PAGE檔案管理查閱利用制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，規(guī)范檔案查閱利用行為，保障檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案查閱利用過程中的相關活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案查閱利用活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)以及公司的相關規(guī)定。2.安全保密原則：確保檔案在查閱利用過程中的安全，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失。3.服務工作原則：以服務公司各項工作為宗旨，高效、準確地提供檔案查閱利用服務。二、檔案管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責公司檔案的集中統(tǒng)一管理，制定檔案管理制度和工作流程。2.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計等工作。3.負責建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查閱利用。4.對檔案查閱利用情況進行登記和統(tǒng)計，定期向上級匯報。5.指導和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。（二）檔案形成部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步立卷工作，并按照規(guī)定時間向檔案管理部門移交。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱利用工作，提供必要的信息和協(xié)助。3.負責對本部門員工進行檔案管理相關知識的培訓和宣傳，提高員工的檔案意識。（三）檔案查閱利用人員職責1.嚴格遵守檔案查閱利用制度，按照規(guī)定的程序和要求進行查閱利用。2.愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換、轉借或擅自復印。3.對查閱利用過程中知悉的檔案內容和機密信息予以保密，不得泄露給無關人員。三、檔案查閱利用范圍（一）公司內部查閱利用1.公司員工因工作需要查閱本人檔案的，可直接向檔案管理部門提出申請。2.公司員工因工作需要查閱其他部門檔案的，需經(jīng)所在部門負責人同意，并填寫《檔案查閱申請表》，報檔案管理部門審批。3.公司部門負責人因工作需要查閱本部門或其他部門檔案的，可直接向檔案管理部門提出申請。4.公司領導因工作需要查閱檔案的，可直接向檔案管理部門提出申請。（二）外部查閱利用1.因國家法律法規(guī)要求或司法機關、行政機關依法履行職責需要查閱公司檔案的，檔案管理部門應按照相關規(guī)定辦理查閱手續(xù)，并要求查閱單位出具正式的查閱函件。2.因業(yè)務合作、審計、評估等工作需要，經(jīng)公司領導批準，外部單位可查閱公司相關檔案，但必須由檔案管理部門指定專人陪同查閱，并對查閱過程進行監(jiān)督。四、檔案查閱利用程序（一）申請1.公司內部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意。2.外部單位查閱檔案，需提前向公司檔案管理部門提交查閱申請函，說明查閱目的、查閱內容、查閱期限等信息，并加蓋單位公章。3.檔案查閱申請應提交至檔案管理部門，由檔案管理部門負責人進行審核。審核通過后，檔案管理部門應根據(jù)申請內容，確定查閱檔案的范圍和方式。（二）審批1.對于公司內部人員查閱檔案的申請，檔案管理部門負責人應在收到申請后的[X]個工作日內進行審批。審批通過后，檔案管理部門應通知申請人辦理查閱手續(xù)。2.對于外部單位查閱檔案的申請，檔案管理部門負責人應在收到申請后的[X]個工作日內進行初審，并將初審意見報公司領導審批。公司領導審批通過后，檔案管理部門應通知外部單位辦理查閱手續(xù)。（三）查閱1.申請人憑有效證件到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門工作人員應根據(jù)審批意見，為申請人提供相應的檔案查閱服務。2.查閱檔案時，申請人應在檔案管理部門指定的查閱場所進行查閱，并遵守檔案管理部門的相關規(guī)定。查閱過程中，檔案管理部門工作人員應在場監(jiān)督，確保查閱活動的規(guī)范進行。3.對于涉及機密的檔案，申請人應嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自摘抄、復制、拍照或傳播檔案內容。如需摘抄、復制、拍照或傳播檔案內容，應另行填寫《檔案摘抄/復制/拍照申請表》，并經(jīng)檔案管理部門負責人審批同意。（四）歸還1.查閱完畢后，申請人應及時將檔案歸還檔案管理部門。檔案管理部門工作人員應認真核對檔案數(shù)量和完整性，確保檔案無損歸還。2.對于摘抄、復制、拍照或傳播的檔案內容，申請人應按照審批意見進行處理，并將相關材料交回檔案管理部門備案。五、檔案利用方式（一）借閱檔案1.借閱檔案應嚴格按照檔案查閱利用程序辦理借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意。2.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日。如需延長借閱期限,應提前向檔案管理部門辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人或擅自帶出公司。借閱期間，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，借閱人應承擔相應的賠償責任。（二）檔案復制1.因工作需要復制檔案的，應填寫《檔案摘抄/復制/拍照申請表》，注明復制目的、復制內容、復制份數(shù)等信息，并經(jīng)檔案管理部門負責人審批同意。2.檔案管理部門應按照審批意見，為申請人提供檔案復制服務。復制的檔案應加蓋檔案管理部門的印章，并注明復制日期和份數(shù)。3.對于涉及機密的檔案，如需復制，應按照保密規(guī)定進行處理，確保檔案信息不被泄露。（三）檔案摘錄1.因工作需要摘錄檔案內容的，應填寫《檔案摘抄/復制/拍照申請表》，注明摘錄目的、摘錄內容、摘錄范圍等信息，并經(jīng)檔案管理部門負責人審批同意。2.摘錄的檔案內容應準確、完整，不得斷章取義或歪曲原意。摘錄完畢后，摘錄人應在摘錄材料上簽字確認，并將摘錄材料交回檔案管理部門備案。六、檔案安全與保密（一）安全管理1.檔案管理部門應加強檔案保管場所的安全防范措施，配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設施設備，確保檔案的安全保管。2.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或其他異常情況應及時報告，并采取相應的措施進行處理。3.檔案查閱利用場所應保持整潔、安靜，不得在查閱利用場所吸煙、飲食或進行其他可能損壞檔案的活動。（二）保密管理1.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，對檔案內容和機密信息予以保密，不得泄露給無關人員。2.檔案查閱利用人員在查閱利用檔案過程中，如發(fā)現(xiàn)涉及機密的檔案內容，應立即停止查閱，并按照保密規(guī)定進行處理。3.嚴禁在互聯(lián)網(wǎng)或其他公共網(wǎng)絡平臺上傳輸、發(fā)布公司檔案信息。如需通過電子方式傳輸檔案信息，應采取加密等安全措施，確保信息安全。七、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司內部應建立健全檔案管理監(jiān)督機制，定期對檔案查閱利用情況進行檢查和評估。2.檔案管理部門應定期向上級匯報檔案查閱利用情況，接受公司內部的監(jiān)督和指導。3.對于違反檔案查閱利用制度的行為，公司應及時進行糾正，并按照相關規(guī)定追究責任。（二）外部監(jiān)督1.檔案管理部門應積極配合國家有關部門的監(jiān)督檢查，如實提供檔案查閱利用情況和相關資料記錄。2.對于外部單位查閱利用公司檔案的情況，檔案管理部門應進行跟蹤和監(jiān)督，確保查閱利用活動符合法律法規(guī)和公司規(guī)定的要求。八、責任追究（一）對違反檔案查閱利用制度行為的認定1.未經(jīng)審批擅自查閱利用檔案的。2.在查閱利用檔案過程中，違反安全保密規(guī)定，造成檔案信息泄露、篡改或丟失的。3.擅自摘抄、復制、拍照或傳播檔案內容，違反保密規(guī)定的。4.未按照規(guī)定期限歸還檔案或擅自轉借他人的。5.其他違反檔案查閱利用制度的行為。（二）責任追究方式1.對于違反檔案查閱利用制度的行為，公司將視情節(jié)輕重，給