PAGE石油計量檔案保管制度一、總則（一）目的為加強公司石油計量檔案的管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部涉及石油計量相關的各類檔案的保管工作，包括但不限于計量器具的檢定記錄、油品交接計量數據、計量標準文件等。（三）管理職責1.檔案管理部門負責制定和完善石油計量檔案保管制度，指導和監(jiān)督各部門的檔案收集、整理、歸檔工作，集中保管公司重要的石油計量檔案，并提供檔案查閱服務。2.各部門負責本部門石油計量檔案的收集、整理、立卷和移交工作，指定專人負責檔案管理，確保檔案的真實、完整，并按照規(guī)定的時間和要求將檔案移交至檔案管理部門。（四）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司所有石油計量檔案實行集中統(tǒng)一管理，由檔案管理部門歸口負責，確保檔案管理的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則檔案內容必須真實反映石油計量工作的實際情況，嚴禁偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則檔案應涵蓋石油計量工作的各個環(huán)節(jié)，包括計量器具的采購、驗收、使用、維護、檢定、報廢等過程的相關資料，確保檔案的全面性。4.安全性原則采取必要的安全防護措施，確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況的發(fā)生。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.計量器具相關檔案計量器具采購合同、發(fā)票、驗收報告等。計量器具校準證書、檢定記錄、維修記錄、報廢記錄等。計量器具使用說明書、操作手冊、技術資料等。2.油品交接計量檔案油品交接計量憑證，包括計量單、化驗單、交接記錄等。油品計量器具的使用記錄，如流量計運行記錄、溫度計讀數記錄等。與油品交接計量相關的質量檢驗報告、分析數據等。3.計量標準文件國家和行業(yè)頒布的石油計量標準、規(guī)范、規(guī)程等。公司內部制定的計量標準、操作規(guī)程、管理辦法等。計量標準的修訂記錄、變更通知等。4.其他相關檔案計量人員培訓記錄、資質證書等。石油計量相關的技術交流資料、會議紀要等。（二）收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，按照檔案收集范圍及時收集各類石油計量檔案資料，確保檔案的完整性和及時性。2.檔案收集責任人應認真核對檔案資料的真實性和準確性，對不符合要求的檔案資料應及時補充或更正。3.對于電子檔案，應確保其存儲格式的兼容性和可讀性，并進行定期備份，防止數據丟失。（三）整理方法1.分類按照檔案的類別和性質，將石油計量檔案分為計量器具檔案、油品交接計量檔案、計量標準文件檔案、其他相關檔案等四大類。2.編號對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識別和管理。例如，計量器具檔案編號可采用“JQ年份流水號”的格式，其中“JQ”表示計量器具檔案，年份為檔案形成年份，流水號為該年份內檔案的順序號。3.編目編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內容，以便于查閱和檢索。4.裝訂對紙質檔案進行整理裝訂，確保檔案的整齊、牢固，便于長期保存。裝訂時應注意保持檔案的原貌，不得隨意裁剪或損壞檔案內容。三、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應在檔案整理完畢后，按照規(guī)定的時間和要求將檔案移交至檔案管理部門。移交時應填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。2.檔案管理部門應對移交的檔案進行認真審核，對不符合歸檔要求的檔案應退回原部門重新整理。3.歸檔的檔案應按照分類編號順序排列，裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標明檔案類別、編號、起止日期等信息。（二）保管期限1.計量器具采購合同、發(fā)票、驗收報告等檔案保管期限為長期。2.計量器具校準證書、檢定記錄、維修記錄、報廢記錄等檔案保管期限為該計量器具使用周期結束后再加[X]年。3.油品交接計量憑證、計量器具使用記錄、質量檢驗報告等檔案保管期限為[X]年。4.計量標準文件、公司內部計量標準和操作規(guī)程等檔案保管期限為長期。5.計量人員培訓記錄、資質證書等檔案保管期限為該人員離職后再加[X]年。（三）保管條件1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。2.檔案庫房應配備必要的消防器材和安全防護設施，如滅火器、防蟲藥、防盜門窗等，確保檔案的安全。3.檔案應存放在專用的檔案柜或檔案架上，避免檔案直接接觸地面或墻壁，防止受潮、發(fā)霉、損壞等情況的發(fā)生。4.對于電子檔案，應存儲在安全可靠的存儲設備上，并定期進行備份。備份存儲設備應異地存放，以防止數據丟失。四、檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.公司內部人員因工作需要查閱石油計量檔案時，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內容等信息，經所在部門負責人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機密的石油計量檔案，查閱人員應嚴格遵守公司保密制度，經公司保密管理部門批準后方可查閱。3.外部單位或人員查閱公司石油計量檔案時，應持單位介紹信或相關證明文件，經公司主管領導批準后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，并嚴格限制查閱范圍。（二）查閱程序1.查閱人員填寫檔案查閱申請表，并提交給所在部門負責人簽字。2.將申請表提交至檔案管理部門，檔案管理人員根據查閱權限進行審核。3.審核通過后，檔案管理人員按照申請表上的查閱內容，為查閱人員提供相應的檔案資料，并做好查閱記錄。查閱記錄應包括查閱日期、查閱人員、查閱內容、查閱目的等信息。4.查閱人員查閱完畢后，應及時將檔案資料歸還檔案管理部門，檔案管理人員核對無誤后，在查閱申請表上簽字確認。（三）利用規(guī)定1.公司內部人員利用石油計量檔案進行工作時，應嚴格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、損壞、轉借檔案資料。2.如需復印或摘錄檔案資料，應經檔案管理部門負責人批準，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進行。復印或摘錄的檔案資料應加蓋檔案管理部門的印章，并注明出處。3.外部單位或人員利用公司石油計量檔案時，應按照公司規(guī)定的程序進行申請和審批，不得將檔案資料用于與申請目的無關的其他用途。未經公司書面同意，不得擅自復制、傳播或泄露公司石油計量檔案信息。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門專家以及檔案管理人員組成。鑒定小組負責對到期的石油計量檔案進行鑒定，提出檔案銷毀意見。（二）鑒定標準1.根據檔案保管期限的規(guī)定，對到期的檔案進行鑒定。已超過保管期限且確無保存價值的檔案，可列入銷毀范圍。2.對保管期限雖未屆滿，但已失去利用價值或重復、冗余的檔案，經鑒定小組審核后，也可列入銷毀范圍。3.涉及公司重要權益、知識產權、法律糾紛等方面的檔案，應根據實際情況延長保管期限，不得擅自銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，形成檔案銷毀清冊。清冊應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、鑒定意見等內容。2.將檔案銷毀清冊提交至公司主管領導審批。3.經批準后，由檔案管理部門指定專人負責銷毀檔案。銷毀檔案時，應采用適當的方式進行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復。4.在銷毀檔案過程中，應安排專人進行監(jiān)督，并在檔案銷毀清冊上簽字確認。銷毀完畢后，檔案銷毀清冊應存檔保管。六、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應建立石油計量檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行詳細記錄。2.定期對檔案統(tǒng)計數據進行分析和匯總，向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表，為公司檔案管理決策提供依據。（二）移交工作1.公司因機構調整、資產重組等原因需要進行檔案移交時，檔案管理部門應按