PAGE測繪檔案管理保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)測繪檔案的管理與保管，確保測繪檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮測繪檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理及社會服務(wù)中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及測繪檔案管理與保管的部門、項(xiàng)目組及相關(guān)人員。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則測繪檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)全公司的測繪檔案管理工作，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則測繪檔案應(yīng)如實(shí)反映測繪項(xiàng)目的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則全面收集、整理測繪項(xiàng)目過程中形成的各類文件資料，并進(jìn)行系統(tǒng)歸檔，確保測繪檔案的完整性。4.安全性原則采取有效措施，保障測繪檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)測繪檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司測繪檔案管理制度、流程和規(guī)范。2.負(fù)責(zé)全公司測繪檔案的集中統(tǒng)一管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、存儲以及提供利用等。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門、項(xiàng)目組的測繪檔案管理工作，定期對檔案管理情況進(jìn)行檢查和評估，提出改進(jìn)意見和建議。4.組織開展測繪檔案信息化建設(shè)，建立和維護(hù)測繪檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索和利用。5.負(fù)責(zé)測繪檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀處理。6.參與公司重大測繪項(xiàng)目的檔案管理工作，對項(xiàng)目檔案的形成、積累和整理進(jìn)行全程跟蹤和指導(dǎo)。（二）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目測繪檔案的收集、整理和歸檔工作，確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。2.在項(xiàng)目實(shí)施過程中，督促項(xiàng)目組成員及時(shí)將各自工作中形成的文件資料移交檔案管理人員，對項(xiàng)目檔案的質(zhì)量負(fù)責(zé)。3.審核項(xiàng)目檔案的分類、編目情況，確保檔案的分類科學(xué)合理、編目準(zhǔn)確清晰，便于查找和利用。4.配合檔案管理部門做好項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收、鑒定等工作，提供必要的檔案信息和資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)測繪檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案整理規(guī)范、質(zhì)量合格。3.按照檔案存儲要求，妥善保管檔案實(shí)體，做好檔案庫房的安全管理工作，包括防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等。4.負(fù)責(zé)檔案信息的錄入和維護(hù)，及時(shí)更新檔案數(shù)據(jù)庫，為檔案利用提供準(zhǔn)確、便捷的信息服務(wù)。5.積極開展檔案利用工作，熱情接待檔案查閱人員，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，做好檔案利用登記和統(tǒng)計(jì)工作。6.定期對檔案進(jìn)行清查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決，確保檔案賬實(shí)相符。三、測繪檔案的收集與整理（一）收集范圍1.測繪項(xiàng)目前期文件包括項(xiàng)目立項(xiàng)申請、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目設(shè)計(jì)書、技術(shù)設(shè)計(jì)書、任務(wù)書等。2.測繪過程中形成的文件（1）控制測量文件，如控制點(diǎn)選點(diǎn)圖、觀測記錄手簿、計(jì)算資料、成果表等。（2）地形測量文件，包括地形圖測繪原始記錄、草圖、清繪原圖、數(shù)字化數(shù)據(jù)等。（3）攝影測量與遙感文件，如航片、衛(wèi)片、像片控制點(diǎn)成果、影像處理資料、立體模型成果等。（4）工程測量文件，如工程控制測量成果、地形測量成果、變形監(jiān)測資料等。（5）地籍測繪文件，包括地籍調(diào)查表、宗地草圖、地籍圖、宗地圖、土地登記資料等。（6）房產(chǎn)測繪文件，如房產(chǎn)平面控制測量成果、房產(chǎn)分幅圖、分丘圖、分戶圖、房屋面積計(jì)算資料等。3.測繪項(xiàng)目成果文件包括測繪報(bào)告、圖件、數(shù)據(jù)光盤等最終成果，以及成果驗(yàn)收文件、質(zhì)量檢查報(bào)告等。4.其他相關(guān)文件與測繪項(xiàng)目有關(guān)的合同協(xié)議、技術(shù)總結(jié)、工作總結(jié)、用戶反饋意見等。（二）收集要求1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)組織項(xiàng)目組成員收集各自工作中形成的文件資料，確保文件資料的齊全、完整。2.對于外來文件，如委托測繪合同、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集，并進(jìn)行登記和妥善保管。3.收集的文件資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽署完備，符合檔案整理要求。（三）整理原則與方法1.遵循文件形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，按照測繪項(xiàng)目的工作流程和文件類別進(jìn)行分類整理。2.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案同步整理的方式，確保兩種載體檔案內(nèi)容一致、對應(yīng)準(zhǔn)確。3.紙質(zhì)檔案整理方法（1）分類：按照測繪項(xiàng)目類別、文件形成階段等進(jìn)行二級或多級分類。例如，先按地形測量、工程測量等項(xiàng)目類別分類，再在每個(gè)項(xiàng)目類別下按控制測量、地形測繪等階段細(xì)分。（2）編號：為每份檔案編制唯一的檔號，檔號應(yīng)體現(xiàn)檔案的分類層次和順序，便于檢索和管理。（3）編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、檔號、編制單位、編制日期、保管期限等內(nèi)容，目錄應(yīng)清晰準(zhǔn)確，便于查找。（4）裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損或易散失的文件進(jìn)行修整和裝訂，保持檔案的整齊美觀。4.電子檔案整理方法（1）分類：與紙質(zhì)檔案分類相對應(yīng)，建立電子文件夾結(jié)構(gòu)，確保電子檔案分類清晰、層次分明。（2）命名：電子文件命名應(yīng)簡潔明了，體現(xiàn)文件內(nèi)容和日期等關(guān)鍵信息，便于識別和查找。（3）存儲：按照存儲介質(zhì)的特點(diǎn)和要求，對電子檔案進(jìn)行安全存儲，定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。四、測繪檔案的分類與編號（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照測繪專業(yè)領(lǐng)域分類分為大地測量檔案、地形測量檔案、攝影測量與遙感檔案、工程測量檔案、地籍測繪檔案、房產(chǎn)測繪檔案等。2.按照項(xiàng)目階段分類分為項(xiàng)目前期文件檔案、項(xiàng)目實(shí)施過程文件檔案、項(xiàng)目成果文件檔案等。3.按照文件載體分類分為紙質(zhì)檔案、電子檔案、光盤檔案等。（二）編號規(guī)則1.檔號結(jié)構(gòu)檔號由全宗號、目錄號、案卷號、件號等部分組成，各部分之間用“”隔開。例如：01020301，其中01為全宗號，02為目錄號，03為案卷號，01為件號。2.全宗號全宗號是公司檔案管理部門為區(qū)分不同全宗檔案而編制的代碼，本公司全宗號為“01”。3.目錄號根據(jù)檔案分類情況，為每一類檔案編制目錄號。例如，地形測量檔案目錄號為“02”，工程測量檔案目錄號為“04”等。4.案卷號在每一類檔案目錄下，按照項(xiàng)目或文件集合的順序編制案卷號。例如，某個(gè)地形測量項(xiàng)目的案卷號為“03”。5.件號在每個(gè)案卷內(nèi)，按照文件的排列順序編制件號，用于標(biāo)識每份文件在案卷中的位置。五、測繪檔案的存儲與保管（一）存儲環(huán)境要求1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地點(diǎn)，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.庫房內(nèi)溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%60%之間，以防止檔案紙張霉變、蟲蛀和字跡褪色。3.庫房應(yīng)配備必要的消防設(shè)備，如滅火器、消防栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保消防設(shè)備完好有效。4.庫房應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等安全設(shè)施，保證檔案存儲環(huán)境的安全。（二）檔案裝具選擇1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架進(jìn)行存放，檔案柜、檔案架應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于檔案的存放和查找。2.電子檔案應(yīng)采用專用的存儲設(shè)備，如磁盤陣列、磁帶庫等，并按照存儲設(shè)備的要求進(jìn)行管理和維護(hù)。3.光盤檔案應(yīng)存放在專用光盤盒中，并按照光盤的類別和編號進(jìn)行分類存放。（三）保管期限劃分1.永久保管（1）具有重要?dú)v史價(jià)值、科學(xué)研究價(jià)值或涉及國家重大利益的測繪檔案。（2）公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理中形成的具有長期查考利用價(jià)值的檔案，如公司發(fā)展規(guī)劃、重大項(xiàng)目測繪成果等。2.長期保管保管期限為16年至50年的測繪檔案，主要包括一般性測繪項(xiàng)目成果、重要技術(shù)資料等。3.短期保管保管期限為5年至15年的測繪檔案，如一般性項(xiàng)目過程文件、臨時(shí)性測繪任務(wù)資料等。（四）保管措施1.建立檔案保管賬目，對檔案的收進(jìn)、移出、保管情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，做到賬實(shí)相符。2.定期對檔案進(jìn)行清查核對，每年至少進(jìn)行一次全面清查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)查明原因并采取措施解決。3.對破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。4.加強(qiáng)對檔案庫房的日常管理，保持庫房清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行通風(fēng)換氣，防止檔案受潮、發(fā)霉、生蟲等。六、測繪檔案的利用與借閱（一）利用原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格按照國家法律法規(guī)和公司檔案管理制度的規(guī)定進(jìn)行檔案利用工作，確保檔案利用合法合規(guī)。2.服務(wù)為本原則以服務(wù)公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和社會需求為宗旨，積極主動地為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。3.安全保密原則在檔案利用過程中，嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案信息安全，防止檔案泄密事件發(fā)生。（二）利用方式1.查閱檔案利用者可到檔案管理部門查閱紙質(zhì)檔案或電子檔案，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制檔案利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等，經(jīng)審批后由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制，并收取相應(yīng)的復(fù)制費(fèi)用。（三）利用登記與統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用方式、利用內(nèi)容等。2.定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案利用動態(tài)，為檔案管理工作提供決策依據(jù)。（四）歸還與注銷1.借閱的檔案到期后，利用者應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究相關(guān)人員責(zé)任。2.檔案利用結(jié)束后，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)注銷借閱申請或復(fù)制申請等相關(guān)記錄。七、測繪檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立測繪檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)專家、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人等組成，負(fù)責(zé)對測繪檔案的鑒定工作進(jìn)行組織和指導(dǎo)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合檔案的實(shí)際價(jià)值和利用情況，對檔案進(jìn)行鑒定。2.對已超過保管期限且確無保存價(jià)值的檔案，可考慮予以銷毀；對仍有一定保存價(jià)值但保管期限已滿的檔案，可適當(dāng)延長保管期限。3.對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行鑒定和管理，即使保管期限已滿，也不得擅自銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進(jìn)行清理，列出擬鑒定檔案清單。2.鑒定小組對擬鑒定檔案進(jìn)行逐卷審查，綜合考慮檔案的內(nèi)容、價(jià)值、利用情況等因素，提出鑒定意見。3.對鑒定為無保存價(jià)值的檔案，填寫檔案銷毀審批表，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀，并做好銷毀記錄。（四）銷毀方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.電子檔案應(yīng)采用專業(yè)