PAGE認(rèn)真落實(shí)黨管檔案制度總則目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)黨管檔案的相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本實(shí)施細(xì)則。適用范圍本實(shí)施細(xì)則適用于公司/組織各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動?；驹瓌t1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司/組織各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集和整理公司/組織在各個階段形成的各類檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司/組織各項(xiàng)工作提供便捷的檔案服務(wù)。檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司/組織檔案的統(tǒng)一管理工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行黨管檔案的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司/組織檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜等工作。5.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理。6.對各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。7.參與公司/組織重大活動和重要項(xiàng)目的檔案管理工作。各部門檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的查詢、利用等工作。3.按照檔案管理部門的要求，做好本部門檔案的安全保管工作。4.接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。檔案的分類與編號檔案分類根據(jù)公司/組織檔案的形成領(lǐng)域和特點(diǎn)，將檔案分為以下幾類：1.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、宣傳工作、紀(jì)檢監(jiān)察等方面的檔案。2.行政管理類：涵蓋公司/組織行政事務(wù)管理、會議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度等檔案。3.經(jīng)營管理類：涉及市場營銷、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、物資采購等經(jīng)營活動中的各類檔案。4.生產(chǎn)技術(shù)類：包含產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制、設(shè)備管理等方面的檔案。5.基本建設(shè)類：有關(guān)公司/組織基本建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等環(huán)節(jié)的檔案。6.科研項(xiàng)目類：針對公司/組織科研項(xiàng)目的申報(bào)、研究過程、成果鑒定等形成的檔案。7.會計(jì)檔案類：按照國家會計(jì)檔案管理規(guī)定，對公司/組織的會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等檔案進(jìn)行分類管理。8.聲像檔案類：包括照片、錄音、錄像等反映公司/組織重要活動和工作場景的聲像資料。9.實(shí)物檔案類：如公司/組織獲得的榮譽(yù)證書、獎杯、獎牌等實(shí)物檔案。檔案編號為便于檔案的管理和查詢，對每類檔案進(jìn)行編號。編號采用層次分類編碼法，具體如下：1字頭：黨群工作類檔案；2字頭：行政管理類檔案；3字頭：經(jīng)營管理類檔案；4字頭：生產(chǎn)技術(shù)類檔案；5字頭：基本建設(shè)類檔案；6字頭：科研項(xiàng)目類檔案；7字頭：會計(jì)檔案類檔案；8字頭：聲像檔案類檔案；9字頭：實(shí)物檔案類檔案。每類檔案編號的二級、三級等層次根據(jù)具體檔案內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分編碼，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。檔案的收集與整理收集范圍各部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時(shí)收集本部門在工作活動中形成的各類文件材料，包括但不限于以下內(nèi)容：1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與本部門工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.在本部門工作中形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.本部門開展業(yè)務(wù)活動過程中產(chǎn)生的合同、協(xié)議、業(yè)務(wù)文件、技術(shù)資料、產(chǎn)品樣本等。4.本部門人員參加各類培訓(xùn)、會議、調(diào)研等活動形成的文件材料。5.反映本部門工作成果和榮譽(yù)的文件材料，如獲獎證書、表彰決定等。收集要求1.各部門檔案管理人員應(yīng)定期對本部門產(chǎn)生的文件材料進(jìn)行收集，確保文件材料的齊全、完整。2.對于重要文件材料，應(yīng)及時(shí)收集并妥善保管，防止丟失或損壞。3.收集的文件材料應(yīng)保持其原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷毀。整理方法1.分類：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的文件材料進(jìn)行分類。2.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損或未裝訂的文件材料進(jìn)行整理和裝訂，確保整齊、牢固。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，便于查詢和管理。4.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號、起止日期等信息。檔案的保管保管場所設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等，確保檔案庫房的安全、整潔、通風(fēng)良好。檔案庫房應(yīng)符合國家有關(guān)檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)和要求。保管措施1.溫濕度控制：檔案庫房的溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%60%之間。定期監(jiān)測溫濕度，并做好記錄。2.防火防盜：檔案庫房應(yīng)安裝防火、防盜報(bào)警裝置，配備滅火器材。嚴(yán)禁在檔案庫房內(nèi)吸煙和使用明火，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫房。3.防蟲防鼠：定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)蟲害或鼠害跡象時(shí)，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行防治。4.檔案整理與維護(hù)：定期對檔案進(jìn)行整理和檢查，對破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。檔案數(shù)字化推進(jìn)檔案數(shù)字化管理工作，將重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步管理，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和安全性。同時(shí)，制定電子檔案的備份和恢復(fù)方案，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失。檔案的利用利用范圍公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要，可以查閱、借閱檔案。涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行審批和利用。外部單位因工作需要查閱公司/組織檔案的，須經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理查閱手續(xù)。利用流程1.申請：利用者填寫檔案查閱/借閱申請表，注明查閱/借閱檔案的名稱、日期、用途等信息。2.審批：申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。檔案管理部門根據(jù)檔案的密級和利用范圍進(jìn)行審批，對于涉及機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.查閱/借閱：審批通過后，利用者到檔案管理部門查閱/借閱檔案。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案，并做好查閱/借閱登記工作，記錄利用者姓名、部門、查閱/借閱時(shí)間、檔案名稱等信息。4.歸還：利用者查閱/借閱檔案完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無損。利用限制1.查閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.借閱檔案的期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延期的，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。3.利用者不得擅自涂改、偽造、轉(zhuǎn)借、復(fù)印檔案，如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。4.涉及公司/組織機(jī)密的檔案，利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。檔案的鑒定與銷毀鑒定工作1.檔案管理部門定期對保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保存價(jià)值和歷史意義，對檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。鑒定意見分為繼續(xù)保存、銷毀兩種。3.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，詳細(xì)記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。銷毀審批檔案銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。未經(jīng)批準(zhǔn)，任何部門和個人不得擅自銷毀檔案。銷毀實(shí)施經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案銷毀清冊，確保銷毀的檔案與清冊一致。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。監(jiān)督與檢查監(jiān)督機(jī)制建立健全檔案管理監(jiān)督機(jī)制，檔案管理部門定期對各部門檔案管理工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門定期對檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，確保檔案管理工作符合法律法規(guī)和公司/組織制度要求。檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定與銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案管理人員的配備和業(yè)務(wù)培訓(xùn)情況。3.檔案庫房的安全管理情況，如溫濕度控制、防火防盜、防蟲防鼠等措施的落實(shí)情況。4.檔案信息化建設(shè)情況，包括電子檔案的管理和備份