PAGE檔案制度歷史發(fā)展階段一、總則（一）目的本檔案制度旨在規(guī)范公司/組織檔案管理工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可利用性，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障。通過對(duì)檔案制度歷史發(fā)展階段的梳理和總結(jié)，明確檔案管理的發(fā)展脈絡(luò)，指導(dǎo)當(dāng)前檔案管理工作，使其更好地適應(yīng)公司/組織發(fā)展的需求。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的客觀、準(zhǔn)確。2.完整性原則：全面收集和保存公司/組織在各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案體系的完整。3.系統(tǒng)性原則：按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)和邏輯順序，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)整理，使其具有系統(tǒng)性和連貫性。4.安全性原則：采取有效措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露。5.可利用性原則：充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，方便公司/組織內(nèi)部各部門及相關(guān)人員查閱和利用檔案。二、檔案制度歷史發(fā)展階段概述（一）古代檔案制度萌芽在古代，檔案主要是為了記錄國(guó)家政務(wù)、軍事活動(dòng)、祭祀儀式等重要事項(xiàng)。例如，甲骨檔案是我國(guó)最早的檔案形式之一，它記錄了商朝的政治、經(jīng)濟(jì)、文化等方面的信息。當(dāng)時(shí)的檔案管理主要由史官負(fù)責(zé)，他們采用簡(jiǎn)單的分類和保管方法，將甲骨刻辭按照一定的順序排列存放。隨著歷史的發(fā)展，檔案制度逐漸完善，出現(xiàn)了簡(jiǎn)牘檔案、縑帛檔案等多種形式，檔案管理也開始有了更明確的分工和規(guī)范。（二）近代檔案制度的變革進(jìn)入近代，隨著西方文化和管理理念的傳入，我國(guó)檔案制度發(fā)生了重大變革。一些政府機(jī)構(gòu)開始借鑒西方的檔案管理方法，建立了專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，采用新的分類標(biāo)準(zhǔn)和整理方法。例如，清朝末年設(shè)立了總理各國(guó)事務(wù)衙門，其檔案管理開始注重分類和編目，以提高檔案的查找和利用效率。同時(shí)，一些企業(yè)也開始重視檔案管理，將其作為企業(yè)管理的重要組成部分，制定了相應(yīng)的檔案管理制度。（三）現(xiàn)代檔案制度的形成與發(fā)展1.新中國(guó)成立初期新中國(guó)成立后，檔案制度建設(shè)進(jìn)入了新的階段。國(guó)家相繼頒布了一系列檔案法規(guī)和政策，建立了從中央到地方的各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)。在企業(yè)和組織層面，也開始全面加強(qiáng)檔案管理工作，制定了較為系統(tǒng)的檔案管理制度，對(duì)檔案的收集范圍、整理方法、保管期限等進(jìn)行了明確規(guī)定。2.改革開放時(shí)期隨著改革開放的深入，我國(guó)檔案制度不斷適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展需求。一方面，檔案管理技術(shù)不斷更新，開始引入計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，提高了檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。另一方面，檔案利用工作得到進(jìn)一步重視，檔案部門積極為社會(huì)各界提供檔案信息服務(wù)，檔案的價(jià)值得到更充分的發(fā)揮。3.信息化時(shí)代的檔案制度創(chuàng)新進(jìn)入信息化時(shí)代，檔案制度面臨著新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。電子檔案的大量產(chǎn)生，促使檔案管理制度不斷完善，對(duì)電子檔案的形成、存儲(chǔ)、傳輸、利用等環(huán)節(jié)都制定了詳細(xì)的規(guī)范。同時(shí)，為了保障電子檔案的安全，加強(qiáng)了對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用和管理，建立了電子檔案?jìng)浞?、加密、訪問控制等制度。此外，檔案資源整合與共享成為發(fā)展趨勢(shì)，通過建立檔案信息資源平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的跨部門、跨地區(qū)共享，提高了檔案的利用價(jià)值。三、檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司/組織的檔案管理工作。檔案管理部門應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，根據(jù)工作需要合理設(shè)置崗位，明確各崗位的職責(zé)分工。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司/組織的檔案制度，制定和完善公司/組織檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)公司/組織各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的完整和規(guī)范。3.建立健全檔案保管制度，做好檔案的安全保管工作，包括檔案庫(kù)房的建設(shè)與維護(hù)、檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等措施的落實(shí)。4.負(fù)責(zé)檔案信息資源的開發(fā)利用，編制檔案檢索工具，為公司/組織內(nèi)部各部門及相關(guān)人員提供檔案查閱服務(wù)，積極開展檔案編研工作，為公司/組織的決策提供參考依據(jù)。5.對(duì)公司/組織各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司/組織整體檔案管理水平。6.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，建立和維護(hù)檔案信息管理系統(tǒng)，確保檔案信息的安全存儲(chǔ)和有效利用。7.做好檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施銷毀。8.負(fù)責(zé)與上級(jí)檔案管理部門、同級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)以及其他相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系與交流，及時(shí)了解和掌握檔案管理的最新動(dòng)態(tài)和要求。（三）各部門檔案管理職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和保管工作，確保檔案的及時(shí)形成和完整歸檔。2.按照公司/組織檔案管理部門的要求，定期將本部門的檔案移交至檔案管理部門，并協(xié)助檔案管理部門做好檔案的整理、編目等工作。3.在日常工作中，嚴(yán)格遵守檔案管理制度，正確使用和保管檔案，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。4.根據(jù)工作需要，及時(shí)向檔案管理部門提出檔案查閱申請(qǐng)，配合檔案管理部門做好檔案利用工作。5.積極參與公司/組織檔案管理部門組織的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳活動(dòng)，提高本部門員工的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。四、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類原則檔案分類應(yīng)遵循科學(xué)性、系統(tǒng)性、實(shí)用性的原則，根據(jù)公司/組織的職能、業(yè)務(wù)范圍、檔案形成特點(diǎn)等因素，確定合理的分類方案，便于檔案的管理和利用。（二）檔案分類方法1.按年度分類：將檔案按形成年度進(jìn)行劃分，同一年度的檔案集中在一起，便于按年度順序進(jìn)行排列和管理。2.按機(jī)構(gòu)分類：根據(jù)公司/組織內(nèi)部的機(jī)構(gòu)設(shè)置，將檔案分為不同的類別，每個(gè)機(jī)構(gòu)形成的檔案單獨(dú)歸類，反映各機(jī)構(gòu)的工作情況。3.按問題分類：按照檔案所反映的問題性質(zhì)進(jìn)行分類，如行政管理、財(cái)務(wù)管理、業(yè)務(wù)管理等，使檔案內(nèi)容更加條理清晰。4.按保管期限分類：根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，將檔案分為永久、長(zhǎng)期、短期三類，不同保管期限的檔案分別管理，便于有針對(duì)性地進(jìn)行保管和鑒定。（三）檔案編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的標(biāo)識(shí)和查找。2.編號(hào)由全宗號(hào)、年度號(hào)、保管期限號(hào)、機(jī)構(gòu)號(hào)、問題號(hào)、案卷號(hào)等部分組成，各部分之間用“”隔開。3.全宗號(hào)：代表公司/組織的檔案全宗，由檔案管理部門統(tǒng)一編制。4.年度號(hào)：采用公元紀(jì)年，如“2023”表示檔案形成的年份。5.保管期限號(hào)：分別用“Y”表示永久，“C”表示長(zhǎng)期，“D”表示短期。6.機(jī)構(gòu)號(hào)：根據(jù)公司/組織內(nèi)部機(jī)構(gòu)代碼編制，如“01”表示行政部門，“02”表示財(cái)務(wù)部門等。7.問題號(hào)：按照檔案分類方案中確定的問題類別進(jìn)行編號(hào)，如“01”表示行政管理，“02”表示財(cái)務(wù)管理等。8.案卷號(hào)：在每個(gè)類別下，按照檔案整理的先后順序依次編號(hào)，從“001”開始。例如，一份由行政部門在2023年形成的永久保管的行政管理類檔案，其編號(hào)為：全宗號(hào)2023Y0101001。五、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值或者應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料，包括但不限于公文、合同、協(xié)議、會(huì)議記錄、財(cái)務(wù)報(bào)表、技術(shù)資料、人事檔案等。2.公司/組織收到的外部文件、資料，如上級(jí)機(jī)關(guān)的文件、同級(jí)單位的函件、合作單位的資料等，只要與公司/組織工作相關(guān)且具有保存價(jià)值的，均應(yīng)收集歸檔。3.公司/組織員工在工作中形成的個(gè)人業(yè)務(wù)檔案，如工作成果報(bào)告、項(xiàng)目總結(jié)、科研論文等，由員工所在部門負(fù)責(zé)收集，定期移交檔案管理部門。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)建立健全檔案收集制度，明確檔案收集的責(zé)任人、時(shí)間要求和范圍，確保檔案及時(shí)、完整地收集。2.檔案收集過程中，應(yīng)注意保持檔案的原始性和真實(shí)性，不得對(duì)檔案進(jìn)行涂改、偽造、損毀等行為。3.對(duì)于重要的文件材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，防止因意外情況導(dǎo)致檔案丟失。4.檔案收集人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的內(nèi)容和數(shù)量，確保檔案齊全、完整，同時(shí)填寫檔案收集登記表，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、來源、形成時(shí)間等信息。（三）檔案整理方法1.區(qū)分全宗：將公司/組織形成的檔案與其他單位的檔案區(qū)分開來，單獨(dú)構(gòu)成一個(gè)全宗。2.分類：按照檔案分類方案，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類，使檔案條理清晰。3.組卷：將同一類別的檔案按照一定的原則和方法組成案卷，一般以每份文件為一件，對(duì)于密不可分的文件材料可以合并為一件。4.編目：對(duì)案卷進(jìn)行編號(hào)、編目，編制案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等檢索工具，便于檔案的查找和利用。5.裝訂：對(duì)破損的文件材料進(jìn)行修復(fù)，對(duì)紙張規(guī)格不一致的文件進(jìn)行折疊或裱糊，然后按照一定順序進(jìn)行裝訂，確保案卷整齊、牢固。六、檔案的保管與保護(hù)（一）檔案保管場(chǎng)所建設(shè)1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（二）檔案保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.電子檔案保管：電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，如磁盤陣列、磁帶庫(kù)等，并進(jìn)行定期備份。建立電子檔案?jìng)浞葜贫?，備份?shù)據(jù)應(yīng)妥善保管，異地存放。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備的管理，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。3.特殊載體檔案保管：對(duì)于照片、錄音、錄像等特殊載體檔案，應(yīng)按照其特點(diǎn)進(jìn)行單獨(dú)保管。照片檔案應(yīng)沖印成照片后進(jìn)行整理歸檔，同時(shí)保存電子版；錄音、錄像檔案應(yīng)轉(zhuǎn)錄成電子格式進(jìn)行存儲(chǔ)，并注明錄制時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息。（三）檔案保護(hù)措施1.防火：檔案庫(kù)房應(yīng)安裝火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)和滅火設(shè)備，嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙和使用明火。定期對(duì)消防設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。2.防潮：庫(kù)房應(yīng)采取防潮措施，如安裝除濕機(jī)、密封門窗等。對(duì)于受潮的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行干燥處理，防止檔案霉變。3.防蟲：在庫(kù)房?jī)?nèi)放置防蟲藥品，如樟腦丸、驅(qū)蟲劑等，定期檢查檔案是否有蟲害跡象，發(fā)現(xiàn)蟲害及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。4.防盜：庫(kù)房應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，加強(qiáng)安全防范。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守庫(kù)房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫(kù)房。5.防光：庫(kù)房窗戶應(yīng)采用防光窗簾，避免陽光直射檔案。對(duì)于需要查閱的檔案，應(yīng)在專門的查閱區(qū)域進(jìn)行，防止光線對(duì)檔案造成損害。6.防塵：庫(kù)房應(yīng)保持清潔，定期進(jìn)行清掃，防止灰塵對(duì)檔案的污染。同時(shí)，檔案管理人員在接觸檔案時(shí)應(yīng)佩戴手套，避免手上的灰塵污染檔案。7.防有害氣體：庫(kù)房應(yīng)遠(yuǎn)離污染源，避免有害氣體對(duì)檔案的侵蝕。定期對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)的空氣進(jìn)行檢測(cè)，確保空氣質(zhì)量符合要求。七、檔案的利用與服務(wù)（一）檔案利用原則1.合法合規(guī)原則：檔案利用應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定，確保檔案利用過程的合法性和規(guī)范性。2.服務(wù)至上原則：以滿足公司/組織內(nèi)部各部門及相關(guān)人員的工作需求為出發(fā)點(diǎn)，積極提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案利用服務(wù)。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，要嚴(yán)格遵守檔案保密制度，確保檔案信息不泄露，同時(shí)采取必要的安全措施，保障檔案實(shí)體的安全。（二）檔案利用方式1.查閱：公司/組織內(nèi)部各部門及相關(guān)人員因工作需要，可以向檔案管理部門提出檔案查閱申請(qǐng)。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，及時(shí)提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。查閱人員應(yīng)在指定的查閱區(qū)域進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱區(qū)域。2.借閱：對(duì)于確需借出檔案的情況，借閱人員應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱原因、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限及時(shí)催還檔案，確保檔案按時(shí)歸還。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容。3.出具證明：檔案管理部門可以根據(jù)公司/組織內(nèi)部各部門及相關(guān)人員的需求，為其出具檔案證明。出具證明應(yīng)嚴(yán)格按照檔案內(nèi)容如實(shí)開具，不得弄虛作假。（三）檔案利用服務(wù)流程1.申請(qǐng)：利用者填寫檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、檔案名稱、利用方式等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批：部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，簽署意見后交檔案管理部門。3.受理：檔案管理部門收到申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，符合要求的予以受理，并告知利用者辦理相關(guān)手續(xù)的時(shí)間和地點(diǎn)。4.辦理：利用者按照檔案管理部門的要求，辦理查閱、借閱、出具證明等手續(xù)。檔案管理部門根據(jù)利用方式，提供相應(yīng)的檔案或服務(wù)。5.歸還：借閱檔案的利用者應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理部門對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無損。查閱檔案的利用者應(yīng)在查閱結(jié)束后，將檔案歸還檔案管理部門，并在查閱登記本上簽字確認(rèn)。八、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，根據(jù)檔案的保存價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用需求，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。（二）檔案鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家以及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。