PAGE非典防控檔案歸檔制度一、總則（一）目的為了加強非典防控檔案的管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為公司/組織應對突發(fā)公共衛(wèi)生事件提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織在非典防控期間形成的各類文件、資料、記錄等檔案的歸檔管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案應如實反映非典防控工作的實際情況。2.完整性原則：全面收集、整理與非典防控相關的各類檔案，確保無遺漏。3.準確性原則：檔案內(nèi)容準確無誤，數(shù)據(jù)真實可靠。4.系統(tǒng)性原則：按照一定的分類標準和方法，對檔案進行科學整理，使其具有系統(tǒng)性。5.安全性原則：采取有效措施，確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、歸檔范圍（一）文件類1.上級部門關于非典防控工作的文件、通知、指示等。2.公司/組織制定的非典防控工作方案、應急預案、管理制度等。3.會議記錄、紀要，包括非典防控工作會議、領導小組會議等。4.工作匯報、總結，如向政府部門的匯報、公司內(nèi)部的階段總結等。（二）資料類1.非典防控知識宣傳資料，如宣傳手冊、海報、宣傳單頁等。2.員工健康信息資料，包括員工每日體溫監(jiān)測記錄、健康狀況報告等。3.防控物資采購、發(fā)放記錄，如口罩、防護服、消毒液等物資的采購合同、出入庫清單等。4.疫情監(jiān)測數(shù)據(jù)，如每日新增病例數(shù)、疑似病例數(shù)、密切接觸者信息等。（三）記錄類1.辦公區(qū)域消毒記錄，包括消毒時間、消毒人員、消毒范圍等。2.外來人員登記記錄，詳細記錄外來人員的姓名、單位、來訪時間、體溫檢測情況等。3.員工請假記錄，對于因疫情相關原因請假的員工，記錄請假時間及事由。4.防控工作現(xiàn)場照片、視頻資料，記錄防控措施執(zhí)行情況、工作場景等。三、歸檔要求（一）文件材料要求1.歸檔的文件材料應齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.紙張應符合檔案保存要求，一般采用A4紙，破損、褪色的文件應進行修復或復制。3.電子文件應確保格式通用、內(nèi)容完整，并進行備份存儲。（二）資料整理要求1.宣傳資料應分類整理，按照不同主題或時間段進行排序。2.員工健康信息資料應按照員工姓名或部門進行分類，確保信息準確、連續(xù)。3.防控物資記錄應詳細記錄物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購日期、使用情況等，做到賬物相符。（三）記錄填寫要求1.各類記錄應及時填寫，內(nèi)容真實、準確、詳細，不得漏填、錯填。2.記錄應使用鋼筆或中性筆填寫，字跡工整，不得隨意涂改。如有涂改，應在涂改處加蓋印章或簽字確認。四、歸檔流程（一）收集1.各部門指定專人負責收集本部門在非典防控期間形成的各類檔案材料，確保材料的及時、完整收集。2.對于分散在不同人員手中的檔案材料，應及時進行催交，避免遺漏。（二）整理1.收集到的檔案材料應按照歸檔范圍進行分類整理，去除無關材料和重復文件。2.對文件材料進行編號、編目，編制目錄清單，便于查找和管理。3.對資料類和記錄類檔案進行分類裝訂或裝盒，確保整齊有序。（三）審核1.整理好的檔案材料應提交部門負責人進行審核，確保檔案內(nèi)容的準確性和完整性。2.審核通過后的檔案材料應簽字確認，并注明審核日期。（四）移交1.各部門將審核后的檔案材料移交至公司/組織的檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案進行核對、接收，并辦理交接手續(xù)，雙方簽字確認。五、檔案分類與編號（一）分類方法1.按年度分類：將非典防控檔案按年份進行分類，如2003年檔案、2004年檔案等。2.按類別分類：在年度分類的基礎上，進一步按照文件、資料、記錄等類別進行細分。文件類：分為上級文件、本級文件等。資料類：分為宣傳資料、健康信息資料等。記錄類：分為消毒記錄、人員登記記錄等。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“年度+類別代碼+流水號”的形式。2.年度用四位數(shù)字表示，如2003。3.類別代碼根據(jù)檔案分類設置，如文件類用“W”表示，資料類用“Z”表示，記錄類用“J”表示。4.流水號為三位數(shù)，從001開始依次編號。例如，2003年文件類的第一份檔案編號為“2003W001”。六、檔案保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，確保庫房安全、干燥、通風良好，溫度和濕度符合檔案保存要求。2.庫房應配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設施，如滅火器、防盜門、除濕機、防蟲藥、鼠夾等。（二）保管方式1.檔案應按照分類和編號順序上架存放，便于查找和管理。2.電子檔案應存儲在專用的存儲設備上，并進行備份，備份存儲地點應與主存儲地點分開。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。七、檔案查閱與利用（一）查閱權限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱非典防控檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司/組織機密的檔案，查閱人員應嚴格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)批準不得擅自復制、摘抄或傳播檔案內(nèi)容。（二）查閱流程1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，提交部門負責人審批。審批通過后，將申請表交至檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)申請表提供的查閱內(nèi)容，查找相應檔案，并在檔案查閱登記簿上記錄查閱人員姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得將檔案帶出庫房。如需復印或摘抄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。（三）利用規(guī)定1.檔案利用應遵循合法、合理、有效的原則，不得損害公司/組織利益和他人權益。2.利用檔案形成的資料，如研究報告、工作總結等，應注明檔案來源，不得擅自更改檔案內(nèi)容。3.檔案管理部門應定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，為公司/組織的決策提供參考依據(jù)。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)非典防控工作的實際需要和檔案的保存價值，對檔案進行定期鑒定。2.鑒定工作應遵循全面審查、區(qū)別對待、確保重點的原則，保證檔案的真實性、完整性和系統(tǒng)性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員等組成。鑒定小組負責對檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進行綜合分析，判斷其保存價值。2.參考國家有關檔案保管期限的規(guī)定，結合公司/組織的實際情況，確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》，報公司/組織領導審批。2.審批通過后，檔案管理部門負責組織銷毀工作。銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》上