PAGE部門檔案管理制度細(xì)則一、總則（一）目的為加強(qiáng)本部門檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在部門工作中的作用，特制定本制度細(xì)則。（二）適用范圍本制度適用于本部門各科室及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）檔案定義本制度所指檔案是指部門在各項(xiàng)工作活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：部門檔案由專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或人員進(jìn)行集中管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映部門工作實(shí)際情況，嚴(yán)禁弄虛作假。3.完整性原則：全面收集、整理和保存部門工作中形成的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)立部門檔案管理室，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)部門檔案的日常管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善部門檔案管理制度，組織實(shí)施檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.負(fù)責(zé)檔案的保管、保護(hù)工作，定期檢查檔案的保管狀況，采取有效措施防止檔案的損壞、丟失和霉變。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱登記和歸還工作，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，確保檔案的安全。5.負(fù)責(zé)檔案信息的數(shù)字化處理和數(shù)據(jù)庫建設(shè)，提高檔案管理的信息化水平。6.負(fù)責(zé)向公司檔案管理部門報(bào)送部門檔案工作情況，接受公司檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。7.參與部門重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，提供檔案支持和服務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的與本部門工作有關(guān)的文件、指示、規(guī)定、通知等。2.本部門制定的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、規(guī)章制度、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.本部門召開的各類會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等。4.本部門與其他部門簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目文件等。5.本部門開展的各類業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的文件、資料、報(bào)表、記錄等。6.本部門工作人員在工作中形成的個(gè)人工作記錄、調(diào)研報(bào)告、業(yè)務(wù)成果等。7.本部門獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)勵(lì)文件、資質(zhì)證明等。8.其他具有保存價(jià)值的文件、資料、聲像等。（二）收集要求1.各科室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案的及時(shí)、完整收集。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案收集范圍，認(rèn)真收集各類檔案，不得遺漏。3.對(duì)收集到的檔案應(yīng)進(jìn)行初步審核，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合檔案管理要求。4.檔案收集人員應(yīng)定期將收集到的檔案移交檔案管理室，辦理交接手續(xù)。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合國家有關(guān)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、生產(chǎn)經(jīng)營類、基本建設(shè)類、科研項(xiàng)目類等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。5.上架：將整理好的檔案上架存放，按照編號(hào)順序排列，便于檔案的查閱和利用。四、檔案的保管（一）保管場所檔案管理室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品等。（二）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，延長檔案的使用壽命。3.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失或損壞。5.對(duì)過期檔案應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。（三）檔案鑒定與銷毀1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、業(yè)務(wù)骨干和部門領(lǐng)導(dǎo)組成，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。2.檔案鑒定小組應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保存價(jià)值和保管期限，確定檔案的存毀。3.對(duì)擬銷毀的檔案應(yīng)編制銷毀清冊，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。4.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。5.銷毀清冊應(yīng)永久保存，以備查考。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱原則1.檔案查閱應(yīng)遵循保密、合法、合理、及時(shí)的原則，確保檔案的安全和有效利用。2.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱手續(xù)1.查閱人員應(yīng)持有效證件到檔案管理室辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)查閱人員的身份信息和查閱申請(qǐng)表。2.檔案管理人員應(yīng)按照查閱申請(qǐng)表的要求，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理室指定的區(qū)域內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案管理室。4.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。5.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量和完整性。（三）借閱原則1.檔案借閱應(yīng)遵循嚴(yán)格審批、限期歸還、確保安全的原則，確保檔案的正常使用和安全保管。2.借閱檔案應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。（四）借閱手續(xù)1.借閱人員應(yīng)持有效證件到檔案管理室辦理借閱手續(xù)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)借閱人員的身份信息和借閱申請(qǐng)表。2.檔案管理人員應(yīng)按照借閱申請(qǐng)表的要求，為借閱人員提供相應(yīng)的檔案，并辦理借閱登記手續(xù)，注明檔案的編號(hào)、題名、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自擴(kuò)大借閱范圍。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.歸還檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)確保檔案的完整和安全，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量和完整性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理人員應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，定期向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（二）移交工作1.部門撤銷或合并時(shí)，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，將檔案移交給有關(guān)部門或單位。2.檔案移交時(shí)，應(yīng)編制檔案移交清冊，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，經(jīng)雙方簽字確認(rèn)后，辦理移交手續(xù)。3.接收單位應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對(duì)移交的檔案進(jìn)行妥善保管和利用。七、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.電子檔案的收集應(yīng)與紙質(zhì)檔案的收集同步進(jìn)行，確保電子檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.電子檔案應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.電子檔案的整理應(yīng)遵循便于檢索、利用和安全管理的原則，確保電子檔案的規(guī)范化管理。（二）電子檔案的保管1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.電子檔案的存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保電子檔案的安全保管。3.電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)加密、用戶認(rèn)證、訪問控制等安全功能，防止電子檔案的非法訪問和篡改。（三）電子檔案的查閱與利用1.電子檔案的查閱與利用應(yīng)遵