PAGE醫(yī)院職工檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強醫(yī)院職工檔案管理，確保職工檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，維護(hù)醫(yī)院和職工的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院全體在職職工、離退休職工以及臨時聘用人員的檔案管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映職工的實際情況。2.完整性原則：全面收集職工各類相關(guān)材料，保證檔案的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保職工檔案信息不被泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。二、檔案內(nèi)容（一）履歷材料包括職工的個人基本信息登記表、工作經(jīng)歷、學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)經(jīng)歷等相關(guān)材料。（二）自傳材料職工撰寫的反映個人成長經(jīng)歷等內(nèi)容的自傳。（三）鑒定、考核、考察材料1.年度考核表、聘期考核表等。2.各類先進(jìn)評選、表彰的審批材料。3.干部考察、民主評議等相關(guān)材料。（四）學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料1.學(xué)歷學(xué)位證書、學(xué)歷認(rèn)證報告等。2.參加各類培訓(xùn)的結(jié)業(yè)證書、培訓(xùn)記錄等。3.專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評審表、聘任文件等。（五）政審材料包括入黨、入團(tuán)、參軍等政審相關(guān)材料。（六）黨團(tuán)材料1.入黨志愿書、入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請書等。2.入團(tuán)志愿書等。（七）獎勵材料獲得各級各類獎勵的證書、表彰決定等。（八）處分材料受到黨紀(jì)政紀(jì)處分的決定、調(diào)查處理報告等。（九）工資、任免、出國（境）等材料1.工資變動審批表、工資臺賬等。2.職務(wù)任免文件、崗位變動通知等。3.出國（境）審批表、護(hù)照等相關(guān)材料。（十）其他可供組織參考的材料如體檢報告、科研成果證明、學(xué)術(shù)論文發(fā)表情況等。三、檔案收集（一）收集渠道1.職工本人提交：職工應(yīng)按照要求及時提交個人相關(guān)材料。2.組織人事部門收集：通過內(nèi)部工作流程、與其他部門協(xié)作等方式收集相關(guān)材料。3.外部獲?。喝鐝慕逃块T、人社部門等獲取學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證、職稱評審結(jié)果等材料。（二）收集要求1.明確收集范圍和時間節(jié)點，確保檔案材料及時、完整收集。2.對收集到的材料進(jìn)行認(rèn)真審核，保證材料的真實性和有效性。3.對于不符合要求的材料，及時通知相關(guān)人員補充或更正。四、檔案整理（一）分類按照檔案內(nèi)容的性質(zhì)和類別進(jìn)行分類，一般分為履歷類、自傳類、鑒定考核類等十大類。（二）排序各類材料按照時間順序或重要程度進(jìn)行排序。（三）編目1.編制檔案目錄，清晰列出每類材料的名稱、日期、頁碼等信息。2.目錄應(yīng)打印成冊，并與檔案內(nèi)容對應(yīng)。（四）裝訂將整理好的材料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，便于保管和查閱。五、檔案保管（一）保管場所設(shè)立專門的檔案庫房，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防高溫等設(shè)施。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式保管。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，標(biāo)識清晰。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲在安全的存儲設(shè)備上，同時建立電子檔案管理系統(tǒng)，便于檢索和利用。（三）定期檢查1.定期對檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否完好、有無損壞或丟失等情況。2.對發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行處理，并記錄檢查情況。六、檔案查閱（一）查閱權(quán)限1.醫(yī)院內(nèi)部人員因工作需要查閱職工檔案的，應(yīng)按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行。2.外部單位因工作需要查閱檔案的，必須持有單位介紹信，并經(jīng)醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人填寫查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容等。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核，報檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.檔案管理人員根據(jù)審批意見，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。（三）查閱要求1.查閱人應(yīng)愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.查閱完畢后，及時歸還檔案，并由檔案管理人員進(jìn)行核對。七、檔案借閱（一）借閱條件1.因特殊情況需要借閱檔案的，必須經(jīng)醫(yī)院主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（二）借閱程序1.借閱人填寫借閱申請表，經(jīng)審批后到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員對借閱檔案進(jìn)行登記，注明借閱人姓名、單位、借閱時間、歸還時間等信息。（三）借閱要求1.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人。2.借閱期滿后，應(yīng)按時歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。八、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞原因1.職工工作調(diào)動、離職、退休等。2.檔案管理機(jī)構(gòu)調(diào)整等原因需要轉(zhuǎn)遞檔案。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.檔案管理部門根據(jù)相關(guān)規(guī)定和通知，確定檔案轉(zhuǎn)遞事宜。2.填寫檔案轉(zhuǎn)遞通知單，注明轉(zhuǎn)遞原因、轉(zhuǎn)遞單位、檔案內(nèi)容等信息。3.將檔案材料進(jìn)行密封，并在封口處加蓋檔案管理部門印章。4.通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉确绞綄n案轉(zhuǎn)遞給接收單位，并要求接收單位在回執(zhí)上簽字確認(rèn)。（三）轉(zhuǎn)遞要求1.確保檔案轉(zhuǎn)遞的準(zhǔn)確性和及時性，避免延誤。2.對轉(zhuǎn)遞過程進(jìn)行記錄，留存相關(guān)憑證以備查。九、檔案信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)建立醫(yī)院職工檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化錄入、存儲、檢索和利用。（二）數(shù)據(jù)錄入按照檔案整理的要求，將紙質(zhì)檔案內(nèi)容準(zhǔn)確錄入系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。（三）安全管理1.加強系統(tǒng)安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。2.定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。（四）利用與維護(hù)1.充分利用信息化系統(tǒng)，提高檔案查閱、借閱等工作效率。2.及時更新系統(tǒng)數(shù)據(jù)，保證檔案信息的時效性。十、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)醫(yī)院職工檔案管理工作，制定和完善檔案管理制度。2.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高管理水平。3.審核檔案查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等申請，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的問題。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等具體工作。2.對檔案材料進(jìn)行審核、分類、編目、裝訂等操作，確保檔案質(zhì)量。3.維護(hù)檔案管理系統(tǒng)，保證系統(tǒng)正常運行和數(shù)據(jù)安全。4.保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案信息。十一、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.醫(yī)院內(nèi)部設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督。2.接受職工和社會的監(jiān)督，對發(fā)現(xiàn)的問題