PAGE公司檔案管理銷毀制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案信息的安全與保密，規(guī)范檔案銷毀工作流程，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位在檔案管理過程中涉及的檔案銷毀工作。（三）基本原則1.合法性原則：檔案銷毀工作必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，確保銷毀行為合法合規(guī)。2.保密性原則：在檔案銷毀過程中，要采取有效措施保護檔案信息的安全，防止信息泄露。3.準(zhǔn)確性原則：準(zhǔn)確界定需銷毀檔案的范圍、期限和方式，確保銷毀工作準(zhǔn)確無誤。4.可追溯性原則：對檔案銷毀全過程進行記錄，以便查詢和追溯。二、檔案銷毀范圍（一）已過保管期限且無繼續(xù)保存價值的檔案1.各類文件、合同、協(xié)議等，自形成之日起，超過規(guī)定保管期限，經(jīng)鑒定確無利用價值的。2.財務(wù)檔案中已過保管期限的會計憑證、賬簿、報表等。3.人事檔案中已離職人員且超過保管期限的相關(guān)資料。（二）重復(fù)、多余或無效的檔案1.內(nèi)容相同或相近的文件副本，留存一份足以滿足工作需要的，其余可銷毀。2.因機構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，不再使用或已失效的檔案。（三）不符合保密要求或存在安全隱患的檔案1.涉及國家機密、商業(yè)秘密等敏感信息，經(jīng)批準(zhǔn)不再需要保密的檔案，按規(guī)定程序銷毀。2.已破損、變質(zhì)，無法修復(fù)且無保存價值的檔案。三、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，成員包括檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員。（二）鑒定流程1.檔案管理部門定期對庫存檔案進行清查，提出需鑒定的檔案清單。2.鑒定工作小組對清單中的檔案進行逐一審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，綜合判斷其保存價值。3.對于需銷毀的檔案，鑒定工作小組應(yīng)填寫《檔案銷毀鑒定表》，詳細(xì)記錄檔案名稱、形成時間、保管期限、銷毀原因等信息，并由小組成員簽字確認(rèn)。（三）鑒定周期檔案鑒定工作原則上每年進行一次，特殊情況可根據(jù)實際需要適時開展。四、檔案銷毀審批（一）審批流程1.檔案管理部門將經(jīng)鑒定后的《檔案銷毀鑒定表》提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)鑒定意見，對擬銷毀檔案進行審核，簽署審批意見。3.對于涉及重要事項或敏感信息的檔案銷毀，需報公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。（二）審批要求審批人應(yīng)認(rèn)真審查《檔案銷毀鑒定表》，確保銷毀檔案的范圍、期限等符合規(guī)定要求，審批意見應(yīng)明確、具體。五、檔案銷毀實施（一）銷毀方式1.物理銷毀：對于紙質(zhì)檔案，可采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀；對于電子檔案，應(yīng)進行徹底刪除或格式化處理，并確保存儲介質(zhì)無法恢復(fù)數(shù)據(jù)。2.委托銷毀：對于數(shù)量較大或?qū)I(yè)性較強的檔案銷毀工作，可委托具有資質(zhì)的專業(yè)檔案銷毀機構(gòu)進行處理。（二）銷毀現(xiàn)場管理1.若采用物理銷毀方式，應(yīng)在公司指定的安全地點進行，并安排專人負(fù)責(zé)現(xiàn)場監(jiān)督。2.銷毀過程中，要嚴(yán)格控制銷毀范圍，確保待銷毀檔案全部銷毀，防止遺漏。3.對銷毀現(xiàn)場進行拍照或錄像，留存記錄。（三）銷毀記錄1.檔案管理部門應(yīng)建立《檔案銷毀記錄臺賬》，詳細(xì)記錄檔案銷毀的時間、地點、方式、數(shù)量、經(jīng)辦人等信息。2.對于委托銷毀的檔案，應(yīng)留存與專業(yè)檔案銷毀機構(gòu)簽訂的委托合同及銷毀證明文件。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司審計部門定期對檔案銷毀工作進行審計監(jiān)督，檢查銷毀制度的執(zhí)行情況、銷毀流程的合規(guī)性以及銷毀記錄的完整性。2.檔案管理部門應(yīng)定期對本部門檔案銷毀工作進行自查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）外部監(jiān)督接受上級主管部門、檔案行政管理部門等相關(guān)單位的監(jiān)督檢查，積極配合提供有關(guān)檔案銷毀工作的資料和情況。七、責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.因檔案管理人員未按規(guī)定進行檔案鑒定、審批或銷毀操作，導(dǎo)致檔案信息泄露、丟失或銷毀不當(dāng)?shù)?，追究檔案管理人員的責(zé)任。2.業(yè)務(wù)部門提供虛假檔案鑒定意見或阻礙檔案銷毀工作正常開展的，追究業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員的責(zé)任。3.審批人未認(rèn)真履行審批職責(zé)，導(dǎo)致不符合規(guī)定的檔案被銷毀的，追究審批人的責(zé)任。（二）責(zé)任追究方式1.對于責(zé)任人員，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、記過、降職、撤職等處分。2.因故意或重大過失導(dǎo)致檔案信息泄露、丟失或造成其他嚴(yán)重后果的，依法追究法律責(zé)任。