PAGE房產(chǎn)測繪檔案管理制度一、總則（一）目的為加強房產(chǎn)測繪檔案的科學管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在房產(chǎn)管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司（組織名稱）所有房產(chǎn)測繪項目檔案的管理，包括但不限于房產(chǎn)測繪成果報告、原始數(shù)據(jù)記錄、相關圖紙、照片等資料。（三）管理原則房產(chǎn)測繪檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理、分類科學、便于利用的原則，確保檔案的真實性、完整性和保密性。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善房產(chǎn)測繪檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理房產(chǎn)測繪檔案，對檔案進行分類、編號、整理、裝訂、存儲等工作。3.建立房產(chǎn)測繪檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理，方便查詢和利用。4.定期對房產(chǎn)測繪檔案進行檢查、核對，確保檔案的安全和完整。5.按照規(guī)定的期限保管房產(chǎn)測繪檔案，對到期檔案進行鑒定和銷毀。（二）測繪項目負責人職責1.負責組織本項目測繪資料的收集、整理和歸檔工作，確保資料的齊全、完整。2.在測繪項目完成后，及時將測繪成果報告、原始數(shù)據(jù)記錄等資料移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.對本項目檔案的真實性、準確性負責，配合檔案管理部門做好檔案的查詢、利用等工作。（三）檔案利用人員職責1.遵守檔案管理制度，按照規(guī)定的程序查閱、借閱房產(chǎn)測繪檔案。2.對所查閱、借閱的檔案要妥善保管，不得擅自涂改、轉借、復印、泄露檔案內(nèi)容。3.利用完畢后，及時歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.房產(chǎn)測繪項目委托書、合同等文件。2.測繪技術設計書、技術總結等技術文件。3.房產(chǎn)測繪成果報告，包括房產(chǎn)分丘圖、分戶圖、面積計算表等。4.原始測量數(shù)據(jù)記錄，如測量儀器的觀測記錄、控制點成果等。5.房產(chǎn)測繪過程中拍攝的照片、錄像等資料。6.與房產(chǎn)測繪項目有關的其他文件和資料。（二）收集要求1.測繪項目負責人應及時收集本項目的各類資料，確保資料的真實性和完整性。2.收集的資料應字跡清晰、圖表整潔、數(shù)據(jù)準確，簽字蓋章齊全。3.對電子文件應進行備份，并確保其可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于管理和利用。3.分類科學、編號規(guī)范、排列有序、裝訂整齊。（四）整理方法1.按照房產(chǎn)測繪項目的類別進行分類，如住宅測繪、商業(yè)測繪等。2.對每類項目的檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。3.將檔案資料按照順序排列，依次為項目委托書、技術設計書、原始數(shù)據(jù)記錄、成果報告、其他資料等。4.對紙張大小不一致的資料進行折疊或裱糊，使其規(guī)格統(tǒng)一。5.裝訂成冊的檔案應在左側裝訂，裝訂應牢固、整齊，不得壓字、掉頁。四、檔案分類與編號（一）分類方法1.按照房產(chǎn)測繪項目的性質和用途，分為住宅測繪檔案、商業(yè)測繪檔案、工業(yè)測繪檔案等。2.對于每個類別，再按照測繪區(qū)域、測繪時間等進行細分。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“年份+項目類別代碼+順序號”的格式。2.年份為四位數(shù)字，如“2023”。3.項目類別代碼用大寫字母表示，如“Z”表示住宅測繪，“S”表示商業(yè)測繪，“G”表示工業(yè)測繪等。4.順序號為三位數(shù)字，從“001”開始依次編號。5.例如，2023年住宅測繪項目的第一份檔案編號為“2023Z001”。五、檔案存儲與保管（一）存儲方式1.采用紙質檔案與電子檔案相結合的方式進行存儲。2.紙質檔案應存放在專門的檔案柜中，檔案柜應堅固、防火、防潮、防蟲。3.電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應異地存放。（二）保管期限1.房產(chǎn)測繪檔案的保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案包括房產(chǎn)測繪項目的重要成果報告、涉及重大產(chǎn)權糾紛的檔案等。3.長期保管的檔案期限為30年，包括一般房產(chǎn)測繪項目的成果報告、原始數(shù)據(jù)記錄等。4.短期保管的檔案期限為10年，包括一些臨時性測繪項目的資料等。（三）保管要求1.檔案管理部門應定期對檔案進行檢查和核對，確保檔案的安全和完整。2.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制。3.嚴格控制檔案的借閱范圍和期限，防止檔案丟失或損壞。六、檔案查閱與借閱（一）查閱程序1.查閱房產(chǎn)測繪檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。2.《檔案查閱申請表》經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，確定是否提供查閱，并安排專人負責查閱服務。4.查閱人員應在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出。5.查閱過程中，不得在檔案上涂改、標記、抽換等。（二）借閱程序1.因工作需要借閱房產(chǎn)測繪檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等。2.《檔案借閱申請表》經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，方可借閱。3.借閱人員應持有效證件到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，領取檔案。4.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應對所借閱的檔案妥善保管，不得轉借他人，不得泄露檔案內(nèi)容。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對房產(chǎn)測繪檔案進行鑒定，確保檔案的保管價值與實際需求相符。2.鑒定工作應遵循全面審查、準確判定、合理取舍的原則。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、測繪技術專家、相關業(yè)務部門人員等組成。2.檔案鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、價值、保管期限等進行全面審查。2.參考同類檔案的利用情況和保管期限。3.征求相關部門和人員的意見。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組填寫《檔案銷毀申請表》。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)公司（組織名稱）領導批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行銷毀，并做好銷毀記錄。4.銷毀記錄應包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀人員等信息，銷毀記錄應長期保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立房產(chǎn)測繪檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理的效率和準確性，方便檔案的查詢和共享。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理部門應安排專人負責房產(chǎn)測繪檔案的數(shù)字化錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護和更新，保證數(shù)據(jù)的時效性。（三）系統(tǒng)安全與保密1.加強房產(chǎn)測繪檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。2.對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。九、檔案統(tǒng)計與移交（一）檔案統(tǒng)計1.檔案管理部門應建立房產(chǎn)測繪檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進行統(tǒng)計分析。2.統(tǒng)計報表應準確、及時，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）檔案移交1.房產(chǎn)測繪項目完成后，測繪項目負責人應按照規(guī)定的時間和要求，將檔案及時移交檔案管理