PAGE村衛(wèi)生室檔案制度一、總則（一）目的為加強村衛(wèi)生室檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，提高村衛(wèi)生室的管理水平和服務(wù)質(zhì)量，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本村衛(wèi)生室的所有檔案管理工作，包括醫(yī)療文書、行政管理文件、財務(wù)檔案、人員檔案等各類檔案資料。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映村衛(wèi)生室的工作實際情況。2.完整性原則：全面收集、整理和保存與村衛(wèi)生室工作相關(guān)的各類檔案資料，確保檔案的完整性。3.準確性原則：檔案信息應(yīng)準確無誤，避免錯誤或虛假信息。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。5.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范和標準，保證檔案的質(zhì)量和管理效率。二、檔案管理職責(zé)分工（一）衛(wèi)生室負責(zé)人職責(zé)1.全面負責(zé)村衛(wèi)生室檔案管理工作，制定檔案管理工作計劃和目標，并組織實施。2.監(jiān)督和檢查檔案管理工作的執(zhí)行情況，及時解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題。3.協(xié)調(diào)檔案管理工作與其他業(yè)務(wù)工作的關(guān)系，確保檔案管理工作為村衛(wèi)生室的整體工作服務(wù)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等具體工作。2.按照檔案管理的規(guī)范和標準，對各類檔案進行分類、編號、編目等處理，確保檔案的有序存放。3.定期對檔案進行清查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案存在的問題，如損壞、丟失等。4.為檔案利用者提供查閱、借閱等服務(wù)，做好檔案利用登記工作。5.協(xié)助衛(wèi)生室負責(zé)人做好檔案管理的其他相關(guān)工作。（三）各科室人員職責(zé)1.負責(zé)本科室各類檔案資料的收集、整理，并及時移交檔案管理人員。2.嚴格按照檔案管理要求，規(guī)范本科室檔案的形成和保管，確保檔案資料的質(zhì)量。3.在工作中積極配合檔案管理人員的工作，提供必要的檔案信息和協(xié)助。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.醫(yī)療文書檔案：包括門診病歷、住院病歷、處方、檢查檢驗報告、醫(yī)療統(tǒng)計報表等。2.行政管理檔案：如工作計劃、總結(jié)、會議記錄、規(guī)章制度、上級文件等。3.財務(wù)檔案：會計憑證、賬簿、報表、財務(wù)審計報告等。4.人員檔案：員工履歷表、勞動合同、培訓(xùn)記錄、考核評價等。5.其他檔案：如設(shè)備采購與維護記錄、藥品購進與使用記錄、公共衛(wèi)生服務(wù)檔案等。（二）收集要求1.各科室應(yīng)指定專人負責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時、完整地收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子檔案，應(yīng)確保其格式規(guī)范、存儲安全，并定期進行備份。（三）整理方法1.分類：按照檔案的類別進行分類，如醫(yī)療文書檔案分為門診病歷類、住院病歷類等；行政管理檔案分為工作計劃類、規(guī)章制度類等。2.編號：為每一類檔案編制唯一的編號，以便于管理和查詢。編號應(yīng)遵循一定的規(guī)則，如按照年份、類別、順序號等進行編排。3.編目：對每一份檔案編制詳細的目錄，包括檔案名稱、編號、日期、來源等信息，以便于快速查找和利用。4.裝訂：對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進行整齊裝訂，確保檔案的牢固和美觀。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.檔案管理人員對收集整理好的檔案進行審核，確保檔案符合歸檔要求。2.將審核合格的檔案按照分類和編號順序進行排列，裝入檔案盒或檔案柜。3.在檔案盒或檔案柜上標明檔案類別、編號、年度等信息，便于查找和管理。（二）保管期限1.永久保管：涉及村衛(wèi)生室重要歷史資料、重大事件記錄、法律法規(guī)規(guī)定需永久保存的檔案等，應(yīng)永久保管。2.定期保管：其他檔案根據(jù)其重要性和使用價值，確定保管期限，一般分為3年、5年、10年等。（三）保管要求1.檔案庫房：應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，保持庫房清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜。2.存放方式：檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找。對于珍貴或易損檔案，應(yīng)采取特殊的保護措施，如使用專柜存放、進行防蛀防霉處理等。3.安全防護：檔案庫房應(yīng)配備必要的安全防護設(shè)備，如防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全。4.定期清查：定期對檔案進行清查和盤點，每年至少一次，核對檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。五、檔案的利用（一）利用范圍1.村衛(wèi)生室內(nèi)部人員為工作需要查閱檔案。2.上級主管部門、相關(guān)單位因工作檢查、調(diào)研等需要查閱檔案。3.司法機關(guān)、患者等因法定事由需要查閱檔案。（二）利用手續(xù)1.村衛(wèi)生室內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在科室負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理人員處查閱。2.上級主管部門、相關(guān)單位查閱檔案，應(yīng)出具正式的查閱函，經(jīng)衛(wèi)生室負責(zé)人批準后，由檔案管理人員提供查閱服務(wù)。3.司法機關(guān)、患者等查閱檔案，應(yīng)按照法定程序辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)衛(wèi)生室負責(zé)人審核同意后，方可查閱。（三）利用限制1.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理人員指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.查閱檔案時，不得在檔案上涂改、標記、污損等。3.如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，定期對檔案進行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由衛(wèi)生室負責(zé)人、檔案管理人員和相關(guān)科室負責(zé)人組成。鑒定小組負責(zé)對檔案進行鑒定，并提出鑒定意見。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的名稱、編號、日期、數(shù)量等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)衛(wèi)生室負責(zé)人審核批準后，方可進行銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應(yīng)長期保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標逐步實現(xiàn)村衛(wèi)生室檔案的信息化管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平，方便檔案的查閱和利用。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲。2.檔案管理系統(tǒng)：采用專業(yè)的檔案管理軟件，對檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)進行信息化管理，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和查詢。3.數(shù)據(jù)安全：加強檔案信息化管理的數(shù)據(jù)安全防護，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運行。