PAGE檔案安全制度清單范本一、總則（一）目的為加強公司檔案安全管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)，維護公司合法權益，依據(jù)國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合公司實際情況，制定本制度清單。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、保管、利用等過程中的安全管理活動。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案安全放在首位，采取有效措施預防各類安全事故的發(fā)生。2.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關檔案安全的法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案管理活動合法合規(guī)。3.預防為主原則：強化檔案安全風險防范意識，建立健全預防機制，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。4.全員參與原則：檔案安全涉及公司全體員工，各部門應密切配合，共同做好檔案安全管理工作。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門公司設立專門的檔案管理部門，負責統(tǒng)籌公司檔案安全管理工作，履行以下職責：1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案安全的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善公司檔案安全管理制度。2.負責公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，確保檔案的安全與完整。3.定期對公司檔案安全狀況進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。4.組織開展檔案安全宣傳教育和培訓活動，提高員工的檔案安全意識和技能。5.負責與外部檔案管理機構的溝通與協(xié)調(diào)，確保公司檔案管理符合相關要求。（二）各部門檔案管理員各部門指定專人擔任檔案管理員，負責本部門檔案的收集、整理、移交等工作，并協(xié)助檔案管理部門做好檔案安全管理工作，具體職責如下：1.負責本部門日常工作中形成檔案的收集、整理，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案安全檢查和評估工作，及時反饋本部門檔案安全情況。4.參與檔案安全宣傳教育和培訓活動，提高本部門員工的檔案安全意識。（三）公司領導及其他人員1.公司領導對檔案安全管理工作負總責，應將檔案安全納入公司整體工作規(guī)劃，協(xié)調(diào)解決檔案安全管理工作中的重大問題。2.其他人員在各自工作范圍內(nèi)，應嚴格遵守檔案安全管理制度，妥善保管和使用涉及的檔案資料，不得擅自銷毀、涂改、丟失檔案。三、檔案收集與整理安全（一）收集范圍1.公司在各項經(jīng)營管理活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、記錄等，包括但不限于合同協(xié)議、財務報表、人事檔案、技術文件、業(yè)務記錄等。2.公司收到的外部文件、資料，如政府部門文件、合作伙伴提供的資料等，涉及公司重要業(yè)務或權益的，應及時收集歸檔。（二）收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，按照規(guī)定的時間和范圍，及時收集本部門形成的檔案資料，確保檔案收集的完整性和及時性。2.對于重要會議、重大活動等形成的檔案，應在活動結束后及時收集，確保檔案內(nèi)容準確、完整。3.收集的檔案資料應保持原始狀態(tài)，不得擅自修改、涂抹、刪除，如有破損或褪色等情況，應進行修復或復制。（三）整理規(guī)范1.檔案管理部門應按照國家檔案分類標準和公司實際情況，制定統(tǒng)一的檔案分類方案，對收集的檔案進行科學分類。2.檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.每份檔案應編制清晰、準確的檔號，并按照檔號順序進行排列，同時編制相應的目錄，便于查找和檢索。四、檔案保管安全（一）保管場所1.公司應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護功能。2.檔案庫房應遠離易燃、易爆物品存放地，與食堂、衛(wèi)生間等易產(chǎn)生潮濕、異味的區(qū)域保持一定距離。3.檔案庫房應安裝必要的安全設施，如消防器材、監(jiān)控設備、溫濕度控制設備等，并確保其正常運行。（二）檔案存儲1.檔案應按照分類方案進行存放，不同類別、不同保管期限的檔案應分開存放，便于管理和查找。2.檔案應采用適宜于長期保存的存儲介質，如紙質檔案應使用符合國家標準的檔案專用紙張，電子檔案應進行定期備份，并存儲在安全可靠的存儲設備上。3.對于珍貴、易損的檔案，應采取特殊的保護措施，如進行復制備份、使用專門的保護材料等。（三）庫房管理1.檔案庫房應實行專人管理，管理人員應定期對庫房進行巡查，檢查檔案存放情況、安全設施運行情況等，及時發(fā)現(xiàn)和處理問題。2.嚴格控制非檔案管理人員進入檔案庫房，確因工作需要進入的，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并進行登記。3.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案造成損害。4.做好檔案庫房溫濕度的監(jiān)測和調(diào)控工作，根據(jù)檔案保管要求，將庫房溫度控制在適宜范圍內(nèi)（一般為14℃24℃），相對濕度控制在45%60%。五、檔案利用安全（一）利用原則1.檔案利用應遵循合法、合規(guī)、合理的原則，嚴格按照規(guī)定的程序和權限進行。2.確保檔案利用過程中不泄露公司機密信息，維護公司的合法權益。（二）利用申請1.公司內(nèi)部人員因工作需要利用檔案的，應填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、利用期限等信息，經(jīng)所在部門負責人審核后，提交檔案管理部門。2.外部單位或個人因特殊原因需要查閱公司檔案的，應提前向公司提出書面申請，說明查閱目的、范圍、時間等，并提交相關證明材料（如單位介紹信），經(jīng)公司分管領導批準后，方可到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。（三）利用審批1.檔案管理部門收到檔案利用申請后，應進行認真審核，對于符合規(guī)定的申請，按照審批權限進行審批。2.一般檔案利用申請由檔案管理部門負責人審批；涉及重要檔案或機密信息的利用申請，應報公司分管領導或主要領導審批。（四）利用方式1.檔案利用方式主要包括查閱、借閱、復印、摘錄等，檔案管理人員應根據(jù)審批意見，為利用者提供相應的服務。2.查閱檔案應在檔案管理部門指定的場所進行，利用者不得擅自將檔案帶出查閱場所。如需借閱檔案，應按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限，并按時歸還。3.復印、摘錄檔案應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，復印、摘錄的內(nèi)容應與原件一致，并注明出處。4.利用者在利用檔案過程中，應愛護檔案，不得涂改、污損、丟失檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞情況，應及時報告檔案管理部門。六、檔案信息化安全（一）信息系統(tǒng)建設1.公司檔案信息化建設應遵循國家有關信息安全的法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案信息系統(tǒng)的安全可靠。2.檔案信息系統(tǒng)應具備完善的用戶認證、授權管理、數(shù)據(jù)加密、訪問控制等安全功能，防止非法訪問和數(shù)據(jù)泄露。3.檔案信息系統(tǒng)的開發(fā)、建設和維護應選擇具有資質和信譽的專業(yè)機構，簽訂安全保密協(xié)議，明確雙方的安全責任。（二）數(shù)據(jù)管理1.電子檔案數(shù)據(jù)應進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.加強對電子檔案數(shù)據(jù)的存儲管理，確保數(shù)據(jù)的完整性和準確性，定期對數(shù)據(jù)進行校驗和修復。3.嚴格控制電子檔案數(shù)據(jù)的訪問權限，根據(jù)用戶的工作職責和業(yè)務需求，授予相應的訪問權限，防止數(shù)據(jù)被非法獲取或篡改。（三）網(wǎng)絡安全1.檔案信息系統(tǒng)應與公司其他信息系統(tǒng)進行有效隔離，防止網(wǎng)絡攻擊和病毒感染。2.安裝防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等網(wǎng)絡安全設備，對網(wǎng)絡訪問進行實時監(jiān)控和防護，及時發(fā)現(xiàn)和處理網(wǎng)絡安全事件。3.定期對檔案信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡安全狀況進行評估和檢查，及時更新安全策略和防護措施，確保網(wǎng)絡安全。（四）人員管理1.檔案信息化工作人員應具備專業(yè)的信息技術知識和檔案管理知識，熟悉檔案信息化安全管理制度。2.加強對檔案信息化工作人員的安全培訓和教育，提高其安全意識和操作技能，規(guī)范操作流程。3.與檔案信息化工作人員簽訂保密協(xié)議，明確其在檔案信息化安全方面的責任和義務，防止因人員疏忽或違規(guī)操作導致檔案信息安全事故。七、檔案安全檢查與評估（一）檢查計劃1.檔案管理部門應制定年度檔案安全檢查計劃，明確檢查的內(nèi)容、范圍、時間和人員等。2.檢查計劃應涵蓋檔案收集、整理、保管、利用、信息化等各個環(huán)節(jié)，確保檔案安全管理工作全面、系統(tǒng)地得到檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的操作流程是否符合規(guī)定。2.檔案庫房的安全狀況，如消防設施是否完好有效、溫濕度是否符合要求、防盜設施是否正常運行等。3.檔案存儲介質的保管情況，包括紙質檔案是否有破損、霉變，電子檔案是否備份完整、存儲安全等。4.檔案利用過程中的安全情況，如利用申請審批是否規(guī)范、利用者是否遵守利用規(guī)定等。5.檔案信息化系統(tǒng)的安全運行情況，包括網(wǎng)絡安全、數(shù)據(jù)管理、用戶認證等方面是否存在安全隱患。（三）檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門按照年度檢查計劃，定期對公司檔案安全狀況進行全面檢查，一般每年不少于一次。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，檔案管理部門可對部分部門或特定檔案進行不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。3.專項檢查：針對檔案安全管理中的重點問題或薄弱環(huán)節(jié)，如重大活動檔案管理、檔案信息化安全整改等，開展專項檢查，確保檔案安全管理工作得到有效落實。（四）評估與整改1.每次檢查結束后，檔案管理部門應及時對檢查結果進行總結和評估，形成檢查報告。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應分析原因，提出整改措施和建議。2.各部門應根據(jù)檢查報告中提出的整改要求，認真組織整改，明確整改責任人，限期完成整改任務。3.檔案管理部門應對整改情況進行跟蹤檢查，確保整改措施得到有效落實，問題得到徹底解決。對于整改不力的部門，應進行通報批評，并追究相關人員的責任。八、檔案安全應急處置（一）應急組織機構1.公司成立檔案安全應急處置領導小組，由公司分管領導擔任組長，檔案管理部門負責人及相關部門負責人為成員。領導小組負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案安全應急處置工作，制定應急處置預案，指揮應急處置行動等。2.檔案安全應急處置領導小組下設辦公室，設在檔案管理部門，負責日常應急處置工作的組織和協(xié)調(diào)，收集、匯總應急處置信息，及時向領導小組報告等。（二）應急預案制定1.檔案管理部門應根據(jù)公司實際情況，制定檔案安全應急預案，明確應急處置的基本原則、組織機構及職責、應急處置流程、應急資源保障等內(nèi)容。2.應急預案應定期進行修訂和完善，確保其科學性、實用性和可操作性。同時，應組織相關人員進行應急演練，提高應急處置能力。（三）應急處置流程1.事故報告：一旦發(fā)生檔案安全事故，如火災、水災、失竊、數(shù)據(jù)泄露等，相關人員應立即向檔案管理部門報告，檔案管理部門應在第一時間向檔案安全應急處置領導小組報告。2.應急響應：檔案安全應急處置領導小組接到報告后，應立即啟動應急預案，組織相關人員開展應急處置工作。根據(jù)事故類型和嚴重程度，采取相應的應急措施，如滅火、搶險、保護現(xiàn)場、數(shù)據(jù)恢復等。3.調(diào)查處理：應急處置工作結束后，應及時對事故原因進行調(diào)查，查明事故責任，總結經(jīng)驗教訓。對于因人為因素導致的事故，應依法依規(guī)追究相關人員的責任。同時，應采取措施防止類似事故再次發(fā)生。（四）應急資源保障1.公司應建立檔案安全應急資源保障體系，配備必要的應急救援設備和物資，如滅火器、消防水帶、應急照明設備、防護用品等，并定期進行檢查和維護，確保其處于良好狀態(tài)。2.加強與外部應急救援機構的聯(lián)系與合作，如消防部門、公安部門、專業(yè)數(shù)據(jù)恢復機構等，確保在發(fā)生重大檔案安全事故時能夠及時獲得外部支持和援助。九、檔案安全培訓與教育（一）培訓計劃1.檔案管理部門應制定年度檔案安全培訓計劃，明確培訓的對象、內(nèi)容、時間和方式等。2.培訓計劃應涵蓋公司全體員工，根據(jù)不同崗位和職責，設置相應的培訓課程，確保員工具備必要的檔案安全知識和技能。（二）培訓內(nèi)容1.法律法規(guī)：國家有關檔案安全的法律法規(guī)、行業(yè)標準等，使員工了解檔案安全管理的法律責任和義務。2.制度規(guī)范：公司檔案安全管理制度、操作流程等，確保員工熟悉檔案管理的各項規(guī)定。3.安全技能：檔案收集、整理、保管、利用、信息化等環(huán)節(jié)的安全操作技能，如檔案修復技術、電子檔案管理軟件操作等。4.應急處置：檔案安全事故的應急處置方法和流程，提高員工在突發(fā)情況下的應急處置能力。（三）培訓方式1.集中培訓：定期組織全體員工參加檔案安全集中培訓，邀請專家或內(nèi)部專業(yè)人員進行授課，系統(tǒng)講解檔案安全知識和技能。2.專項培訓：針對不同崗位的員工，開展專項檔案安全培訓，如檔案管理人員的專業(yè)技能培訓、利用部門員工的檔案利用安全培訓等。3.在線學習：利用公司內(nèi)部網(wǎng)絡平臺，提供檔案安全在線學習課程，方便員工隨時進行學習和復習。4.案例分析：通過分析檔案安全事故案例，吸取教訓，提高員工的檔案安全意識和防范能力。（四）培訓效果評估1.建立檔案安全培訓效果評估機制，定期