PAGE誡勉檔案管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司誡勉檔案管理工作，確保誡勉檔案的真實(shí)、完整、有效，充分發(fā)揮誡勉檔案在公司管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工在受到誡勉處理期間的檔案管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，確保誡勉檔案管理工作合法合規(guī)。2.客觀公正原則：如實(shí)記錄員工誡勉期間的表現(xiàn)，不偏袒、不歧視，保證檔案內(nèi)容客觀真實(shí)。3.保密性原則：對(duì)誡勉檔案中的信息嚴(yán)格保密，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。二、誡勉檔案的內(nèi)容構(gòu)成（一）誡勉決定書包含誡勉的原因、依據(jù)、期限、要求等詳細(xì)信息，由公司相關(guān)管理部門正式下達(dá)。（二）誡勉期間的表現(xiàn)記錄1.工作業(yè)績(jī)方面：包括工作任務(wù)完成情況、工作質(zhì)量評(píng)估、工作創(chuàng)新成果等。2.工作態(tài)度方面：如出勤情況、工作積極性、責(zé)任心等表現(xiàn)。3.遵守規(guī)章制度情況：有無(wú)違反公司考勤制度、財(cái)務(wù)制度、保密制度等各項(xiàng)規(guī)定。（三）誡勉期間的獎(jiǎng)懲記錄1.獎(jiǎng)勵(lì)情況：如獲得的公司內(nèi)部獎(jiǎng)勵(lì)、外部榮譽(yù)等。2.處罰情況：若在誡勉期間再次出現(xiàn)違規(guī)違紀(jì)行為，相應(yīng)的處罰記錄。（四）誡勉期滿的考核評(píng)估1.自我總結(jié)：?jiǎn)T工對(duì)誡勉期間的表現(xiàn)進(jìn)行自我反思和總結(jié)。2.上級(jí)評(píng)價(jià)：上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)員工誡勉期滿后的綜合表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)價(jià)。3.綜合考核結(jié)果：根據(jù)自我總結(jié)、上級(jí)評(píng)價(jià)及其他相關(guān)表現(xiàn)，得出誡勉期滿的考核結(jié)論。三、誡勉檔案的建立與收集（一）建立流程1.當(dāng)員工受到誡勉處理時(shí)，由下達(dá)誡勉決定的部門負(fù)責(zé)將誡勉決定書原件及時(shí)移交至公司人力資源部門。2.人力資源部門設(shè)立專門的誡勉檔案管理文件夾，按照員工姓名建立獨(dú)立的檔案目錄。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集本部門員工誡勉期間的相關(guān)表現(xiàn)記錄。2.表現(xiàn)記錄應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，以書面形式或電子文檔形式提交至人力資源部門。3.涉及獎(jiǎng)懲情況的，相關(guān)部門應(yīng)在獎(jiǎng)懲決定生效后5個(gè)工作日內(nèi)將文件副本交至人力資源部門。四、誡勉檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.分類清晰原則：按照誡勉檔案的內(nèi)容構(gòu)成進(jìn)行分類整理，便于查找和管理。2.順序規(guī)范原則：各類文件按照時(shí)間先后順序排列，確保檔案的邏輯性。（二）整理方法1.將誡勉決定書放在檔案首頁(yè)，作為檔案的開篇。2.依次將誡勉期間的表現(xiàn)記錄、獎(jiǎng)懲記錄等按照類別和時(shí)間順序裝訂成冊(cè)。3.對(duì)于電子文檔，應(yīng)建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，與紙質(zhì)檔案對(duì)應(yīng)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。（三）歸檔存儲(chǔ)1.整理好的誡勉檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照員工姓名順序排列。2.同時(shí)，建立電子檔案索引，方便快速查詢和調(diào)用。3.檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲等功能，確保檔案的安全保存。五、誡勉檔案的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司人力資源部門工作人員因工作需要可查閱誡勉檔案。2.員工所在部門負(fù)責(zé)人在涉及員工績(jī)效評(píng)估、崗位調(diào)整等工作時(shí)，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后可查閱相關(guān)員工的誡勉檔案。3.公司高層管理人員在必要情況下，可查閱員工誡勉檔案，但需向人力資源部門備案。（二）查閱流程1.查閱人員填寫《誡勉檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等信息。2.將申請(qǐng)表提交至人力資源部門負(fù)責(zé)人審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，人力資源部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容等。（三）使用規(guī)定1.查閱人員只能在規(guī)定的場(chǎng)所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出。2.嚴(yán)禁涂改、偽造、損毀、丟失誡勉檔案。3.因工作需要摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容的，需經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人同意，并注明用途。六、誡勉檔案的保管期限（一）一般規(guī)定誡勉檔案的保管期限為自誡勉期滿之日起[X]年。（二）特殊情況1.若員工在誡勉期滿后因重大違規(guī)違紀(jì)行為再次受到處理，其誡勉檔案保管期限延長(zhǎng)至該處理結(jié)束后[X]年。2.涉及法律糾紛或其他特殊情況的，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)要求確定保管期限。七、誡勉檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期限屆滿的誡勉檔案，經(jīng)人力資源部門審核確認(rèn)后，可進(jìn)行銷毀。2.因公司改制、重組等原因，需要對(duì)誡勉檔案進(jìn)行清理銷毀的，按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（二）銷毀流程1.人力資源部門制定《誡勉檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的員工姓名、檔案編號(hào)、保管期限等信息。2.將銷毀清單提交至公司檔案管理部門審核。3.經(jīng)審核通過后，由檔案管理部門組織專人進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員等。4.將銷毀記錄與銷毀清單一并存檔，以備查考。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)誡勉檔案管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.誡勉檔案的建立、收集、整理、歸檔、查閱、使用、保管、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定。2.各部門提交的誡勉期間表現(xiàn)記錄是否真實(shí)、完整。3.查閱和使用誡勉檔案的審批手續(xù)是否齊全。（三）問題處理1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改。2.對(duì)違反本制度規(guī)定的行為，視情節(jié)輕重，給予相關(guān)責(zé)任人批評(píng)教育、警告、罰款等處罰。3.因違反制度規(guī)定導(dǎo)致誡勉檔案信息泄露、檔案損毀等后果的，依法追究相關(guān)責(zé)任人的法律責(zé)任。