PAGE照片文件檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強公司照片文件檔案的管理，確保照片文件檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位在工作活動中形成的照片文件檔案的管理。（三）管理職責1.公司辦公室負責照片文件檔案管理工作的統(tǒng)籌協(xié)調和指導監(jiān)督，制定相關管理制度和工作流程，負責接收、整理、保管和提供利用公司重要照片文件檔案。2.各部門負責本部門照片文件檔案的收集、整理和初步審核，并按規(guī)定定期向公司辦公室移交。3.涉及多個部門共同形成的照片文件檔案，由主辦部門負責收集、整理，相關部門配合。二、照片文件檔案的收集（一）收集范圍1.公司重大活動照片，包括公司開業(yè)、周年慶典、重要會議、大型項目奠基、竣工儀式、領導視察、外事活動等。2.公司重要業(yè)務工作照片，如產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)制造、市場營銷、技術改造、質量控制等過程中的關鍵環(huán)節(jié)和場景。3.公司獲得的各類榮譽表彰照片，包括獎杯、證書、獎牌等與榮譽相關的影像資料。4.公司對外宣傳活動照片，如廣告拍攝、參展參會、新聞發(fā)布會等。5.反映公司歷史變遷、企業(yè)文化建設、員工風貌等方面的照片。6.其他具有保存價值的照片文件。（二）收集要求1.照片應主題明確，圖像清晰，畫面完整，能夠準確反映拍攝內(nèi)容。2.照片需注明拍攝時間、地點、人物、事件等基本信息，重要照片應附有簡要文字說明。3.數(shù)碼照片應保持原始文件格式，分辨率不低于[具體分辨率要求]，并按照拍攝時間和內(nèi)容進行分類存儲。4.照片的收集應及時、完整，不得遺漏重要信息。各部門應指定專人負責照片收集工作，確保在活動結束后[規(guī)定時間]內(nèi)將照片整理并提交。三、照片文件檔案的整理（一）分類原則照片文件檔案按照形成時間、內(nèi)容、來源等進行分類，確保分類科學合理，便于查找利用。（二）分類方法1.年度分類法：按照照片拍攝的年度進行分類，如“20XX年照片”。2.事件分類法：根據(jù)照片所反映的事件性質進行分類，如“重大活動類”“業(yè)務工作類”“榮譽表彰類”等。3.保管期限分類法：結合照片的重要程度和保存價值，分為永久、長期、短期三類。（三）編號規(guī)則1.照片文件檔案編號采用“年度類別順序號”的結構。例如：2023ZDHD001，表示2023年重大活動類照片中的第1張。2.年度用四位數(shù)字表示，類別用大寫字母縮寫表示，順序號用三位數(shù)字表示，不足三位的在前面補零。（四）整理步驟1.篩選：對收集到的照片進行篩選，剔除重復、模糊、無關的照片。2.標注：對篩選后的照片逐一標注拍攝時間、地點、人物、事件等信息，并填寫照片說明。3.分類：按照分類原則和方法，將照片歸入相應的類別和年度文件夾中。4.編號：為每一張照片賦予唯一的編號，并建立照片編號與說明信息的對應關系。5.編目：編制照片文件檔案目錄，包括照片編號、題名、拍攝時間、地點、人物、說明、保管期限等內(nèi)容。四、照片文件檔案的歸檔（一）歸檔時間各部門應在照片整理完成后[規(guī)定時間]內(nèi)，將照片文件檔案移交公司辦公室歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的照片應與整理后的照片目錄清單一致，確保檔案的完整性和準確性。2.照片應以電子文件和紙質照片兩種形式歸檔。電子文件應存儲在公司指定的存儲設備上，并按照分類目錄進行文件夾命名；紙質照片應沖洗或打印清晰，粘貼在A4規(guī)格的相紙上，并在相紙背面注明照片編號、題名、拍攝時間等信息，裝入檔案盒。3.檔案盒應標明年度、類別、保管期限等信息，并在盒脊上填寫檔案編號范圍。（三）歸檔流程1.各部門填寫照片文件檔案移交清單，詳細列出移交照片的編號范圍、數(shù)量、題名等信息。2.公司辦公室對移交的照片進行核對驗收，確認無誤后在移交清單上簽字。3.公司辦公室將歸檔的照片電子文件和紙質照片按照規(guī)定的存儲方式和排列順序進行存放，并更新照片文件檔案目錄。五、照片文件檔案的保管（一）保管場所公司辦公室應設立專門的照片文件檔案保管室，配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設施設備，確保照片檔案的安全保管。（二）保管方式1.電子照片應定期進行備份，備份存儲設備應異地存放，以防數(shù)據(jù)丟失。2.紙質照片應按照類別和保管期限分別存放于檔案盒中，檔案盒應排列整齊，便于查找。3.建立照片文件檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、出庫、查閱、借閱等情況。（三）保管期限1.永久保管的照片：反映公司重大歷史事件、重要業(yè)務成果、榮譽表彰等具有長遠歷史價值和重要憑證作用的照片。2.長期保管的照片：反映公司主要業(yè)務活動、階段性工作成果等在較長時間內(nèi)有查考利用價值的照片，保管期限為[具體年限]年。3.短期保管的照片：反映一般性工作活動、臨時性事件等在較短時間內(nèi)有參考價值的照片，保管期限為[具體年限]年。（四）定期檢查公司辦公室應定期對照片文件檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準確性、存儲狀況、保管環(huán)境等。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時采取措施進行處理，并記錄檢查情況。六、照片文件檔案的利用（一）利用原則照片文件檔案的利用應遵循合法、合理、安全的原則，確保檔案信息不被泄露和濫用。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱照片文件檔案，應填寫《照片文件檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到公司辦公室查閱。查閱時應在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出保管室。2.借閱：因特殊情況需要借閱照片文件檔案的，應填寫《照片文件檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限、歸還時間等，經(jīng)公司辦公室負責人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[規(guī)定天數(shù)]天，借閱人應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、污損、抽取、撤換照片等。3.復制：如需復制照片文件檔案，應填寫《照片文件檔案復制申請表》，注明復制內(nèi)容、用途、數(shù)量等，經(jīng)公司辦公室負責人審核，報公司分管領導批準后，由公司辦公室指定專人負責復制。復制的照片應與原件一致，并注明復制時間、復制人等信息。（三）利用登記公司辦公室應對照片文件檔案的查閱、借閱、復制等利用情況進行詳細登記，記錄利用時間、利用人、利用內(nèi)容、歸還時間等信息，以便跟蹤檔案的流向和使用情況。七、照片文件檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則照片文件檔案的鑒定應根據(jù)保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，按照相關法律法規(guī)和行業(yè)標準進行科學、合理的鑒定。（二）鑒定組織公司成立照片文件檔案鑒定工作小組，由公司辦公室、相關業(yè)務部門負責人及檔案管理人員組成，負責對到期照片文件檔案進行鑒定。（三）鑒定方法1.查閱檔案目錄和相關資料，了解照片的形成背景、內(nèi)容和用途。2.征求相關部門和人員的意見，評估照片的現(xiàn)實利用價值。3.對照保管期限標準，確定照片是否到期。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的照片文件檔案，由鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫《照片文件檔案銷毀申請表》，報公司分管領導審批。2.審