PAGE檔案管理八防制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本八防制度。本制度旨在通過一系列防范措施，防止檔案在保管和使用過程中出現(xiàn)損壞、丟失、泄露等問題，保障公司檔案資產(chǎn)的安全與穩(wěn)定，為公司各項(xiàng)工作的開展提供堅(jiān)實(shí)的檔案支持。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。涵蓋公司各類文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、技術(shù)資料、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等所有具有保存價(jià)值的檔案資料。（三）基本原則1.安全第一原則將檔案安全置于首位，采取有效措施預(yù)防各類安全風(fēng)險(xiǎn)，確保檔案實(shí)體和信息的安全。2.預(yù)防為主原則強(qiáng)化檔案管理過程中的預(yù)防機(jī)制，提前識別潛在風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)防范措施，避免安全事故的發(fā)生。3.全面覆蓋原則對檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行全面防護(hù)，包括檔案的收集、整理、存儲、借閱、利用、銷毀等，確保不留安全隱患。4.責(zé)任明確原則明確各部門及人員在檔案安全管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人，確保各項(xiàng)防范措施得到有效落實(shí)。二、檔案管理八防具體內(nèi)容（一）防火1.檔案庫房防火要求檔案庫房應(yīng)安裝防火門、防火卷簾等防火分隔設(shè)施，確保與其他區(qū)域有效分隔。庫房內(nèi)嚴(yán)禁使用明火，如電爐、酒精燈等。配備火災(zāi)自動報(bào)警系統(tǒng)和自動滅火系統(tǒng)，并定期進(jìn)行檢查、維護(hù)和測試，確保其正常運(yùn)行。安裝防火閥，防止火災(zāi)蔓延至通風(fēng)管道。2.檔案整理及使用場所防火要求各部門檔案整理區(qū)域和檔案查閱室應(yīng)保持整潔，嚴(yán)禁堆放易燃物品。配備適量的滅火器材，如滅火器、滅火器具等，并放置在明顯且易于取用的位置。對電氣設(shè)備進(jìn)行定期檢查，確保電線無老化、短路等現(xiàn)象，嚴(yán)禁私拉亂接電線。嚴(yán)格遵守辦公區(qū)域的用火用電規(guī)定，離開辦公區(qū)域時(shí)，應(yīng)關(guān)閉所有電器設(shè)備電源。（二）防潮1.檔案庫房防潮措施檔案庫房應(yīng)選址在干燥、通風(fēng)的位置，避免靠近水源或地勢低洼易積水區(qū)域。安裝除濕設(shè)備，將庫房濕度控制在規(guī)定范圍內(nèi)（一般為40%60%）。定期檢查除濕設(shè)備運(yùn)行情況，確保其正常工作。對庫房地面進(jìn)行防潮處理，如鋪設(shè)防潮地板或做防潮涂層。檔案架、柜應(yīng)與墻壁保持一定距離，便于通風(fēng)防潮。2.檔案紙張防潮要求檔案紙張應(yīng)采用質(zhì)量較好、具有防潮性能的紙張進(jìn)行打印和書寫。對重要檔案進(jìn)行密封包裝，可使用防潮袋、密封盒等，減少與潮濕空氣接觸。在檔案整理和存放過程中，避免檔案直接接觸地面或墻面，可放置墊板或采取架空存放方式。（三）防蟲1.檔案庫房防蟲措施庫房門窗應(yīng)安裝防蟲網(wǎng)，防止昆蟲進(jìn)入。定期對庫房進(jìn)行清掃，保持環(huán)境整潔，清除雜物和灰塵，減少害蟲滋生環(huán)境。在庫房內(nèi)放置驅(qū)蟲物品，如樟腦丸、薰衣草等，但要注意避免與檔案直接接觸，防止損壞檔案。對新入庫檔案進(jìn)行嚴(yán)格檢查，防止攜帶害蟲進(jìn)入庫房。2.防蟲藥劑使用規(guī)定如需使用防蟲藥劑，必須選用符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的環(huán)保型藥劑，并按照規(guī)定的劑量和方法使用。使用防蟲藥劑時(shí)，應(yīng)做好防護(hù)措施，避免藥劑對人體造成傷害。同時(shí)，要注意防止藥劑污染檔案。定期評估防蟲藥劑的使用效果，根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整使用方案。（四）防盜1.檔案庫房防盜設(shè)施檔案庫房應(yīng)安裝堅(jiān)固的防盜門、防盜窗，并配備防盜報(bào)警裝置，如紅外探測器、門磁報(bào)警器等。安裝監(jiān)控系統(tǒng)，對庫房出入口及內(nèi)部進(jìn)行24小時(shí)實(shí)時(shí)監(jiān)控，監(jiān)控資料應(yīng)保存一定期限，以備查閱。庫房鑰匙應(yīng)由專人保管，嚴(yán)格執(zhí)行鑰匙管理制度，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。2.檔案借閱及外出攜帶防盜要求檔案借閱應(yīng)嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還要求。借閱人員不得擅自將檔案帶出公司規(guī)定范圍。因工作需要攜帶檔案外出時(shí)，必須經(jīng)過嚴(yán)格審批，并采取必要的防盜措施，如使用專用檔案箱、加封條等，確保檔案安全。（五）防光1.檔案庫房防光要求檔案庫房窗戶應(yīng)采用防紫外線玻璃，或安裝遮陽窗簾，避免陽光直射檔案。庫房內(nèi)照明燈具應(yīng)選用無紫外線輻射的燈具，如LED燈等，并合理控制光照強(qiáng)度，防止光線對檔案造成損害。對檔案庫房的照明系統(tǒng)進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保燈具正常工作，避免出現(xiàn)照明故障導(dǎo)致光線異常。2.檔案整理及查閱場所防光措施各部門檔案整理區(qū)域和檔案查閱室應(yīng)避免陽光直射檔案整理設(shè)備和查閱臺面。在查閱檔案時(shí)，應(yīng)盡量利用自然光線或低照度的人工照明，減少強(qiáng)光對檔案的照射時(shí)間。（六）防塵1.檔案庫房防塵措施檔案庫房應(yīng)保持相對封閉狀態(tài)，減少外界灰塵進(jìn)入。定期對庫房門窗進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保密封良好。安裝空氣過濾設(shè)備，對進(jìn)入庫房的空氣進(jìn)行過濾，降低灰塵含量。定期對庫房地面、貨架、檔案表面進(jìn)行清潔，可使用吸塵器、微濕抹布等工具，但要注意避免損壞檔案。2.檔案整理及使用過程防塵要求在檔案整理過程中，應(yīng)盡量在清潔的環(huán)境中進(jìn)行，避免在多塵的場所操作。查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)保持手部清潔，避免將灰塵沾染到檔案上。如需使用工具，應(yīng)確保工具清潔無灰塵。（七）防有害氣體1.檔案庫房防有害氣體措施檔案庫房應(yīng)遠(yuǎn)離污染源，如化工企業(yè)、垃圾處理場等，避免有害氣體侵入。安裝通風(fēng)換氣設(shè)備，定期對庫房進(jìn)行通風(fēng)換氣，保持空氣清新。通風(fēng)設(shè)備應(yīng)具備過濾有害氣體的功能。對庫房內(nèi)的空氣質(zhì)量進(jìn)行定期檢測，如檢測二氧化硫、氮氧化物、甲醛等有害氣體含量，確保符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。嚴(yán)禁在庫房內(nèi)存放具有揮發(fā)性有害氣體的物品，如油漆、膠水等。2.檔案整理及使用場所防有害氣體要求各部門檔案整理區(qū)域和檔案查閱室應(yīng)保持通風(fēng)良好，避免有害氣體積聚。對新裝修的檔案整理區(qū)域或查閱室，應(yīng)進(jìn)行充分通風(fēng)換氣后再投入使用，確保室內(nèi)空氣質(zhì)量達(dá)標(biāo)。（八）防磁1.檔案庫房防磁要求檔案庫房應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場源，如變電站、電機(jī)房等，防止磁場對檔案造成磁化損壞。對庫房內(nèi)的電氣設(shè)備進(jìn)行合理布局，避免產(chǎn)生強(qiáng)磁場干擾檔案。對磁性載體檔案（如磁帶、磁盤等），應(yīng)采用防磁包裝材料進(jìn)行包裝，并單獨(dú)存放于防磁柜中。2.檔案整理及使用過程防磁措施在檔案整理過程中，避免使用帶有強(qiáng)磁性的工具或設(shè)備靠近檔案。對電子檔案的存儲設(shè)備，應(yīng)定期進(jìn)行檢測，確保其磁性性能穩(wěn)定，防止數(shù)據(jù)丟失。三、檔案管理八防工作流程（一）日常檢查流程1.檔案管理人員每日對檔案庫房及各部門檔案整理區(qū)域進(jìn)行巡查，檢查內(nèi)容包括防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體、防磁等方面的設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況和環(huán)境狀況。2.填寫日常檢查記錄表，詳細(xì)記錄檢查時(shí)間、檢查部位、發(fā)現(xiàn)問題及處理情況等信息。3.如發(fā)現(xiàn)問題，能當(dāng)場解決的應(yīng)立即處理；無法當(dāng)場解決的，應(yīng)及時(shí)報(bào)告上級領(lǐng)導(dǎo)，并采取臨時(shí)防護(hù)措施，防止問題進(jìn)一步惡化。（二）定期維護(hù)流程1.每月對檔案庫房的除濕設(shè)備、通風(fēng)設(shè)備、消防設(shè)備、監(jiān)控設(shè)備等進(jìn)行全面維護(hù)檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.每季度對檔案紙張進(jìn)行抽樣檢查，查看是否有受潮、發(fā)霉、蟲蛀等現(xiàn)象，如有問題及時(shí)采取處理措施。3.每年對檔案庫房的地面、墻面、檔案架、柜等進(jìn)行清潔和保養(yǎng)，對防蟲藥劑進(jìn)行評估和補(bǔ)充。4.定期對檔案管理人員進(jìn)行八防知識培訓(xùn)，提高其安全意識和操作技能。培訓(xùn)記錄應(yīng)妥善保存。（三）應(yīng)急處理流程1.當(dāng)發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等緊急情況時(shí)，檔案管理人員應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案。2.迅速組織人員疏散檔案，優(yōu)先搶救重要檔案資料，并采取相應(yīng)的滅火、排水、防盜等措施，盡量減少損失。3.及時(shí)向上級領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告事故情況，并配合相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查處理。4.事故處理完畢后，對受損檔案進(jìn)行清理、修復(fù)和重新整理，確保檔案的完整性和可用性。同時(shí)，對應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行評估和修訂，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提高應(yīng)急處理能力。四、人員職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理八防制度，并組織實(shí)施。2.定期對檔案庫房及各部門檔案管理情況進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，確保八防措施落實(shí)到位。3.組織開展檔案管理人員的八防知識培訓(xùn)和應(yīng)急演練，提高其業(yè)務(wù)水平和應(yīng)急處理能力。4.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的采購、安裝、維護(hù)和更新，保障檔案管理工作的正常開展。5.對違反八防制度的行為進(jìn)行糾正和處理，情節(jié)嚴(yán)重的上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理八防制度，負(fù)責(zé)檔案庫房及各部門檔案整理區(qū)域的日常管理工作。2.按照規(guī)定對檔案進(jìn)行整理、分類、存儲，確保檔案存放有序、便于查找。3.每日對檔案庫房及各部門檔案整理區(qū)域進(jìn)行巡查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并報(bào)告八防方面存在的問題。4.負(fù)責(zé)檔案的借閱登記、歸還檢查等工作，確保檔案借閱過程中的安全。5.協(xié)助檔案管理部門做好設(shè)施設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)和應(yīng)急處理工作，積極參與八防知識培訓(xùn)和應(yīng)急演練。（三）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的管理工作，嚴(yán)格按照檔案管理八防制度的要求進(jìn)行整理、存放和使用。2.配合檔案管理部門做好檔案的收集、移交等工作，確保本部門檔案資料的完整和安全。3.對本部門檔案整理區(qū)域和檔案查閱室的八防工作負(fù)責(zé)，定期進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。4.教育本部門員工遵守檔案管理八防制度，不得擅自違規(guī)操作檔案。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司成立檔案管理八防監(jiān)督小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各部門檔案管理相關(guān)人員。2.監(jiān)督小組定期對檔案管理八防制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括制度落實(shí)情況、設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況、人員操作規(guī)范等。3.設(shè)立舉報(bào)郵箱和電話，鼓勵員工對違反檔案管理八防制度的行為進(jìn)行舉報(bào)。監(jiān)督小組對舉報(bào)信息進(jìn)行及時(shí)調(diào)查處理，并對舉報(bào)人予以保密和適當(dāng)獎勵。（二）考核辦法1.將檔案管理八防工作納入公司績效考核體系，對各部門及檔案管理人員的八防工作進(jìn)行量化考核。2.考核指標(biāo)包括檔案安全事故發(fā)生率、八防制度執(zhí)行情況、設(shè)施設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)情況、員工培訓(xùn)參與度