PAGE檔案管理內(nèi)控辦法制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，保障公司各項工作的順利開展，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，制定本檔案管理內(nèi)控辦法制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實完整原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項工作的實際情況，保證檔案內(nèi)容的完整性。3.安全保密原則：加強檔案安全防護，確保檔案信息不泄露，維護公司的商業(yè)秘密和合法權(quán)益。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司各項工作提供有效支持。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，并組織實施。2.集中管理公司各類檔案，包括但不限于文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、財務(wù)檔案、人事檔案等，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的時效性和有效性。5.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。6.對各部門檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司整體檔案管理水平。（二）各部門檔案管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整、準(zhǔn)確。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的具體工作，并接受公司檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.按照公司檔案管理制度的要求，及時將本部門形成的檔案移交公司檔案管理部門集中保管，并辦理交接手續(xù)。4.在開展各項業(yè)務(wù)工作過程中，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理規(guī)定，確保檔案的安全和保密。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)知識和技能。2.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理各項制度和操作規(guī)程，確保檔案管理工作的質(zhì)量和效率。3.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、保管、利用等，及時更新檔案信息，保證檔案的準(zhǔn)確性和完整性。4.加強檔案安全保密意識，做好檔案的安全防護工作，防止檔案丟失、損壞、泄密等事件的發(fā)生。5.積極參與檔案信息化建設(shè)，熟練掌握檔案管理軟件的操作技能，提高檔案管理工作的信息化水平。6.定期對檔案管理工作進行總結(jié)和分析，提出改進措施和建議，不斷完善檔案管理工作。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案按照其來源、內(nèi)容、形式等因素進行分類，主要分為以下幾類：1.文書檔案：包括公司各類文件、通知、報告、會議紀(jì)要、規(guī)章制度等。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司業(yè)務(wù)范圍，分為市場營銷檔案、項目管理檔案、生產(chǎn)技術(shù)檔案、質(zhì)量管理檔案、物資采購檔案、財務(wù)管理檔案、人力資源檔案等。3.財務(wù)檔案：涵蓋會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務(wù)資料等。4.人事檔案：包含員工個人基本信息、履歷、考核、獎懲、培訓(xùn)、工資福利等檔案材料。5.科技檔案：涉及公司科研項目、技術(shù)改造、設(shè)備儀器等方面的檔案。6.聲像檔案：包括照片、錄音、錄像等資料。7.電子檔案：以電子形式存儲的各類檔案信息。（二）檔案編號為便于檔案的管理和查詢，對每類檔案進行編號。編號采用層次分類編碼法，具體規(guī)則如下：1.一級編號：代表檔案類別，如“W”表示文書檔案，“Y”表示業(yè)務(wù)檔案，“C”表示財務(wù)檔案，“R”表示人事檔案，“K”表示科技檔案，“S”表示聲像檔案，“E”表示電子檔案。2.二級編號：根據(jù)檔案類別下的具體分類進行編號，如業(yè)務(wù)檔案中的市場營銷檔案編號為“Y1”，項目管理檔案編號為“Y2”等。3.三級編號：按照檔案形成的時間順序或流水號進行編號，用于區(qū)分同一類同一年度或同一項目下的不同檔案。例如，一份2023年的文書檔案，其編號為“W2023[流水號]”；一份2022年項目管理業(yè)務(wù)檔案的編號為“Y22022[流水號]”。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確檔案收集范圍和責(zé)任人，按照規(guī)定及時收集本部門形成的各類檔案資料。2.檔案收集應(yīng)遵循全面、及時、準(zhǔn)確的原則，確保檔案資料的完整性。對于重要文件、合同、協(xié)議等，應(yīng)在文件形成或業(yè)務(wù)辦結(jié)后及時收集歸檔。3.公司員工在工作中形成的個人業(yè)務(wù)成果、工作報告等資料，應(yīng)主動提交所在部門檔案管理人員進行收集。4.涉及多個部門共同辦理的業(yè)務(wù)，由主辦部門負(fù)責(zé)牽頭收集相關(guān)檔案資料，并在業(yè)務(wù)辦結(jié)后及時移交公司檔案管理部門。（二）檔案整理1.檔案管理人員對收集到的檔案資料進行整理，遵循檔案形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.文書檔案整理按照文件的形成時間、來源、內(nèi)容等進行分類排序，編制卷內(nèi)文件目錄，填寫卷內(nèi)備考表，裝訂成冊，并填寫案卷封面。3.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)業(yè)務(wù)流程和類別進行整理，如項目管理檔案可按照項目立項、實施、驗收等階段進行分類，將相關(guān)文件資料分別歸入相應(yīng)類別。4.財務(wù)檔案按照會計檔案管理規(guī)定進行整理，將憑證、賬簿、報表等分別裝訂成冊，并編制相應(yīng)的目錄。5.人事檔案按照干部人事檔案管理規(guī)定進行整理，對員工檔案材料進行分類、排序、編目、裝訂等操作，確保人事檔案的規(guī)范管理。6.科技檔案整理應(yīng)根據(jù)科技項目的特點，按照項目研究、設(shè)計、試驗、生產(chǎn)等階段，將相關(guān)技術(shù)文件、圖紙、報告等進行分類歸檔，并編制項目檔案目錄。7.聲像檔案整理時，應(yīng)按照照片、錄音、錄像等不同載體進行分類，注明拍攝時間、地點、人物、內(nèi)容等信息，并進行數(shù)字化處理，存儲到電子檔案系統(tǒng)中。8.電子檔案整理應(yīng)按照電子文件的類別、年度、保管期限等進行分類存儲，建立電子文件目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索和利用。同時，對電子文件的元數(shù)據(jù)進行規(guī)范管理，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。五、檔案的保管（一）檔案保管場所1.公司設(shè)立專門的檔案庫房，用于集中保管各類檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等安全防護設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，分別存放文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、財務(wù)檔案、人事檔案、科技檔案、聲像檔案、電子檔案等，并有明顯的標(biāo)識。（二）檔案保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用檔案盒、檔案架等方式進行存放，按照檔案編號順序排列，便于查找和利用。2.聲像檔案應(yīng)根據(jù)不同載體進行保管，照片應(yīng)沖印或打印后裝冊歸檔，錄音、錄像資料應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備中，并定期進行檢查和維護。3.電子檔案應(yīng)采用服務(wù)器存儲和磁盤陣列等方式進行備份存儲，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。同時，建立電子檔案備份制度，定期對電子檔案進行備份，并異地存放。4.對于重要檔案和珍貴檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲電子檔案、專柜存放紙質(zhì)檔案等，確保檔案的安全和保密。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限一般分為30年、10年。2.文書檔案中，涉及公司重大決策、重要業(yè)務(wù)活動、歷史沿革等具有長遠(yuǎn)查考利用價值的文件材料，列為永久保管；一般性文件材料，根據(jù)其重要程度和查考利用價值，分別確定為30年或10年保管期限。3.業(yè)務(wù)檔案、財務(wù)檔案、人事檔案、科技檔案等，根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定和公司實際情況，確定相應(yīng)的保管期限。例如，項目管理檔案中，項目立項文件、可行性研究報告等重要文件應(yīng)永久保管；項目實施過程中的一般性文件可根據(jù)實際情況確定為30年或10年保管期限。4.聲像檔案、電子檔案的保管期限與對應(yīng)的紙質(zhì)檔案一致。（四）檔案保管檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案保管情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的存放狀況、安全防護設(shè)施運行情況、檔案的完整性和準(zhǔn)確性等。2.每月至少進行一次庫房巡查，每季度進行一次全面檢查，并做好檢查記錄。發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行整改，確保檔案的安全保管。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，進行修復(fù)或補充，并向上級領(lǐng)導(dǎo)報告。同時，分析原因，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，完善檔案保管制度和措施。六、檔案的利用與借閱（一）檔案利用1.公司員工因工作需要利用檔案時，可向檔案管理部門提出申請，填寫《檔案利用申請表》，注明利用目的、檔案名稱、編號等信息。2.檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，對于符合利用規(guī)定的申請，及時提供檔案資料，并做好利用登記。3.檔案利用方式包括查閱、復(fù)印、摘錄等。查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行，不得擅自將檔案帶出庫房；復(fù)印、摘錄檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明出處。4.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)利用需求，提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)，確保利用者能夠正確、有效地利用檔案資料。（二）檔案借閱1.外單位人員因工作需要借閱公司檔案時，須持有單位介紹信，注明借閱目的、檔案名稱、編號等信息，并填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱期限一般不超過[具體期限]天，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案時，借閱人應(yīng)認(rèn)真填寫《檔案借閱登記簿》，注明借閱日期、歸還日期、檔案名稱、編號等信息，并簽字確認(rèn)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。5.借閱人歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)，并在《檔案借閱登記簿》上注明歸還日期。七、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員、檔案管理人員等組成。2.檔案鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行全面審查和評估，確定檔案的存毀。3.鑒定過程中，應(yīng)充分聽取業(yè)務(wù)部門的意見，對于涉及公司重要業(yè)務(wù)、知識產(chǎn)權(quán)、法律糾紛等方面的檔案，應(yīng)慎重鑒定，確保檔案的完整性和安全性。4.檔案鑒定小組應(yīng)形成鑒定意見，填寫《檔案鑒定意見書》，明確鑒定結(jié)論和處理建議。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)列出檔案名稱、編號、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進行檔案銷毀工作。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的場所進行，采用焚燒、粉碎等方式進行徹底銷毀，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，確保檔案銷毀工作的真實性和合法性。4.檔案銷毀后，應(yīng)將《檔案銷毀清冊》及相關(guān)鑒定材料進行歸檔保存，以備查考。八、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.通過檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案資源的共享和優(yōu)化配置，為公司各項工作提供及時、準(zhǔn)確、全面的檔案信息支持。3.加強檔案信息化安全管理，確保檔案信息的安全保密，防止檔案信息泄露和被非法篡改。（二）檔案數(shù)字化1.對公司存量檔案進行全面數(shù)字化處理，按照檔案整理要求進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等操作，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫。2.數(shù)字化檔案應(yīng)保證圖像清晰、完整，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，符合檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。同時，對數(shù)字化檔案進行分類存儲，建立相應(yīng)的索引目錄，便于檢索和利用。3.在檔案數(shù)字化過程中，應(yīng)做好數(shù)據(jù)備份工作，確保數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案信息化管理系統(tǒng)1.選用適合公司檔案管理需求的信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線收集、整理、編目、存儲、檢索、利用、統(tǒng)計等功能。2.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)安全防護、日志記錄等功能，確保檔案信息的安全和保密。同時，系統(tǒng)應(yīng)具有良好的擴展性和兼容性，能夠滿足公司檔案管理工作不斷發(fā)展的需要。3.加強對檔案信息化管理系統(tǒng)的維護和管理，定期進行系統(tǒng)升級和數(shù)據(jù)備份，確保系統(tǒng)的正常運行。同時，對系統(tǒng)操作人員進行培訓(xùn)，提高其操作技能和安全意識。（四）電子檔案管理1.建立電子檔案管理制度，規(guī)范電子檔案的形成、收集、整理、存儲、利用、銷毀等環(huán)節(jié)的管理。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔，確保兩者內(nèi)容一致。2.對電子檔案進行分類存儲，按照電子文件的類別、年度、保管期限等建立文件夾結(jié)構(gòu)，并進行命名和編號。同時，建立電子檔案元數(shù)據(jù)管理制度,對電子文件的背景信息、版本信息、格式信息等進行規(guī)范管理。3.加強電子檔案的