PAGE檔案室制度牌上墻制度一、總則制定目的本制度旨在規(guī)范公司檔案室的管理，確保檔案的安全、完整與有效利用，為公司各項(xiàng)工作提供有力的支持與保障。適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在檔案管理工作中的行為?；驹瓌t1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案室對(duì)各類(lèi)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)，采取有效措施確保檔案的安全與保密，防止檔案信息的泄露。3.方便利用原則：在確保檔案安全保密的前提下，充分考慮檔案利用的需求，提供便捷、高效的服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，組織實(shí)施檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理公司各類(lèi)檔案，包括文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷(xiāo)毀等工作。4.建立健全檔案檢索體系，為公司各部門(mén)及員工提供檔案查詢(xún)服務(wù)。5.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查、評(píng)估和總結(jié)，不斷提高檔案管理水平。各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并及時(shí)移交檔案室。2.配合檔案室做好檔案的鑒定、銷(xiāo)毀等工作。3.按照規(guī)定的程序和要求，查閱、利用本部門(mén)及相關(guān)檔案。檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案管理工作，具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管等。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目，建立健全檔案檢索體系。4.做好檔案的安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄露。5.積極為公司各部門(mén)及員工提供檔案查詢(xún)服務(wù)，及時(shí)準(zhǔn)確地提供所需檔案。三、檔案收集與整理收集范圍1.公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表等。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與公司有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。3.公司對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、章程等。4.公司的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。5.公司的科研成果、技術(shù)資料、產(chǎn)品樣本等。6.公司的人事檔案、工資檔案、財(cái)務(wù)檔案等。7.其他具有保存價(jià)值的檔案。收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合檔案管理的要求。3.對(duì)收集到的檔案應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無(wú)用的文件，按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)。整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檢索和統(tǒng)計(jì)。整理方法1.文書(shū)檔案：按照年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限進(jìn)行分類(lèi)整理，編制案卷目錄。2.科技檔案：按照項(xiàng)目、專(zhuān)業(yè)、階段進(jìn)行分類(lèi)整理，建立科技檔案案卷目錄和底圖目錄。3.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)年度、類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)整理，編制會(huì)計(jì)檔案案卷目錄。4.人事檔案：按照干部檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理，建立人事檔案目錄。四、檔案歸檔與保管歸檔要求1.各部門(mén)應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案移交檔案室。2.移交的檔案應(yīng)符合檔案整理的要求，檔案目錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確。3.檔案室對(duì)接收的檔案應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的質(zhì)量。保管期限1.文書(shū)檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案主要是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的重要文件；長(zhǎng)期保管的檔案是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的文件；短期保管的檔案是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的文件。2.科技檔案按照其重要程度和保存價(jià)值確定保管期限。3.會(huì)計(jì)檔案的保管期限按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。4.人事檔案的保管期限按照干部檔案管理規(guī)定執(zhí)行。保管措施1.檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)分類(lèi)存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.對(duì)重要檔案應(yīng)采取備份措施，防止檔案丟失或損壞。五、檔案鑒定與銷(xiāo)毀鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度為依據(jù)，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)、準(zhǔn)確的鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，從公司的實(shí)際需要出發(fā)，確定檔案的存毀。鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，分析其內(nèi)容和價(jià)值，確定其存毀。2.綜合鑒定法：結(jié)合檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容、形式等因素，綜合判斷其價(jià)值。銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，注明檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限等內(nèi)容。3.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案室組織實(shí)施銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀徹底。4.銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字，并將檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)歸檔保存。六、檔案查閱與利用查詢(xún)范圍1.公司員工因工作需要，可查閱本部門(mén)及相關(guān)檔案。2.外單位因工作需要查閱公司檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理查閱手續(xù)。查詢(xún)要求1.查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等。2.查閱申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，交檔案室辦理查閱手續(xù)。3.查閱檔案應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。4.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。5.查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案室，并辦理歸還手續(xù)。利用方式1.復(fù)印：對(duì)需要利用的檔案資料，可根據(jù)需要進(jìn)行復(fù)印。復(fù)印的檔案資料應(yīng)加蓋檔案室印章。2.借閱：對(duì)確需借閱的檔案，可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[具體期限]，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。七、檔案信息化管理信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。信息化管理措施1.配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備和軟件，滿(mǎn)足檔案信息化管理的需要。2.建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將各類(lèi)檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)。3.開(kāi)發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查詢(xún)、利用等功能的自動(dòng)化管理。4.加強(qiáng)檔案信息安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、防火墻等措施，確保檔案信息的安全。八、監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.檔案室定期對(duì)各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管等情況。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)提出整改意見(jiàn)，督促各部門(mén)限期整改?？己嗽u(píng)價(jià)1.建立檔案管理工作考核評(píng)價(jià)制度，對(duì)各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)內(nèi)容包括檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)、制