PAGE村級檔案材料借閱制度一、總則（一）目的為加強村級檔案材料的管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在村級各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本村范圍內(nèi)涉及檔案材料借閱的所有部門、個人及相關(guān)活動。（三）基本原則1.嚴格審批原則：檔案借閱必須經(jīng)過嚴格的審批流程，確保借閱需求合理、必要。2.安全保密原則：在檔案借閱過程中，要采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案信息泄露、丟失、損壞等情況發(fā)生。3.限期歸還原則：借閱檔案必須在規(guī)定期限內(nèi)歸還，不得拖延，以保證檔案的正常流轉(zhuǎn)和使用。二、檔案管理部門職責（一）檔案管理部門設(shè)置設(shè)立村級檔案管理室，配備專職或兼職檔案管理人員，負責村級檔案材料的日常管理工作。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作，確保檔案的完整與安全。2.建立檔案借閱登記臺賬，詳細記錄借閱情況，包括借閱時間、借閱人、借閱檔案名稱及數(shù)量、歸還時間等信息。3.按照審批后的借閱申請，及時提供檔案，并對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。4.定期對檔案管理工作進行總結(jié)和分析，不斷完善檔案管理制度和工作流程。三、檔案借閱流程（一）借閱申請1.本村各部門、個人因工作需要借閱檔案材料時，應填寫《村級檔案借閱申請表》，詳細注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱目的、預計歸還時間等內(nèi)容。2.申請表需經(jīng)部門負責人簽字同意，涉及重要檔案或機密檔案的借閱，還需經(jīng)村主要領(lǐng)導審批。（二）審批1.檔案管理人員收到借閱申請表后，應及時進行審核。審核內(nèi)容包括借閱申請的合理性、必要性，借閱人身份及權(quán)限等。2.對于符合借閱條件的申請，檔案管理人員應在申請表上簽署意見，并按照審批權(quán)限提交相應領(lǐng)導審批。3.領(lǐng)導審批通過后，申請表返回檔案管理人員，作為辦理借閱手續(xù)的依據(jù)。（三）借閱登記1.檔案管理人員根據(jù)審批后的申請表，在檔案借閱登記臺賬上進行詳細登記。登記內(nèi)容應準確、完整，確保可追溯。2.為每一份借閱的檔案建立單獨的借閱記錄，記錄檔案的去向和狀態(tài)。（四）檔案提供1.檔案管理人員按照借閱登記臺賬，從檔案庫房中取出相應檔案，交予借閱人。2.在提供檔案時，檔案管理人員應向借閱人當面清點檔案數(shù)量，并告知借閱人檔案的保管要求和注意事項。（五）借閱期限1.根據(jù)檔案的重要性和使用需求，確定不同檔案的借閱期限。一般檔案借閱期限不得超過[X]個工作日，重要檔案或機密檔案借閱期限不得超過[X]個工作日。2.借閱人如需延長借閱期限，應在到期前[X]個工作日向檔案管理人員提出申請，經(jīng)重新審批后方可延長。（六）歸還1.借閱人應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。歸還時，借閱人需將檔案整理整齊，交予檔案管理人員。2.檔案管理人員對歸還的檔案進行認真檢查，核對檔案數(shù)量、完整性、是否有損壞等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與借閱人溝通并查明原因，采取相應措施處理。3.檢查無誤后，檔案管理人員在檔案借閱登記臺賬上記錄檔案歸還時間，并注銷借閱記錄。四、檔案借閱權(quán)限（一）本村內(nèi)部人員借閱權(quán)限1.各部門工作人員因工作需要，可借閱本部門形成的檔案及與本職工作相關(guān)的其他檔案。2.村兩委成員因工作需要，可借閱涉及本村各項工作的檔案，但需按照規(guī)定履行審批手續(xù)。（二）外部人員借閱權(quán)限1.因工作需要查閱本村檔案的上級主管部門、相關(guān)單位等外部人員，需持有單位介紹信，并填寫《村級檔案借閱申請表》，經(jīng)村主要領(lǐng)導審批同意后，方可借閱。2.外部人員借閱檔案時，檔案管理人員應嚴格按照本制度要求辦理借閱手續(xù)，并對其借閱行為進行監(jiān)督。五、檔案保管與保護（一）檔案保管要求1.檔案管理室應具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保檔案存放環(huán)境適宜。2.檔案應分類存放，建立清晰的檔案目錄和索引，便于查找和管理。3.定期對檔案進行清查核對，確保檔案數(shù)量準確、內(nèi)容完整。（二）檔案保護措施1.借閱人在借閱期間應妥善保管檔案，不得擅自涂改、損壞、抽取、撤換、轉(zhuǎn)借或復印檔案材料。2.嚴禁在檔案上圈劃、批注、污損等，如需對檔案內(nèi)容進行摘錄或復制，應經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序辦理。3.檔案歸還時，如發(fā)現(xiàn)有損壞或丟失情況，借閱人應承擔相應責任，并按照有關(guān)規(guī)定進行處理。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.建立檔案借閱監(jiān)督機制，檔案管理人員負責對借閱過程進行全程監(jiān)督，確保借閱行為符合本制度規(guī)定。2.村紀檢部門定期對檔案借閱情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.檢查檔案借閱登記臺賬的記錄是否準確、完整，借閱手續(xù)是否齊全。2.檢查檔案的歸還情況，是否按時歸還，檔案是否完好無損。3.檢查檔案管理人員的工作是否規(guī)范，是否嚴格按照制度要求辦理借閱手續(xù)。（三）問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，要求相關(guān)責任人限期整改。2.對違反本制度規(guī)定的行為，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處理；造成檔案損失的，依法追究相關(guān)人員的責任。七、附則（一）制度解釋本制度由村級檔案管理室負責解釋。