、歸檔工作，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。協(xié)助檔案管理部門做好檔案借閱登記工作，提供必要的檔案利用支持。3.借閱部門及人員按照規(guī)定的流程申請(qǐng)檔案借閱，明確借閱目的和歸還時(shí)間。妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、損毀檔案。在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如有特殊情況需提前辦理續(xù)借手續(xù)。三、檔案借閱登記審批流程（一）借閱申請(qǐng)1.借閱部門或人員需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。2.將申請(qǐng)表提交至檔案形成部門負(fù)責(zé)人審核，確認(rèn)借閱需求的合理性。（二）部門審核1.檔案形成部門負(fù)責(zé)人根據(jù)檔案的密級(jí)、重要性以及本部門工作實(shí)際情況，對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核。2.如申請(qǐng)合理，在申請(qǐng)表上簽署同意意見，并注明審核日期。（三）檔案管理部門審批1.借閱申請(qǐng)經(jīng)檔案形成部門審核通過后，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)檔案的類別、密級(jí)等因素進(jìn)行審批。對(duì)于涉及重要機(jī)密或關(guān)鍵業(yè)務(wù)的檔案，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人或公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.審批通過后，檔案管理部門在申請(qǐng)表上加蓋審批章，并填寫借閱登記臺(tái)賬。（四）檔案借閱1.借閱人員憑審批通過的《檔案借閱申請(qǐng)表》到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員按照申請(qǐng)表上的內(nèi)容，向借閱人員提供相應(yīng)的檔案，并與借閱人員當(dāng)面核對(duì)檔案數(shù)量、完整性等情況。3.借閱人員需在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)，領(lǐng)取檔案。（五）檔案歸還1.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的歸還時(shí)間內(nèi)將檔案歸還至檔案管理部門。2.檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，核對(duì)檔案數(shù)量、完整性、有無損壞等情況。3.如發(fā)現(xiàn)檔案有缺失、損壞或其他問題，借閱人員應(yīng)說明原因，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。檔案管理人員在《檔案借閱登記表》上記錄歸還情況，并注明是否存在問題。4.檔案歸還后，檔案管理人員將檔案歸還原位，并在借閱登記臺(tái)賬上注銷該筆借閱記錄。四、檔案借閱權(quán)限及期限（一）借閱權(quán)限1.一般檔案，部門內(nèi)部人員可根據(jù)工作需要直接申請(qǐng)借閱，經(jīng)檔案形成部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)檔案管理部門備案。2.重要檔案或涉及公司/組織機(jī)密的檔案，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人或公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。3.外部單位或人員因工作需要借閱公司/組織檔案的，須經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，并嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的流程辦理借閱手續(xù)。（二）借閱期限1.一般檔案的借閱期限為[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限，需提前向檔案管理部門申請(qǐng)續(xù)借。2.重要檔案或涉及公司/組織機(jī)密的檔案，借閱期限根據(jù)具體情況由檔案管理部門確定，最長(zhǎng)不超過[X]個(gè)工作日。續(xù)借申請(qǐng)需經(jīng)原審批領(lǐng)導(dǎo)同意。五、檔案借閱的保密要求（一）借閱人員的保密義務(wù)1.借閱人員應(yīng)對(duì)所借閱檔案的內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員泄露檔案信息。2.在借閱期間，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，防止檔案丟失、被盜或被他人獲取。3.未經(jīng)檔案管理部門同意，借閱人員不得擅自將檔案帶出公司/組織辦公區(qū)域，不得在非工作場(chǎng)所查閱檔案。（二）檔案管理部門的保密措施1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案借閱登記審批過程的管理，確保相關(guān)信息不被泄露。2.對(duì)涉及機(jī)密的檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如設(shè)置專門的存放地點(diǎn)、限制查閱人員等。3.定期對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行檢查和統(tǒng)計(jì)，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)處理，并向上級(jí)報(bào)告。六、檔案借閱的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)檔案借閱登記審批制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)，檢查借閱流程是否規(guī)范、檔案管理是否安全等。2.檔案管理部門定期對(duì)檔案借閱登記臺(tái)賬進(jìn)行核對(duì)，確保臺(tái)賬記錄準(zhǔn)確無誤。同時(shí)，對(duì)檔案的借閱、歸還情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決。（二）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定的借閱行為，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)制止，并責(zé)令借閱人員限期改正。2.如因借閱人員的違規(guī)行為導(dǎo)致檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生，公司/組織將視情節(jié)輕重，對(duì)相關(guān)責(zé)任人給予批評(píng)教育、警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等處理措施。構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。七、附則（一）解釋