PAGE國(guó)企檔案工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得偽造、篡改。3.保密性原則：對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。4.服務(wù)利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，為公司各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)公司設(shè)立檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)公司檔案的集中統(tǒng)一管理。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類(lèi)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)所屬各單位的檔案管理工作，開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流。4.參與公司重大活動(dòng)和項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案資料的完整。5.負(fù)責(zé)公司檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。（二）各部門(mén)檔案管理職責(zé)1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確。2.負(fù)責(zé)將本部門(mén)在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，按照檔案管理部門(mén)的要求進(jìn)行分類(lèi)、整理，并定期移交檔案管理部門(mén)。3.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，提供必要的檔案信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、終止過(guò)程中形成的各類(lèi)文件材料，包括公司章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證等。2.公司各項(xiàng)管理制度、規(guī)定、辦法等文件。3.公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件。4.公司各類(lèi)會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等文件。5.公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的合同、協(xié)議、訂單、報(bào)表等文件。6.公司科研、技術(shù)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目中形成的技術(shù)文件、研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等。7.公司人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、獎(jiǎng)懲等材料。8.公司財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。9.公司固定資產(chǎn)檔案，包括購(gòu)置合同、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。10.公司其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)及時(shí)將本部門(mén)形成的文件材料收集齊全，不得遺漏。2.收集的文件材料應(yīng)保持其原始性和完整性，不得隨意涂改、損毀。3.對(duì)重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，防止丟失。（三）整理方法1.檔案管理部門(mén)按照檔案分類(lèi)方案，對(duì)收集的文件材料進(jìn)行分類(lèi)整理。2.分類(lèi)應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。3.對(duì)每份文件材料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)卷內(nèi)目錄和備考表。4.按照卷內(nèi)文件排列順序，依次裝訂成冊(cè)，編制案卷封面和封底。四、檔案的保管（一）保管條件1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為長(zhǎng)期保管。保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為短期保管。保管期限為5年以下。（三）檔案的整理與上架1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行整理，檢查檔案的保管情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。2.按照檔案分類(lèi)順序，將整理好的檔案上架存放，便于查找和利用。五、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面的歷史觀點(diǎn)和辯證的方法，從公司實(shí)際出發(fā)，根據(jù)檔案的保存價(jià)值和利用價(jià)值，確定檔案的保管期限和銷(xiāo)毀范圍。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應(yīng)逐卷、逐件地對(duì)檔案進(jìn)行審查，分析檔案的內(nèi)容和歷史價(jià)值。2.根據(jù)檔案的保管期限標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，確定檔案的保管期限和銷(xiāo)毀范圍。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定確定需要銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，注明檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限等內(nèi)容。2.銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)檔案鑒定小組負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底。監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字，并注明銷(xiāo)毀日期。4.銷(xiāo)毀后的檔案應(yīng)在檔案管理部門(mén)的檔案目錄中予以注銷(xiāo)，并保存銷(xiāo)毀清冊(cè)以備查考。六、檔案的統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的數(shù)量統(tǒng)計(jì)，包括各類(lèi)檔案的卷數(shù)、件數(shù)等。2.檔案的保管期限統(tǒng)計(jì)，包括永久、長(zhǎng)期、短期檔案的數(shù)量。3.檔案的利用情況統(tǒng)計(jì)，包括查閱檔案的人次、利用檔案的數(shù)量等。（二）統(tǒng)計(jì)方法檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案的數(shù)量、保管期限、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并將統(tǒng)計(jì)結(jié)果上報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)。七、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱檔案的。2.公司員工因個(gè)人需要查閱與其本人相關(guān)檔案的。3.外單位因工作需要查閱公司檔案，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部各部門(mén)查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)檔案管理部門(mén)審批。2.公司員工查閱與其本人相關(guān)檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)檔案管理部門(mén)審批。3.外單位查閱公司檔案，應(yīng)持單位介紹信，填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。4.檔案查閱申請(qǐng)表應(yīng)注明查閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、查閱目的等內(nèi)容。（三）利用方式1.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)檔案查閱申請(qǐng)表的要求，及時(shí)提供檔案供查閱人使用。2.查閱人應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、圈劃、污損。4.如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的格式進(jìn)行復(fù)印、摘錄。八、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門(mén)應(yīng)將本部門(mén)形成的電子文件及時(shí)收集整理，按照檔案管理部門(mén)的要求進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、存儲(chǔ)。2.電子文件應(yīng)采用通用格式存儲(chǔ)，確保其可讀性和可利用性。3.對(duì)電子文件應(yīng)進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄，建立電子文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。（二）電子檔案的保管1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備，確保電子檔案的安全。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。3.加強(qiáng)對(duì)電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)的維護(hù)和管理，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞。（三）電子檔案的利用1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立電子檔案