PAGE體檢醫(yī)院檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)體檢醫(yī)院檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院管理、醫(yī)療服務(wù)、教學(xué)科研等方面的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本院實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本院各科室、部門及全體員工在體檢業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種檔案資料，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則醫(yī)院檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由醫(yī)院檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映醫(yī)院體檢業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集、整理體檢業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案，保證檔案資料的齊全、完整，避免遺漏重要信息。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及患者隱私、醫(yī)院機(jī)密等敏感信息的檔案，采取有效保密措施，防止信息泄露。5.便捷利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索、查閱效率，為醫(yī)院各項(xiàng)工作提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息支持。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定醫(yī)院檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)醫(yī)院各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等工作。3.建立健全醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和信息化檢索利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。4.開展檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為醫(yī)院管理決策、醫(yī)療服務(wù)、教學(xué)科研等提供參考依據(jù)。5.組織檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高醫(yī)院員工的檔案意識(shí)和檔案管理技能。6.監(jiān)督、指導(dǎo)各科室、部門的檔案管理工作，定期對檔案管理情況進(jìn)行檢查和考核。（二）各科室、部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本科室、部門在體檢業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案資料的收集、整理和初步分類，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交醫(yī)院檔案管理部門。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本科室、部門檔案管理的日常工作，確保檔案資料的及時(shí)收集、妥善保管和有序整理。3.配合醫(yī)院檔案管理部門開展檔案管理相關(guān)工作，如檔案信息錄入、檔案利用查詢等。4.嚴(yán)格遵守醫(yī)院檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案資料，確保檔案的安全和完整。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)和技能，熟悉醫(yī)院體檢業(yè)務(wù)流程。2.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格按照檔案管理工作程序和標(biāo)準(zhǔn)，做好檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作。3.負(fù)責(zé)檔案管理信息系統(tǒng)的操作和維護(hù)，及時(shí)更新檔案數(shù)據(jù)，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。4.積極開展檔案編研工作，為醫(yī)院提供有價(jià)值的檔案信息服務(wù)。5.保守檔案機(jī)密，維護(hù)檔案安全，防止檔案丟失、損壞、泄密等事件發(fā)生。6.定期對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和反思，不斷改進(jìn)工作方法和提高工作質(zhì)量。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.體檢業(yè)務(wù)檔案包括體檢報(bào)告、體檢項(xiàng)目記錄、體檢影像資料（如X光片、CT片、B超圖像等）、體檢數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告等。2.醫(yī)療文書檔案如病歷、診斷證明、醫(yī)囑單、檢驗(yàn)檢查申請單等與體檢相關(guān)的醫(yī)療文書。3.行政管理檔案醫(yī)院在體檢業(yè)務(wù)管理過程中形成的各類文件、通知、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。4.教學(xué)科研檔案涉及體檢業(yè)務(wù)的教學(xué)教案、教學(xué)課件、科研項(xiàng)目申報(bào)書、研究論文、科研成果等。5.人事檔案與體檢業(yè)務(wù)相關(guān)的員工招聘、培訓(xùn)、考核、晉升等人事資料。6.財(cái)務(wù)檔案體檢業(yè)務(wù)的收費(fèi)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)資料。7.設(shè)備檔案體檢設(shè)備的采購合同、安裝調(diào)試記錄、維修保養(yǎng)記錄、設(shè)備說明書等。8.其他檔案與體檢醫(yī)院業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的其他有保存價(jià)值的資料，如患者投訴處理記錄、醫(yī)院宣傳資料等。（二）收集要求1.各科室、部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本科室、部門在體檢業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案資料，確保檔案資料的齊全、完整。2.檔案收集應(yīng)遵循真實(shí)性、完整性原則，不得遺漏重要信息，不得擅自修改、偽造檔案內(nèi)容。3.對于電子檔案，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，定期進(jìn)行備份，并按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)。4.檔案收集過程中，應(yīng)注意對檔案資料的分類和標(biāo)識(shí)，便于后續(xù)整理和歸檔。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等因素，將檔案分為不同的類別，如體檢業(yè)務(wù)檔案、醫(yī)療文書檔案、行政管理檔案等。每個(gè)類別下再根據(jù)具體情況進(jìn)行二級(jí)分類，如體檢業(yè)務(wù)檔案可分為個(gè)人體檢檔案、團(tuán)體體檢檔案等。2.編號(hào)為便于檔案的管理和查詢，對每一份檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性原則，可采用年份+類別代碼+流水號(hào)的方式進(jìn)行編制，如2023TY001，表示2023年的體檢業(yè)務(wù)檔案中的第1份。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊，一份單獨(dú)保存，便于檔案的檢索和查閱。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，保持檔案的原貌。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.各科室、部門兼職檔案員將整理好的檔案資料按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交醫(yī)院檔案管理部門。2.檔案管理部門接收檔案后，對檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行檢查，核對檔案編號(hào)、目錄等信息，確保無誤后辦理歸檔手續(xù)。3.檔案管理部門按照檔案分類方案，將歸檔的檔案資料放入相應(yīng)的檔案柜或存儲(chǔ)設(shè)備中，并在檔案管理信息系統(tǒng)中進(jìn)行登記和標(biāo)注。（二）保管期限根據(jù)檔案的重要程度、歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用需求，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案涉及醫(yī)院重大決策、重要業(yè)務(wù)活動(dòng)、歷史沿革、產(chǎn)權(quán)關(guān)系等具有長遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案。2.長期保管的檔案保管期限為30年的檔案，主要包括醫(yī)院較為重要的業(yè)務(wù)檔案、行政管理檔案、教學(xué)科研檔案等。3.短期保管的檔案保管期限為10年的檔案，如一般性的體檢業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案等。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。檔案柜應(yīng)標(biāo)識(shí)清晰，注明檔案類別、年度等信息。3.對電子檔案應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時(shí)，建立電子檔案的訪問權(quán)限管理制度，確保電子檔案的安全保密。4.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。5.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫房。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.合法合規(guī)原則檔案利用應(yīng)符合國家法律法規(guī)和醫(yī)院相關(guān)規(guī)定，不得損害醫(yī)院利益和患者權(quán)益。2.目的明確原則檔案利用應(yīng)具有明確的目的，僅限于醫(yī)院管理決策、醫(yī)療服務(wù)、教學(xué)科研、解決糾紛等工作需要。3.審批登記原則檔案利用必須經(jīng)過審批，并進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄利用時(shí)間、利用人、利用目的、檔案內(nèi)容等信息。（二）利用方式1.查閱因工作需要查閱檔案的人員，可到醫(yī)院檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱人的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并在現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督查閱。查閱人不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱確需借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等信息，經(jīng)所在科室、部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，按時(shí)歸還檔案。3.復(fù)制根據(jù)工作需要，可對檔案進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理部門工作人員的監(jiān)督下進(jìn)行。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件核對無誤，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用登記建立檔案利用登記制度，對每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用人姓名、所在科室、利用目的、檔案名稱及編號(hào)、查閱或借閱期限、歸還時(shí)間等信息。檔案利用登記冊應(yīng)妥善保管，以備查詢和統(tǒng)計(jì)。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由醫(yī)院檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)專家、檔案管理人員等組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)檔案保管期限表，對到期檔案進(jìn)行逐卷審查，判斷檔案是否仍具有保存價(jià)值。2.審查檔案的內(nèi)容是否涉及醫(yī)院重要業(yè)務(wù)、歷史沿革、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等方面，是否對醫(yī)院未來發(fā)展具有參考意義。3.考慮檔案的現(xiàn)實(shí)利用需求，評估檔案在醫(yī)院管理、醫(yī)療服務(wù)、教學(xué)科研等工作中的使用頻率和利用價(jià)值。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，形成檔案鑒定意見書，明確檔案的存毀意見。2.對確定銷毀的檔案，編制檔案銷毀清冊，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號(hào)、日期、保管期限、密級(jí)等信息。檔案銷毀清冊應(yīng)一式兩份，一份隨檔案一同銷毀，一份留存檔案管理部門備查。3.檔案銷毀清冊經(jīng)醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)，并注明銷毀方式、時(shí)間、地點(diǎn)等信息。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為醫(yī)院信息化建設(shè)提供有力支持。（二）數(shù)字化處理1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保圖像清晰、完整。2.對掃描后的電子檔案進(jìn)行圖像處理，包括去污、裁剪、糾偏等操作，提高圖像質(zhì)量。3.按照檔案分類方案和編號(hào)規(guī)則，對數(shù)字化檔案進(jìn)行命名和分類存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)電子檔案的快速檢索。（三）信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能檔案管理人員可通過信息系統(tǒng)錄入檔案的基本信息、目錄信息、內(nèi)容摘要等，確保檔案信息的準(zhǔn)確、完整。2.檢索查詢功能提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理功能實(shí)現(xiàn)檔案借閱的在線申請、審批、登記、提醒等功能，對借閱檔案的全過程進(jìn)行跟蹤管理。4.權(quán)限管理功能設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪問和操作相關(guān)檔案信息，保障檔案信息的安全保密。5.統(tǒng)計(jì)分析功能對檔案的數(shù)量、類別、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類報(bào)表和圖表，為醫(yī)院檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）數(shù)據(jù)安全與維護(hù)1.建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，防止數(shù)據(jù)丟失。2.加強(qiáng)信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防