PAGE出入檔案庫房制度一、總則（一）目的為加強檔案庫房的管理，確保檔案的安全與完整，規(guī)范檔案出入庫流程，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案出入檔案庫房的相關(guān)人員及活動。（三）基本原則1.安全保密原則檔案是公司/組織重要的信息資產(chǎn)，在檔案出入庫過程中，必須確保檔案的安全，防止檔案信息的泄露、丟失、損壞。2.規(guī)范操作原則嚴格按照規(guī)定的流程和手續(xù)進行檔案的出入庫操作，確保每一個環(huán)節(jié)都有章可循、有據(jù)可查。3.責任明確原則明確檔案出入庫各環(huán)節(jié)的責任人員，做到責任到人，避免出現(xiàn)管理漏洞。二、檔案庫房管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善檔案出入庫管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.負責檔案的整理、編目、上架等日常管理工作，確保檔案存放有序、查找方便。3.審核檔案出入庫申請，辦理相關(guān)手續(xù)，對檔案出入庫過程進行全程跟蹤。4.定期對檔案庫房進行檢查，確保庫房環(huán)境符合要求，檔案存儲安全。（二）庫房管理人員職責1.負責檔案庫房的日常管理，包括庫房的清潔、溫濕度控制、安全防范等工作。2.嚴格按照檔案出入庫制度，辦理檔案的出入庫手續(xù)，核對檔案數(shù)量、編號、完整性等信息。3.負責檔案在庫房內(nèi)的存放和保管，確保檔案擺放整齊、無損壞、無丟失。4.協(xié)助檔案管理部門進行檔案的盤點、清查等工作。（三）申請部門職責1.提出檔案出入庫申請，明確申請理由、檔案名稱、數(shù)量、使用期限等信息。2.負責本部門所借檔案的使用和保管，按時歸還檔案，如有損壞或丟失，及時報告并承擔相應(yīng)責任。三、檔案入庫管理（一）檔案整理與編目1.檔案形成部門在檔案收集齊全、整理完畢后，按照公司/組織檔案分類方案和編號規(guī)則進行編目，編制檔案目錄。2.檔案目錄應(yīng)包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等詳細信息，確保目錄準確、清晰。（二）入庫申請1.檔案形成部門將整理好的檔案提交檔案管理部門，填寫《檔案入庫申請表》，申請表應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、形成日期、來源、保管期限、申請入庫日期等內(nèi)容。2.檔案管理部門對入庫申請進行審核，審核內(nèi)容包括檔案的完整性、準確性、編目情況等。如審核通過，在申請表上簽字確認，并安排庫房管理人員接收檔案。（三）檔案入庫1.庫房管理人員根據(jù)檔案管理部門的安排，與檔案形成部門辦理檔案交接手續(xù)。交接時，雙方應(yīng)認真核對檔案數(shù)量、編號、目錄等信息，確保檔案準確無誤。2.庫房管理人員按照檔案分類方案和庫房布局，將檔案存放到指定的位置，并在檔案管理系統(tǒng)中記錄檔案的入庫時間、存放位置等信息。3.檔案入庫后，庫房管理人員應(yīng)對檔案進行定期檢查，確保檔案存放安全，無損壞、無丟失。四、檔案出庫管理（一）出庫申請1.因工作需要查閱、借閱檔案的部門或個人，應(yīng)填寫《檔案出庫申請表》，申請表應(yīng)包括申請部門/個人、申請日期、檔案名稱、數(shù)量、使用目的、預(yù)計歸還日期等內(nèi)容。2.申請部門/個人將申請表提交所在部門負責人審批，部門負責人應(yīng)根據(jù)工作需要，對申請進行審核，如同意申請，在申請表上簽字批準。3.將經(jīng)部門負責人批準的申請表提交檔案管理部門，檔案管理部門對申請進行再次審核，審核內(nèi)容包括申請理由是否充分、檔案使用期限是否合理、申請部門/個人是否具備檔案查閱/借閱資格等。如審核通過，在申請表上簽字確認，并安排庫房管理人員辦理檔案出庫手續(xù)。（二）出庫審批1.對于重要檔案、機密檔案的出庫申請，應(yīng)提交公司/組織分管領(lǐng)導審批。分管領(lǐng)導應(yīng)根據(jù)檔案的重要性和敏感性，對申請進行嚴格審核，如同意申請，在申請表上簽字批準。2.根據(jù)分管領(lǐng)導的審批意見，檔案管理部門決定是否批準檔案出庫申請。如批準申請，應(yīng)在申請表上注明批準意見和批準人姓名，并通知庫房管理人員辦理檔案出庫手續(xù)。（三）檔案出庫1.庫房管理人員根據(jù)檔案管理部門的通知，與申請部門/個人辦理檔案交接手續(xù)。交接時，雙方應(yīng)認真核對檔案數(shù)量、編號、目錄等信息，確保檔案準確無誤。2.庫房管理人員在檔案管理系統(tǒng)中記錄檔案的出庫時間、領(lǐng)取人、使用目的、預(yù)計歸還日期等信息，并開具《檔案借閱/查閱憑證》，憑證上應(yīng)注明檔案名稱、數(shù)量、借閱/查閱期限等內(nèi)容。3.申請部門/個人憑《檔案借閱/查閱憑證》到庫房領(lǐng)取檔案，領(lǐng)取檔案時應(yīng)在庫房管理人員的監(jiān)督下，當面清點檔案數(shù)量和完整性，確認無誤后簽字確認。五、檔案歸還管理（一）歸還申請1.檔案使用期限屆滿或提前完成使用目的后，申請部門/個人應(yīng)及時填寫《檔案歸還申請表》，申請表應(yīng)包括申請部門/個人、申請日期、檔案名稱、數(shù)量、實際歸還日期等內(nèi)容。2.將申請表提交所在部門負責人審核，部門負責人應(yīng)確認檔案是否按時歸還，如確認無誤，在申請表上簽字批準。（二）歸還審批1.將經(jīng)部門負責人批準的申請表提交檔案管理部門，檔案管理部門對申請進行審核，審核內(nèi)容包括檔案是否按時歸還、是否完整無損、是否有超期使用等情況。如審核通過，在申請表上簽字確認。2.對于重要檔案、機密檔案的歸還，檔案管理部門應(yīng)進行重點檢查，確保檔案歸還后無信息泄露等問題。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施。（三）檔案歸還1.申請部門/個人憑《檔案借閱/查閱憑證》和《檔案歸還申請表》到庫房歸還檔案。庫房管理人員應(yīng)認真核對檔案數(shù)量、編號、完整性等信息，確保檔案準確無誤。2.庫房管理人員在檔案管理系統(tǒng)中記錄檔案的歸還時間，并收回《檔案借閱/查閱憑證》。3.檔案歸還后，庫房管理人員應(yīng)對檔案進行重新整理和上架，確保檔案存放有序。六、檔案查閱管理（一）查閱申請1.因工作需要查閱檔案的部門或個人，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，申請表應(yīng)包括申請部門/個人、申請日期、檔案名稱、數(shù)量、查閱目的、查閱范圍等內(nèi)容。2.申請部門/個人將申請表提交所在部門負責人審批，部門負責人應(yīng)根據(jù)工作需要，對申請進行審核，如同意申請，在申請表上簽字批準。3.將經(jīng)部門負責人批準的申請表提交檔案管理部門，檔案管理部門對申請進行再次審核，審核內(nèi)容包括申請理由是否充分、查閱范圍是否合理、申請部門/個人是否具備檔案查閱資格等。如審核通過，在申請表上簽字確認，并安排庫房管理人員提供檔案查閱服務(wù)。（二）查閱審批1.對于重要檔案、機密檔案的查閱申請，應(yīng)提交公司/組織分管領(lǐng)導審批。分管領(lǐng)導應(yīng)根據(jù)檔案的重要性和敏感性，對申請進行嚴格審核，如同意申請，在申請表上簽字批準。2.根據(jù)分管領(lǐng)導的審批意見，檔案管理部門決定是否批準檔案查閱申請。如批準申請，應(yīng)在申請表上注明批準意見和批準人姓名，并通知庫房管理人員提供檔案查閱服務(wù)。（三）檔案查閱1.庫房管理人員根據(jù)檔案管理部門的通知，在指定的查閱地點為申請部門/個人提供檔案查閱服務(wù)。查閱檔案時，應(yīng)嚴格遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自將檔案帶出查閱地點。2.申請部門/個人查閱檔案時，應(yīng)在庫房管理人員的監(jiān)督下進行，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換等。如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門批準，并按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱完畢后，庫房管理人員應(yīng)及時收回檔案，并對檔案進行檢查，確保檔案無損壞、無丟失。七、檔案借閱管理（一）借閱申請1.因工作需要借閱檔案的部門或個人，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，申請表應(yīng)包括申請部門/個人、申請日期、檔案名稱、數(shù)量、借閱目的、預(yù)計歸還日期等內(nèi)容。2.申請部門/個人將申請表提交所在部門負責人審批，部門負責人應(yīng)根據(jù)工作需要，對申請進行審核，如同意申請，在申請表上簽字批準。3.將經(jīng)部門負責人批準的申請表提交檔案管理部門，檔案管理部門對申請進行再次審核，審核內(nèi)容包括申請理由是否充分、借閱期限是否合理、申請部門/個人是否具備檔案借閱資格等。如審核通過，在申請表上簽字確認，并安排庫房管理人員辦理檔案借閱手續(xù)。（二）借閱審批1.對于重要檔案、機密檔案的借閱申請，應(yīng)提交公司/組織分管領(lǐng)導審批。分管領(lǐng)導應(yīng)根據(jù)檔案的重要性和敏感性，對申請進行嚴格審核，如同意申請，在申請表上簽字批準。2.根據(jù)分管領(lǐng)導的審批意見，檔案管理部門決定是否批準檔案借閱申請。如批準申請，應(yīng)在申請表上注明批準意見和批準人姓名，并通知庫房管理人員辦理檔案借閱手續(xù)。（三）檔案借閱1.庫房管理人員根據(jù)檔案管理部門的通知，與申請部門/個人辦理檔案借閱手續(xù)。借閱時，雙方應(yīng)認真核對檔案數(shù)量、編號、目錄等信息，確保檔案準確無誤。2.庫房管理人員在檔案管理系統(tǒng)中記錄檔案的借閱時間、領(lǐng)取人、使用目的、預(yù)計歸還日期等信息，并開具《檔案借閱憑證》，憑證上應(yīng)注明檔案名稱、數(shù)量、借閱期限等內(nèi)容。3.申請部門/個人憑《檔案借閱憑證》到庫房領(lǐng)取檔案，領(lǐng)取檔案時應(yīng)在庫房管理人員的監(jiān)督下，當面清點檔案數(shù)量和完整性，確認無誤后簽字確認。4.檔案借閱期間，申請部門/個人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如需延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可延長。八、檔案交接管理（一）交接范圍檔案交接包括檔案管理部門與庫房管理人員之間的交接、檔案形成部門與檔案管理部門之間的交接、檔案使用部門/個人與檔案管理部門之間的交接等。（二）交接手續(xù)1.檔案交接時，雙方應(yīng)填寫《檔案交接清單》，清單上應(yīng)注明檔案名稱、數(shù)量、編號、交接日期、交接人等內(nèi)容。2.交接雙方應(yīng)認真核對檔案數(shù)量、編號、目錄等信息，確保檔案準確無誤。核對無誤后，雙方在《檔案交接清單》上簽字確認。3.檔案交接過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等問題，應(yīng)及時查明原因，并由責任方承擔相應(yīng)責任。九、檔案安全管理（一）庫房安全1.檔案庫房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備，確保庫房環(huán)境安全。2.庫房管理人員應(yīng)定期對庫房安全設(shè)施進行檢查和維護，確保設(shè)施正常運行。3.庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，嚴格限制無關(guān)人員進入庫房。庫房管理人員應(yīng)妥善保管庫房鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。（二）檔案保管1.檔案應(yīng)按照分類方案和編號規(guī)則進行存放，確保檔案存放有序、查找方便。2.庫房管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，確保檔案無損壞、無丟失、無霉變等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時采取措施進行處理。3.對于重要檔案、機密檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲、異地備份等，確保檔案信息安全。（三）信息安全1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案信息安全管理制度，加強對檔案信息的保護。2.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守檔案信息安全規(guī)定，不得擅自泄露檔案信息。3.在檔案數(shù)字化過程中，應(yīng)采取必要的安全措施，確保數(shù)字化檔案信息的安全。十、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案出入庫制度的執(zhí)行情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.庫房管理人員應(yīng)嚴格按照檔案出入庫制度進行操作，接受檔案管理部門的監(jiān)督檢查。（二）外部審計1.公司/組織內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對檔案管理工作進行審計，檢查檔案出入庫制度的執(zhí)行情況、檔案安全管理情況等。2.接受外部審計機構(gòu)對公司/組織檔案管理工作的審計，積極配合審計工作，對審計提出的問題及時整改。十一、責任追究（一）違規(guī)行為1.違反檔案出入庫制度，擅自出入檔案庫房的。2.在檔案出入庫過程中，未按照規(guī)定辦理手續(xù)，導致檔案信息泄露、丟失、損壞的。3.未妥善保管檔案，造成檔案損壞、丟失、霉變等情況的。4.擅自復制、摘錄、傳播