PAGE物業(yè)資料檔案收集制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司物業(yè)資料檔案的管理，確保物業(yè)資料檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，為物業(yè)管理工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司所管理的各類物業(yè)項(xiàng)目，包括住宅小區(qū)、商業(yè)寫字樓、工業(yè)園區(qū)等。（三）定義1.物業(yè)資料檔案：指在物業(yè)管理活動中形成的，具有保存價(jià)值的各種文件、資料、圖表、記錄等材料。2.收集：指對物業(yè)相關(guān)資料的來源進(jìn)行查找、匯集和集中的過程。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：物業(yè)資料檔案由公司指定的部門或?qū)Ｈ诉M(jìn)行集中管理，確保資料的完整性和一致性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：收集的物業(yè)資料檔案應(yīng)真實(shí)反映物業(yè)管理活動的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.及時(shí)歸檔原則：物業(yè)資料檔案應(yīng)在形成后及時(shí)進(jìn)行收集和歸檔，避免資料的遺失或損壞。4.分類管理原則：按照物業(yè)資料檔案的類別、性質(zhì)和用途進(jìn)行分類管理，便于查找和使用。二、物業(yè)資料檔案的分類及內(nèi)容（一）物業(yè)基礎(chǔ)資料1.物業(yè)項(xiàng)目立項(xiàng)文件：包括項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、土地出讓合同等。2.物業(yè)規(guī)劃設(shè)計(jì)資料：如規(guī)劃設(shè)計(jì)圖紙、建筑設(shè)計(jì)說明、環(huán)境設(shè)計(jì)方案等。3.物業(yè)竣工驗(yàn)收資料：竣工驗(yàn)收報(bào)告、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、消防驗(yàn)收文件、環(huán)保驗(yàn)收文件等。4.物業(yè)產(chǎn)權(quán)資料：房屋產(chǎn)權(quán)證書、土地使用證、租賃合同等。5.物業(yè)接管驗(yàn)收資料：接管驗(yàn)收記錄、交接清單、遺留問題處理記錄等。（二）業(yè)主及住戶資料1.業(yè)主檔案：業(yè)主基本信息登記表、購房合同、身份證復(fù)印件、聯(lián)系方式等。2.住戶檔案：住戶入住登記表、家庭成員信息、房屋租賃合同（租戶）等。3.業(yè)主委員會資料：業(yè)主委員會成立文件、章程、會議記錄、委員名單等。（三）物業(yè)管理日常資料1.物業(yè)管理制度：公司制定的各項(xiàng)物業(yè)管理規(guī)章制度、崗位職責(zé)、工作流程等。2.物業(yè)維修養(yǎng)護(hù)資料：房屋及設(shè)施設(shè)備維修計(jì)劃、維修記錄、保養(yǎng)記錄、更換零部件清單等。3.物業(yè)安全管理資料：安全管理制度、應(yīng)急預(yù)案、巡邏記錄、門禁系統(tǒng)記錄、監(jiān)控視頻資料等。4.物業(yè)環(huán)境衛(wèi)生管理資料：環(huán)境衛(wèi)生管理制度、清潔消毒記錄、垃圾清運(yùn)記錄、綠化養(yǎng)護(hù)記錄等。5.物業(yè)客戶服務(wù)資料：客戶投訴記錄、咨詢回復(fù)記錄、回訪記錄、滿意度調(diào)查資料等。6.物業(yè)收費(fèi)資料：收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、收費(fèi)臺賬、欠費(fèi)記錄、催費(fèi)通知等。（四）物業(yè)財(cái)務(wù)資料1.財(cái)務(wù)預(yù)算資料：年度財(cái)務(wù)預(yù)算報(bào)告、月度財(cái)務(wù)預(yù)算執(zhí)行情況分析等。2.財(cái)務(wù)收支記錄：會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、發(fā)票存根等。3.物業(yè)專項(xiàng)維修資金資料：維修資金繳存記錄、使用計(jì)劃、使用申請、使用審批、使用記錄等。（五）物業(yè)合同資料1.物業(yè)服務(wù)合同：與業(yè)主委員會或業(yè)主簽訂的物業(yè)服務(wù)合同及其補(bǔ)充協(xié)議。2.專業(yè)服務(wù)合同：與保潔公司、保安公司、綠化公司、電梯維保公司等簽訂的專業(yè)服務(wù)合同。3.租賃合同：與租戶簽訂的房屋租賃合同及其補(bǔ)充協(xié)議。4.其他合同：與供應(yīng)商簽訂的物資采購合同、與保險(xiǎn)公司簽訂的保險(xiǎn)合同等。三、物業(yè)資料檔案收集的職責(zé)分工（一）公司管理部門1.負(fù)責(zé)制定物業(yè)資料檔案收集制度和工作流程，并監(jiān)督執(zhí)行。2.指導(dǎo)和協(xié)調(diào)各物業(yè)項(xiàng)目的資料檔案收集工作。3.定期檢查和評估物業(yè)資料檔案的收集情況，提出改進(jìn)意見和建議。（二）物業(yè)項(xiàng)目經(jīng)理1.組織本物業(yè)項(xiàng)目的資料檔案收集工作，確保資料的及時(shí)、完整和準(zhǔn)確。2.指定專人負(fù)責(zé)資料檔案的收集、整理和歸檔工作，并對其工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。3.協(xié)調(diào)與業(yè)主、業(yè)主委員會、相關(guān)部門及專業(yè)服務(wù)公司的關(guān)系，確保資料的順利收集。（三）各部門資料員1.負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)物業(yè)資料的收集、整理和初步審核工作。2.按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將整理好的資料移交公司管理部門或項(xiàng)目資料員。3.協(xié)助項(xiàng)目資料員進(jìn)行資料檔案的歸檔和保管工作。四、物業(yè)資料檔案收集的流程（一）資料的形成與積累1.各部門在開展物業(yè)管理活動過程中，應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)資料的形成和積累工作。2.資料形成后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理和分類，確保資料的規(guī)范性和完整性。3.對于重要資料，應(yīng)進(jìn)行備份或妥善保管，防止丟失或損壞。（二）資料的收集1.項(xiàng)目資料員定期向各部門資料員收集物業(yè)資料檔案，收集頻率根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為每周或每月一次。2.各部門資料員應(yīng)按照要求，將整理好的資料及時(shí)移交給項(xiàng)目資料員，并填寫資料移交清單。3.項(xiàng)目資料員在收集資料時(shí)，應(yīng)對資料的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行初步審核，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與相關(guān)部門溝通解決。（三）資料的整理與歸檔1.項(xiàng)目資料員收到資料后，應(yīng)按照物業(yè)資料檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行進(jìn)一步整理和分類。2.對整理好的資料進(jìn)行編號、編目，建立資料索引，便于查找和使用。3.將整理好的資料歸檔到相應(yīng)的檔案盒或文件夾中，并在檔案盒或文件夾上標(biāo)明資料類別、年度、月份等信息。4.對于電子資料，應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲在指定的電子存儲設(shè)備中，同時(shí)建立電子資料索引。（四）資料的保管與借閱1.物業(yè)資料檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房或文件柜中，確保檔案的安全和完整。2.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.建立物業(yè)資料檔案借閱制度，嚴(yán)格控制資料的借閱范圍和借閱期限。4.借閱資料時(shí)，借閱人應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱人應(yīng)妥善保管資料，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露資料內(nèi)容。5.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還資料，如需要延期借閱，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。五、物業(yè)資料檔案收集的質(zhì)量要求（一）完整性1.物業(yè)資料檔案應(yīng)涵蓋物業(yè)管理活動的各個(gè)方面，包括基礎(chǔ)資料、業(yè)主及住戶資料、日常管理資料、財(cái)務(wù)資料和合同資料等。2.對于每一類資料，應(yīng)收集齊全相關(guān)的文件、記錄和圖表，不得遺漏重要信息。（二）準(zhǔn)確性1.收集的物業(yè)資料檔案應(yīng)真實(shí)反映物業(yè)管理活動的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。2.資料中的文字表述應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，不得出現(xiàn)模糊、歧義或錯(cuò)誤的信息。3.對于涉及數(shù)字、日期、金額等關(guān)鍵信息的資料，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保其準(zhǔn)確性。（三）規(guī)范性1.物業(yè)資料檔案應(yīng)按照統(tǒng)一的格式和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理和歸檔，包括文件的編號、編目、排版、裝訂等。2.資料中的文件應(yīng)使用規(guī)范的字體、字號和紙張，簽字、蓋章等手續(xù)應(yīng)齊全。3.電子資料應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行命名，存儲格式應(yīng)符合要求，便于查閱和管理。六、物業(yè)資料檔案收集的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司管理部門定期對各物業(yè)項(xiàng)目的資料檔案收集情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性以及歸檔情況等。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查和不定期抽查相結(jié)合的方式進(jìn)行，對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)項(xiàng)目限期整改。（二）考核評價(jià)1.建立物業(yè)資料檔案收集工作考核評價(jià)機(jī)制，對各物業(yè)項(xiàng)目的資料檔案收集工作進(jìn)行量化考核。2.考核評價(jià)指標(biāo)包括資料收集的及時(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性