PAGE如何建立檔案值班制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的安全與完整，規(guī)范檔案值班工作流程，提高檔案服務(wù)質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案值班工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.堅(jiān)持安全第一，預(yù)防為主的方針，保障檔案實(shí)體與信息安全。3.實(shí)行崗位責(zé)任制，明確各崗位職責(zé)與工作流程，確保值班工作有序進(jìn)行。4.注重服務(wù)質(zhì)量，提高檔案利用效率，滿足公司內(nèi)部及外部相關(guān)單位的檔案查詢需求。二、檔案值班人員職責(zé)（一）值班主管職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)檔案值班期間的管理工作，監(jiān)督值班人員履行職責(zé)。2.協(xié)調(diào)解決值班過程中出現(xiàn)的各類問題，重大問題及時(shí)向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。3.定期檢查檔案保管狀況，確保檔案存儲環(huán)境安全、適宜。4.組織開展檔案值班工作的培訓(xùn)與考核，提高值班人員業(yè)務(wù)水平。（二）檔案接收與登記人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)接收各類檔案資料，認(rèn)真核對檔案數(shù)量、內(nèi)容及移交手續(xù)。2.按照規(guī)定的格式和要求，準(zhǔn)確填寫檔案接收登記表，詳細(xì)記錄檔案的來源、名稱、數(shù)量、日期等信息。3.及時(shí)將接收的檔案資料整理入庫，確保檔案存放有序。（三）檔案查閱與借閱管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)接待檔案查閱與借閱人員，審核查閱與借閱申請。2.按照檔案查閱與借閱規(guī)定，為查閱與借閱人員提供必要的協(xié)助與服務(wù)。3.嚴(yán)格登記檔案查閱與借閱情況，包括查閱與借閱人員姓名、單位、日期、檔案名稱及數(shù)量等信息。4.督促查閱與借閱人員按時(shí)歸還檔案，對逾期未還的檔案進(jìn)行催還。（四）檔案整理與編目人員職責(zé)1.定期對檔案進(jìn)行整理，確保檔案分類準(zhǔn)確、排列有序。2.按照檔案編目規(guī)則，編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，方便檔案查找與利用。3.對破損、褪色等不符合保管要求的檔案進(jìn)行修復(fù)與技術(shù)處理。（五）檔案安全保障人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，定時(shí)巡查庫房，檢查門窗、消防設(shè)施、防盜設(shè)備等是否完好。2.做好庫房溫濕度記錄，根據(jù)檔案保管要求，適時(shí)調(diào)節(jié)庫房溫濕度。3.發(fā)現(xiàn)安全隱患及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施，確保檔案安全。三、檔案值班工作流程（一）值班準(zhǔn)備1.值班人員提前到達(dá)工作崗位，做好值班室內(nèi)外的清潔衛(wèi)生工作。2.檢查各類設(shè)備設(shè)施是否正常運(yùn)行，如電腦、打印機(jī)、空調(diào)、消防設(shè)備等。3.準(zhǔn)備好值班所需的辦公用品，如登記表、登記簿、筆等。（二）檔案接收1.接收檔案時(shí)，值班人員應(yīng)與移交人當(dāng)面清點(diǎn)檔案數(shù)量，核對檔案內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確。2.對于重要檔案或特殊載體檔案（如電子檔案、照片檔案、實(shí)物檔案等），應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)檢查與登記。3.在檔案接收登記表上詳細(xì)記錄檔案的相關(guān)信息，雙方簽字確認(rèn)。（三）檔案查閱與借閱1.查閱與借閱人員提出申請后，值班人員應(yīng)認(rèn)真審核申請內(nèi)容，包括查閱與借閱目的、范圍、期限等。2.對于符合規(guī)定的申請，按照檔案查閱與借閱規(guī)定，為查閱與借閱人員提供檔案，并做好登記手續(xù)。3.告知查閱與借閱人員檔案查閱與借閱的注意事項(xiàng)，如不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印等。4.對查閱與借閱人員歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，檢查檔案是否完好無損，如有問題及時(shí)查明原因并處理。（四）檔案整理與編目1.定期對檔案進(jìn)行分類整理，按照檔案類別、年度、保管期限等進(jìn)行排列。2.編制檔案目錄，將檔案的題名、責(zé)任者、日期、文號、頁數(shù)等信息錄入目錄系統(tǒng)。3.在整理與編目過程中，發(fā)現(xiàn)檔案存在問題（如編號錯(cuò)誤、內(nèi)容缺失等），及時(shí)進(jìn)行核實(shí)與處理。（五）檔案安全保障1.定時(shí)巡查檔案庫房，檢查庫房門窗是否關(guān)閉、鎖具是否完好。2.查看消防設(shè)施是否在位、有效，滅火器壓力是否正常，消防通道是否暢通。3.記錄庫房溫濕度數(shù)據(jù)，根據(jù)溫濕度情況采取相應(yīng)的調(diào)節(jié)措施。4.發(fā)現(xiàn)異常情況（如漏水、停電、設(shè)備故障等）及時(shí)報(bào)告值班主管，并采取應(yīng)急措施。（六）值班記錄與交接1.值班人員應(yīng)認(rèn)真填寫值班記錄，詳細(xì)記錄值班期間檔案接收、查閱與借閱、整理與編目、安全保障等工作情況。2.下班前，值班人員應(yīng)將值班記錄、未完成的工作及相關(guān)物品整理好，與下一班值班人員進(jìn)行交接。3.交接雙方應(yīng)在值班交接登記簿上簽字確認(rèn)，明確交接事項(xiàng)與責(zé)任。四、檔案查閱與借閱規(guī)定（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案部門查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。3.查閱檔案人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自抽取、撤換檔案材料。4.檔案部門應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供必要的協(xié)助與指導(dǎo)，確保查閱工作順利進(jìn)行。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員借閱檔案，需填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人及檔案部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱檔案一般不得超過規(guī)定期限，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)對所借檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大借閱范圍。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案是否完好無損，如有損壞或丟失，應(yīng)查明原因并追究借閱人員責(zé)任。（三）外部單位查閱與借閱規(guī)定（如有）1.外部單位查閱與借閱檔案，應(yīng)提前與公司檔案部門聯(lián)系，提交查閱與借閱申請函，注明查閱與借閱目的、范圍、期限等。2.經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，外部單位查閱與借閱人員應(yīng)持有效證件到檔案部門辦理查閱與借閱手續(xù)。3.外部單位查閱與借閱檔案時(shí)，應(yīng)遵守公司檔案管理規(guī)定，檔案部門應(yīng)安排專人陪同，確保檔案安全。4.外部單位如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。五、檔案保管與保護(hù)（一）檔案庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，定期進(jìn)行清掃與消毒。2.庫房內(nèi)檔案架應(yīng)排列整齊，檔案存放有序，便于查找與利用。3.庫房應(yīng)安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查與維護(hù)。（二）檔案實(shí)體保護(hù)1.對紙質(zhì)檔案應(yīng)采取防潮、防蟲、防火等措施，如使用檔案盒、干燥劑、防蟲藥等。2.對電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲在安全的介質(zhì)上，并異地存放。3.對照片檔案、實(shí)物檔案等特殊載體檔案，應(yīng)根據(jù)其特點(diǎn)采取相應(yīng)的保護(hù)措施，確保檔案的完整性與可讀性。（三）檔案信息安全1.建立檔案信息安全管理制度，對檔案信息的存儲、傳輸、使用等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格管理。2.對檔案管理系統(tǒng)設(shè)置安全權(quán)限，不同人員只能訪問其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。3.加強(qiáng)對檔案管理人員的信息安全培訓(xùn)，提高其安全意識與防范能力。4.定期對檔案信息進(jìn)行安全檢查與評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理安全隱患。六、檔案統(tǒng)計(jì)與分析（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對檔案的收進(jìn)、移出、整理、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、類別、年度、保管期限、查閱與借閱人次、利用效果等。3.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按照規(guī)定的格式與要求填寫。（二）檔案分析1.根據(jù)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，定期對檔案管理工作進(jìn)行分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，發(fā)現(xiàn)存在的問題。2.分析檔案利用情況，了解公司內(nèi)部及外部對檔案的需求，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。3.對檔案管理工作中的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問題進(jìn)行專題分析，提出解決方案與建議。七、檔案值班監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.建立檔案值班監(jiān)督制度，由檔案部門負(fù)責(zé)人定期對值班工作進(jìn)行檢查與監(jiān)督。2.設(shè)立意見箱，接受公司內(nèi)部及外部人員對檔案值班工作的意見與建議。3.對值班人員的工作情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，如通過監(jiān)控設(shè)備查看值班室內(nèi)外情況等。（二）考核辦法1.制定檔案值班人員考核標(biāo)準(zhǔn)，從工作態(tài)度、工作質(zhì)量、工作效率、安全保障等方面進(jìn)行考核。2.考核方式