PAGE小區(qū)檔案借閱制度建設(shè)一、總則（一）目的為了加強(qiáng)小區(qū)檔案管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本小區(qū)內(nèi)涉及檔案借閱的所有部門、單位及個人。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。3.提高檔案利用效率，滿足小區(qū)管理及相關(guān)工作對檔案信息的需求。二、檔案借閱范圍（一）可供借閱的檔案類型1.小區(qū)建設(shè)規(guī)劃檔案，包括小區(qū)整體規(guī)劃圖紙、各類建筑設(shè)計方案等。2.工程建設(shè)檔案，涵蓋工程立項文件、施工圖紙、竣工驗收資料等。3.物業(yè)管理檔案，如業(yè)主信息檔案、小區(qū)日常管理記錄、維修養(yǎng)護(hù)檔案等。4.財務(wù)檔案，包含小區(qū)財務(wù)收支賬目、審計報告等。5.其他經(jīng)小區(qū)管理部門認(rèn)定可以借閱的檔案。（二）限制借閱的檔案類型1.涉及小區(qū)商業(yè)機(jī)密、個人隱私且未經(jīng)授權(quán)公開的檔案。2.正在進(jìn)行重要決策且需保密的相關(guān)檔案資料。3.法律法規(guī)規(guī)定限制公開或借閱的檔案。三、借閱申請與審批（一）借閱申請1.借閱人需填寫《小區(qū)檔案借閱申請表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱目的、預(yù)計歸還日期等信息。2.申請表應(yīng)提交給所在部門負(fù)責(zé)人審核，確保借閱需求合理且符合工作需要。（二）審批流程1.一般檔案借閱申請，由所在部門負(fù)責(zé)人審批簽字后，即可到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.涉及重要檔案或限制借閱檔案的申請，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，并報小區(qū)分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意。3.審批通過后，檔案管理部門應(yīng)在申請表上加蓋審批章，并留存一份備案。四、借閱期限與歸還（一）借閱期限1.根據(jù)檔案的性質(zhì)和使用需求，確定不同檔案的借閱期限。一般檔案借閱期限不得超過[X]個工作日，特殊情況需延長借閱期限的，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請。2.對于涉及緊急工作或臨時項目的檔案借閱，借閱期限可根據(jù)實際情況靈活確定，但最長不得超過[X]天。（二）歸還要求1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借檔案，如需延期歸還，必須提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還檔案時，借閱人應(yīng)確保檔案的完整性和整潔性，不得對檔案進(jìn)行涂改、損壞、抽取等操作。3.檔案管理部門在接收歸還檔案時，應(yīng)認(rèn)真核對檔案數(shù)量、內(nèi)容及完整性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與借閱人溝通并查明原因。五、借閱登記與保管（一）借閱登記1.檔案管理部門應(yīng)建立《小區(qū)檔案借閱登記簿》，詳細(xì)記錄每一次檔案借閱的相關(guān)信息，包括借閱日期、借閱人姓名、部門、檔案名稱、數(shù)量、審批情況、歸還日期等。2.借閱登記應(yīng)做到及時、準(zhǔn)確、完整，確保每一筆借閱記錄可追溯。（二）保管措施1.借閱人應(yīng)妥善保管所借檔案，不得將檔案轉(zhuǎn)借他人或帶出小區(qū)指定場所。因工作需要確需帶出的，必須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)登記手續(xù)。2.在借閱期間，借閱人應(yīng)采取必要的防護(hù)措施，防止檔案受到損壞、污染或丟失。如發(fā)生檔案損壞或丟失情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.檔案管理部門應(yīng)定期對借閱檔案進(jìn)行清查核對，確保檔案的安全與完整。六、查閱利用規(guī)定（一）查閱方式1.借閱人如需查閱檔案內(nèi)容，應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出查閱室。2.查閱檔案時，應(yīng)使用檔案管理部門提供的查閱工具，不得自行復(fù)制、拍照、掃描檔案內(nèi)容。如需復(fù)制部分檔案內(nèi)容，應(yīng)按照本制度相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）利用限制1.借閱人應(yīng)嚴(yán)格按照借閱目的使用檔案資料，不得將檔案用于其他非工作目的或泄露給無關(guān)人員。2.對于涉及小區(qū)重要信息或機(jī)密的檔案資料，借閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自傳播或公開。七、保密與安全（一）保密要求1.檔案管理部門及借閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及小區(qū)機(jī)密、敏感信息的檔案予以保密。2.在檔案借閱過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容可能涉及保密事項，借閱人應(yīng)立即停止查閱，并向檔案管理部門報告。3.未經(jīng)檔案管理部門書面同意，借閱人不得擅自向任何單位或個人透露檔案內(nèi)容。（二）安全保障1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案存儲場所的安全管理，配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全存放。2.在檔案借閱期間，檔案管理部門應(yīng)密切關(guān)注檔案的安全狀況，如發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自借閱檔案。2.超出借閱期限未歸還檔案且未辦理續(xù)借手續(xù)。3.將檔案轉(zhuǎn)借他人或帶出規(guī)定場所未辦理相關(guān)手續(xù)。4.對檔案進(jìn)行涂改、損壞、抽取、丟失等行為。5.違反保密規(guī)定，擅自泄露檔案內(nèi)容。（二）處理措施1.對于首次發(fā)生違規(guī)行為且情節(jié)較輕的借閱人，檔案管理部門應(yīng)給予口頭警告，并要求其立即改正。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的借閱人，檔案管理部門應(yīng)視情況給予書面警告、暫停借閱權(quán)限[X]個月至[X]年不等的處罰，并將違規(guī)情況通報其所在部門。3.因違規(guī)行為給小區(qū)造成經(jīng)濟(jì)損失或不良影響的，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任，并接受小區(qū)內(nèi)部的紀(jì)律處分。九、附則（一）解釋權(quán)本制度