PAGE氣象業(yè)務(wù)檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)氣象業(yè)務(wù)檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為氣象業(yè)務(wù)工作提供有力的支持，特制定本歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有與氣象業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、資料、數(shù)據(jù)等的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則氣象業(yè)務(wù)檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.完整準(zhǔn)確原則歸檔的文件資料應(yīng)齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確，能夠全面反映氣象業(yè)務(wù)工作的全過程。3.便于利用原則檔案的整理和分類應(yīng)科學(xué)合理，便于檢索和查閱，提高檔案的利用效率。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案信息不泄露，同時嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)。二、歸檔范圍（一）氣象觀測資料1.地面氣象觀測數(shù)據(jù)，包括氣溫、氣壓、濕度、風(fēng)向風(fēng)速、降水、日照等要素的觀測記錄。2.高空氣象探測數(shù)據(jù)，如探空儀觀測的高空溫度、濕度、氣壓、風(fēng)向風(fēng)速等資料。3.氣象衛(wèi)星觀測數(shù)據(jù)，包括衛(wèi)星云圖、輻射資料等。4.雷達(dá)觀測數(shù)據(jù)，如氣象雷達(dá)的回波強(qiáng)度、徑向速度等信息。（二）氣象預(yù)報資料1.短期天氣預(yù)報產(chǎn)品，如短期天氣形勢分析、降水量預(yù)報、氣溫預(yù)報等。2.中期天氣預(yù)報資料，包括旬、月天氣預(yù)報等。3.長期氣候預(yù)測資料，如年度氣候趨勢預(yù)測、季節(jié)預(yù)測等。4.氣象災(zāi)害預(yù)警預(yù)報信息，如暴雨、大風(fēng)、雷電、寒潮等災(zāi)害性天氣的預(yù)警發(fā)布記錄。（三）氣象服務(wù)資料1.為政府部門提供的決策氣象服務(wù)材料，如專題氣象服務(wù)報告、重大活動氣象保障方案等。2.為公眾提供的氣象服務(wù)產(chǎn)品，如氣象短信、氣象網(wǎng)站信息、電視天氣預(yù)報節(jié)目資料等。3.為企業(yè)提供的專業(yè)氣象服務(wù)資料，如農(nóng)業(yè)氣象服務(wù)方案、氣象災(zāi)害風(fēng)險評估報告等。（四）氣象科研資料1.氣象科研項(xiàng)目立項(xiàng)申請書、研究報告、成果鑒定材料等。2.氣象科研論文、著作、專利等知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)資料。3.氣象科研實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、觀測記錄、分析報告等。（五）氣象設(shè)備資料1.氣象觀測儀器設(shè)備的采購合同、技術(shù)資料、說明書、維修記錄等。2.氣象通信設(shè)備、計算機(jī)系統(tǒng)等的相關(guān)資料，包括設(shè)備配置清單、運(yùn)行維護(hù)記錄等。3.氣象設(shè)備的安裝調(diào)試報告、驗(yàn)收報告等。（六）氣象行政管理資料1.氣象部門內(nèi)部的規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、會議紀(jì)要等文件。2.氣象業(yè)務(wù)工作的統(tǒng)計報表、年鑒、大事記等資料。3.氣象部門與上級主管部門、其他相關(guān)部門的往來文件、函件等。三、歸檔要求（一）文件材料的收集1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文件、數(shù)據(jù)光盤等多種載體形式。3.對于重要的文件材料，應(yīng)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）文件材料的整理1.歸檔的文件材料應(yīng)按照分類方案進(jìn)行整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.紙質(zhì)文件應(yīng)進(jìn)行分類、編號、裝訂，確保文件的整齊、牢固。3.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理，建立清晰的文件目錄結(jié)構(gòu)。（三）文件材料的質(zhì)量要求1.歸檔的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全。2.電子文件應(yīng)格式規(guī)范、內(nèi)容完整、元數(shù)據(jù)齊全，能夠長期保存和有效利用。3.對于破損、褪色的文件材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。四、歸檔流程（一）文件材料的形成與積累1.各業(yè)務(wù)部門在開展氣象業(yè)務(wù)工作過程中，應(yīng)及時形成和積累各類文件材料，并按照要求進(jìn)行分類整理。2.對于重要的文件材料，應(yīng)在形成后及時進(jìn)行備份，并妥善保管。（二）文件材料的移交1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期將整理好的文件材料移交至檔案管理部門。2.移交時，應(yīng)填寫文件材料移交清單，詳細(xì)注明文件材料的名稱、數(shù)量、形成時間等信息。3.檔案管理部門應(yīng)對移交的文件材料進(jìn)行核對，確保文件材料的完整性和準(zhǔn)確性。（三）檔案的整理與編目1.檔案管理部門收到移交的文件材料后，應(yīng)按照歸檔制度的要求進(jìn)行進(jìn)一步的整理和編目。2.整理過程中，應(yīng)對文件材料進(jìn)行分類、編號、裝訂等操作，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。3.編目應(yīng)包括檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息，便于檔案的檢索和查閱。（四）檔案的存儲與保管1.整理好的檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房中，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.檔案應(yīng)按照保管期限進(jìn)行分類存放，便于管理和查找。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。（五）檔案的利用與借閱1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。4.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還，如遇特殊情況需要延期歸還的，應(yīng)辦理延期手續(xù)。五、檔案的保管期限（一）永久保管1.氣象業(yè)務(wù)工作中具有重要?dú)v史價值和長遠(yuǎn)利用價值的文件材料，如氣象業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃、重大氣象災(zāi)害的歷史資料等。2.氣象科研成果中具有重大影響力的論文、著作、專利等知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)資料。3.氣象部門與上級主管部門、其他相關(guān)部門的重要往來文件、函件等。（二）長期保管1.氣象觀測資料中具有連續(xù)觀測價值的長期數(shù)據(jù)記錄，如多年的地面氣象觀測月報、年報等。2.氣象預(yù)報資料中具有一定歷史參考價值的中期、長期預(yù)報產(chǎn)品，如過去十年的旬、月天氣預(yù)報資料等。3.氣象服務(wù)資料中具有代表性的為政府部門提供的決策氣象服務(wù)材料，如近五年的專題氣象服務(wù)報告等。（三）短期保管1.氣象業(yè)務(wù)工作中臨時性的文件材料，如短期的工作計劃、總結(jié)、會議紀(jì)要等。2.氣象設(shè)備資料中一般性的維修記錄、運(yùn)行維護(hù)報告等。3.氣象行政管理資料中近期的統(tǒng)計報表、年鑒等。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的價值和保管期限，對檔案進(jìn)行全面審查，提出存毀意見。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀申請表，經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。3.銷毀檔案的過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。七、檔案管理的信息化建設(shè)（一）檔案管理系統(tǒng)的建立1.建立氣象業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和信息化檢索。2.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備文件上傳、分類整理、編目檢索、借閱管理、統(tǒng)計分析等功能。3.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與公司/組織內(nèi)部的辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等進(jìn)行有效集成，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和互通。（二）電子檔案的管理1.加強(qiáng)電子檔案的收集、整理、存儲和保管，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性萬年歷。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，存儲在多種載體上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.建立電子檔案的元數(shù)據(jù)管理體系，確保電子檔案的元數(shù)據(jù)齊全、準(zhǔn)確，便于電子檔案的長期保存和利用。（三）檔案信息安全保障1.加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。3.對涉及國家機(jī)密