PAGE檔案管理落實(shí)回避制度一、總則（一）目的為確保檔案管理工作的公正、公平、客觀，防止因親屬關(guān)系、利益關(guān)聯(lián)等因素對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生不利影響，保障檔案信息的真實(shí)性、完整性和保密性，特制定本回避制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有參與檔案管理工作的人員，包括但不限于檔案管理人員、檔案審核人員、檔案借閱審批人員等。（三）基本原則1.公正性原則：檔案管理工作應(yīng)秉持公正立場(chǎng)，不受任何個(gè)人情感、利益關(guān)系干擾，確保檔案管理過(guò)程和結(jié)果公正無(wú)私。2.客觀性原則：檔案管理人員在處理檔案事務(wù)時(shí)，應(yīng)依據(jù)客觀事實(shí)，如實(shí)記錄和反映相關(guān)信息，不得歪曲、篡改檔案內(nèi)容。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，在回避實(shí)施過(guò)程中，涉及的敏感信息不得泄露，確保檔案信息安全。二、回避情形（一）親屬關(guān)系回避1.夫妻關(guān)系。2.直系血親關(guān)系，包括父母、子女、祖父母、孫子女等。3.三代以內(nèi)旁系血親關(guān)系，如兄弟姐妹、堂兄弟姐妹、表兄弟姐妹等。4.近姻親關(guān)系，包括配偶的父母、配偶的兄弟姐妹及其配偶、子女的配偶及子女配偶的父母、三代以內(nèi)旁系血親的配偶。當(dāng)檔案管理工作涉及上述親屬關(guān)系的人員時(shí)，相關(guān)人員應(yīng)主動(dòng)申請(qǐng)回避。（二）利益關(guān)聯(lián)回避1.本人或其近親屬與檔案涉及的單位、個(gè)人存在直接或間接的經(jīng)濟(jì)利益關(guān)系，可能影響檔案管理公正性的。例如，檔案涉及的項(xiàng)目與本人或其近親屬所在公司存在競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系，或本人或其近親屬在檔案涉及的業(yè)務(wù)中有經(jīng)濟(jì)利益牽扯。2.本人或其近親屬與檔案涉及的事項(xiàng)存在其他可能影響公正處理的利益關(guān)聯(lián)，如曾參與過(guò)相關(guān)項(xiàng)目且存在利益糾葛等。（三）其他回避情形1.曾在檔案涉及的部門或崗位工作，且對(duì)相關(guān)檔案內(nèi)容存在利益關(guān)聯(lián)或可能影響公正判斷的。例如，曾在某部門負(fù)責(zé)某項(xiàng)業(yè)務(wù)，而該業(yè)務(wù)相關(guān)檔案現(xiàn)需進(jìn)行審核管理，可能因熟悉情況而難以保持客觀公正。2.與檔案涉及的人員存在其他特殊關(guān)系，經(jīng)公司/組織認(rèn)定可能影響檔案管理工作公正性的。三、回避程序（一）主動(dòng)申請(qǐng)1.檔案管理工作人員如發(fā)現(xiàn)自己存在應(yīng)回避情形，應(yīng)在知曉相關(guān)情況后[X]個(gè)工作日內(nèi)，向檔案管理部門負(fù)責(zé)人提交書面回避申請(qǐng)，說(shuō)明回避理由。2.申請(qǐng)應(yīng)明確涉及的檔案事項(xiàng)、本人與相關(guān)人員的關(guān)系等具體情況。（二）審查與決定1.檔案管理部門負(fù)責(zé)人收到回避申請(qǐng)后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行初步審查。審查內(nèi)容包括申請(qǐng)理由是否充分、所涉關(guān)系是否符合回避情形等。2.對(duì)于審查通過(guò)的申請(qǐng)，檔案管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)提交公司/組織的人事管理部門或相關(guān)決策機(jī)構(gòu)進(jìn)行最終審核決定。人事管理部門或相關(guān)決策機(jī)構(gòu)應(yīng)在收到申請(qǐng)后的[X]個(gè)工作日內(nèi)做出決定，并以書面形式通知申請(qǐng)人。3.若申請(qǐng)回避的理由不成立，檔案管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)向申請(qǐng)人說(shuō)明理由，駁回申請(qǐng)，并要求其繼續(xù)履行職責(zé)。（三）回避執(zhí)行1.經(jīng)決定回避的人員，自回避決定生效之日起，不得再參與涉及該檔案事項(xiàng)的管理、審核、借閱審批等相關(guān)工作。2.檔案管理部門應(yīng)及時(shí)調(diào)整工作安排，確保檔案工作不受影響。對(duì)于因回避而空缺的崗位，應(yīng)及時(shí)安排其他合適人員接替工作。（四）復(fù)議1.申請(qǐng)人對(duì)回避決定不服的，可以自收到?jīng)Q定之日起[X]個(gè)工作日內(nèi)，向公司/組織的上級(jí)主管部門提出復(fù)議申請(qǐng)。復(fù)議申請(qǐng)應(yīng)說(shuō)明不服的理由及相關(guān)證據(jù)。2.上級(jí)主管部門應(yīng)在收到復(fù)議申請(qǐng)后的[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行審查，并做出復(fù)議決定。復(fù)議決定為最終決定，申請(qǐng)人應(yīng)服從。四、檔案管理工作中的具體回避要求（一）檔案收集階段1.檔案管理人員在收集檔案時(shí)，若發(fā)現(xiàn)涉及本人或應(yīng)回避關(guān)系人員所在部門、項(xiàng)目的檔案，應(yīng)主動(dòng)向檔案管理部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，并申請(qǐng)回避。2.在收集過(guò)程中，不得利用與相關(guān)人員的關(guān)系提前獲取或干預(yù)檔案收集工作，確保檔案收集的全面性和真實(shí)性。（二）檔案整理階段1.整理檔案時(shí)，對(duì)于涉及應(yīng)回避人員的檔案材料，整理人員應(yīng)保持客觀公正態(tài)度，不得因關(guān)系因素對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行不當(dāng)處理。2.若發(fā)現(xiàn)檔案材料存在疑問(wèn)或可能影響公正性的情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門負(fù)責(zé)人，由負(fù)責(zé)人安排其他無(wú)利害關(guān)系人員進(jìn)行核實(shí)處理。（三）檔案審核階段1.審核人員在審核檔案時(shí)，如發(fā)現(xiàn)檔案涉及本人或應(yīng)回避關(guān)系人員，應(yīng)主動(dòng)提出回避申請(qǐng)。2.審核過(guò)程應(yīng)嚴(yán)格依據(jù)檔案管理規(guī)定和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，不得因個(gè)人關(guān)系偏袒或忽視某些檔案內(nèi)容，確保審核結(jié)果真實(shí)、準(zhǔn)確。（四）檔案保管階段1.檔案保管人員對(duì)于涉及應(yīng)回避人員的檔案，應(yīng)按照規(guī)定妥善保管，不得擅自查閱、篡改或泄露檔案信息。2.在保管過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告，并按照規(guī)定程序進(jìn)行處理，不得因關(guān)系因素隱瞞或拖延處理。（五）檔案利用階段1.檔案借閱審批人員在審批借閱申請(qǐng)時(shí)，若發(fā)現(xiàn)借閱人與本人或應(yīng)回避關(guān)系人員存在關(guān)聯(lián)，應(yīng)主動(dòng)回避審批。2.對(duì)于涉及應(yīng)回避人員的檔案借閱申請(qǐng)，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行審查，確保借閱目的正當(dāng)、手續(xù)完備，防止因關(guān)系因素違規(guī)借閱檔案。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織的內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)，檢查回避制度的執(zhí)行情況。審計(jì)內(nèi)容包括回避申請(qǐng)、審查、決定等程序是否合規(guī)，回避人員是否真正執(zhí)行回避規(guī)定等。2.檔案管理部門應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，并將自查情況報(bào)告公司/組織管理層。（二）投訴舉報(bào)1.設(shè)立投訴舉報(bào)渠道，接受公司/組織內(nèi)部員工及外部相關(guān)方對(duì)檔案管理工作中違反回避制度行為的投訴舉報(bào)。投訴舉報(bào)渠道可以包括電話、郵箱、意見(jiàn)箱等。2.對(duì)于收到的投訴舉報(bào)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)。如經(jīng)查實(shí)存在違反回避制度的行為，應(yīng)按照公司/組織相關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理，并將處理結(jié)果反饋給投訴舉報(bào)人。（三）責(zé)任追究1.對(duì)于違反回避制度的檔案管理工作人員，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，包括警告、記過(guò)、記大過(guò)、降級(jí)、撤職、開(kāi)除等。2.因違反回避制度導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)失誤、造成不良影響或經(jīng)濟(jì)損失的，相關(guān)人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.定期組織檔案管理工作人員參加回避制度培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括回避制度的具體規(guī)定、適用情形、回避程序等。2.通過(guò)案例分析、模擬演練等方式，提高檔案管理工作人員對(duì)回避制度的理解和執(zhí)行能力，確保其能夠準(zhǔn)確識(shí)別和處理應(yīng)回避的情況。（二）宣傳1.在公司/組織內(nèi)部通過(guò)公告欄、內(nèi)部刊物、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等渠道宣傳回避制度，提高全體員工對(duì)回避制度的知曉度和重視程度。2.向新入職的檔案管理工作人員發(fā)放回避制度手冊(cè)，進(jìn)行專門培訓(xùn)，確保其在入職時(shí)就了解并遵守回避制度。七、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司/組織的檔案管理部門負(fù)責(zé)解