PAGE高校財(cái)會(huì)檔案利用制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)高校財(cái)會(huì)檔案的管理與利用，充分發(fā)揮財(cái)會(huì)檔案在學(xué)校教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本校實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各學(xué)院、部門在開(kāi)展教學(xué)、科研、行政管理等活動(dòng)中形成的財(cái)會(huì)檔案的利用管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理和財(cái)務(wù)法律法規(guī)，確保財(cái)會(huì)檔案利用工作合法合規(guī)。2.安全保密原則在財(cái)會(huì)檔案利用過(guò)程中，要切實(shí)保障檔案信息的安全，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。同時(shí)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案要嚴(yán)格保密。3.服務(wù)優(yōu)先原則以服務(wù)學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作為宗旨，積極主動(dòng)地為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案利用服務(wù)。4.規(guī)范有序原則建立健全財(cái)會(huì)檔案利用流程和管理制度，確保檔案利用工作規(guī)范、有序進(jìn)行。二、財(cái)會(huì)檔案的范圍與分類（一）范圍1.會(huì)計(jì)憑證，包括原始憑證、記賬憑證等。2.會(huì)計(jì)賬簿，如總賬、明細(xì)賬、日記賬等。3.財(cái)務(wù)報(bào)告，包括月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表及相關(guān)附注等。4.其他財(cái)會(huì)資料，如銀行對(duì)賬單、稅務(wù)申報(bào)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)預(yù)算與決算資料等。（二）分類1.按年度分類將每年形成的財(cái)會(huì)檔案分為一類，便于按時(shí)間順序進(jìn)行查找和管理。2.按類別分類在年度分類的基礎(chǔ)上，再按會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)賬簿類、財(cái)務(wù)報(bào)告類、其他財(cái)會(huì)資料類進(jìn)行細(xì)分，使檔案分類更加清晰，便于利用。三、財(cái)會(huì)檔案的整理與保管（一）整理要求1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按編號(hào)順序排列，附件齊全，折疊整齊，裝訂牢固，并在封面上注明年度、月份、憑證種類、起訖號(hào)碼、憑證張數(shù)等。2.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)按頁(yè)次順序編號(hào)，加具封面和封底，裝訂成冊(cè)，并在封面上注明單位名稱、賬簿名稱、年度、月份等。3.財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)按年度、月份順序整理，裝訂成冊(cè)，并加蓋單位公章。4.其他財(cái)會(huì)資料應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和特點(diǎn)進(jìn)行分類整理，編目編號(hào)，以便于查找和利用。（二）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿保管期限為30年。3.財(cái)務(wù)報(bào)告中，月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)表保管期限為10年，年度財(cái)務(wù)報(bào)表永久保管。4.其他財(cái)會(huì)資料的保管期限根據(jù)相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般為10年或永久保管。（三）保管地點(diǎn)財(cái)會(huì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。同時(shí)，應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器等。四、財(cái)會(huì)檔案利用的流程與方式（一）利用流程1.利用申請(qǐng)利用者需填寫《高校財(cái)會(huì)檔案利用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明利用目的、檔案名稱、利用期限等信息，并簽字蓋章。申請(qǐng)表應(yīng)提交至學(xué)校檔案管理部門或財(cái)務(wù)部門。2.申請(qǐng)審核檔案管理部門或財(cái)務(wù)部門收到利用申請(qǐng)表后，應(yīng)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括利用者身份、利用目的的合理性、利用期限的適當(dāng)性等。對(duì)于符合規(guī)定的申請(qǐng)，予以批準(zhǔn)；對(duì)于不符合規(guī)定的申請(qǐng)，應(yīng)向利用者說(shuō)明原因，并拒絕受理。3.檔案查閱經(jīng)審核批準(zhǔn)后，利用者憑有效證件到檔案管理部門查閱檔案。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用申請(qǐng)表提供的信息，迅速準(zhǔn)確地查找所需檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督利用者查閱，確保檔案安全。4.檔案復(fù)制如需復(fù)制財(cái)會(huì)檔案，利用者應(yīng)填寫《高校財(cái)會(huì)檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等信息，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制，并對(duì)復(fù)制件進(jìn)行核對(duì)、登記，加蓋檔案管理部門公章后交利用者使用。5.利用登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)每一次財(cái)會(huì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、利用目的、利用時(shí)間、檔案名稱、利用期限等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。6.利用歸還利用者查閱或復(fù)制檔案完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案完整無(wú)損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究利用者責(zé)任。（二）利用方式1.現(xiàn)場(chǎng)查閱利用者可到檔案管理部門指定的查閱場(chǎng)所，在檔案管理人員的監(jiān)督下查閱財(cái)會(huì)檔案原件。2.檔案復(fù)制根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可為其提供檔案復(fù)制服務(wù)。復(fù)制方式包括復(fù)印、掃描、拍照等，復(fù)制件應(yīng)與原件內(nèi)容一致，并加蓋檔案管理部門公章。3.出具證明對(duì)于需要證明財(cái)會(huì)檔案相關(guān)內(nèi)容的利用申請(qǐng)，檔案管理部門可根據(jù)檔案記載情況出具檔案證明。檔案證明應(yīng)加蓋檔案管理部門公章，并注明用途和有效期限。五、財(cái)會(huì)檔案利用的權(quán)限與限制（一）利用權(quán)限1.本校教職工因教學(xué)、科研、管理等工作需要，可按規(guī)定查閱、復(fù)制本人或本部門形成的財(cái)會(huì)檔案。2.外單位因工作需要查閱本校財(cái)會(huì)檔案的，須持單位介紹信和有效證件，經(jīng)學(xué)校檔案管理部門和財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱內(nèi)容僅限于與該單位工作相關(guān)的部分，并應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)進(jìn)行查閱。3.司法機(jī)關(guān)、審計(jì)機(jī)關(guān)等依法履行職責(zé)需要查閱本校財(cái)會(huì)檔案的，應(yīng)出具相關(guān)法律文書(shū)和工作證件，經(jīng)學(xué)校檔案管理部門和財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可查閱所需檔案。（二）利用限制1.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的財(cái)會(huì)檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得查閱、復(fù)制和對(duì)外提供。2.正在進(jìn)行財(cái)務(wù)審計(jì)、檢查等工作期間，相關(guān)財(cái)會(huì)檔案的利用應(yīng)按照審計(jì)、檢查部門的要求進(jìn)行，未經(jīng)審計(jì)、檢查部門同意，不得擅自查閱、復(fù)制。3.利用者不得擅自涂改、偽造、損毀、丟失財(cái)會(huì)檔案，不得在檔案上圈劃、批注、污損等。如因特殊情況需要對(duì)檔案進(jìn)行標(biāo)注或摘錄的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并在指定位置進(jìn)行標(biāo)注或摘錄。六、財(cái)會(huì)檔案利用的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.學(xué)校檔案管理部門和財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立健全財(cái)會(huì)檔案利用監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行檢查，確保檔案利用工作規(guī)范、有序進(jìn)行。2.檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)利用現(xiàn)場(chǎng)的監(jiān)督，防止利用者違規(guī)操作，確保檔案安全。（二）檢查內(nèi)容1.利用申請(qǐng)的審核情況，包括利用者身份、利用目的、利用期限等是否符合規(guī)定。2.檔案查閱、復(fù)制過(guò)程中的操作是否規(guī)范，是否存在損壞、丟失檔案等情況。3.《高校財(cái)會(huì)檔案利用申請(qǐng)表》《高校財(cái)會(huì)檔案復(fù)制申請(qǐng)表》等登記記錄是否完整、準(zhǔn)確。4.利用者是否遵守檔案利用的相關(guān)規(guī)定，是否存在擅自涂改、偽造、損毀、丟失檔案等行為。（三）問(wèn)題處理對(duì)于在財(cái)會(huì)檔案利用監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理。如發(fā)現(xiàn)利用者違規(guī)操作，應(yīng)責(zé)令其立即改正，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰；如發(fā)現(xiàn)檔案管理人員存在失職行為，應(yīng)追究其責(zé)任。同時(shí)，應(yīng)針對(duì)問(wèn)題分析原因，采取有效措施加以整改，