PAGE衛(wèi)生院檔案借查閱制度一、總則1.目的為加強(qiáng)衛(wèi)生院檔案管理，規(guī)范檔案借查閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在衛(wèi)生院各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于衛(wèi)生院全體工作人員以及因工作需要借查閱檔案的外部單位或個(gè)人。3.檔案定義本制度所指檔案是衛(wèi)生院在醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理職責(zé)1.檔案管理部門(mén)職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)的檔案工作。集中統(tǒng)一管理衛(wèi)生院的各類檔案，做好檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。建立健全檔案管理系統(tǒng)，確保檔案信息的安全存儲(chǔ)和有效檢索。對(duì)檔案借查閱情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，定期檢查檔案的歸還情況。2.檔案形成部門(mén)職責(zé)負(fù)責(zé)本部門(mén)文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保歸檔文件材料的齊全、完整、準(zhǔn)確。按照檔案管理部門(mén)的要求，及時(shí)將整理好的檔案移交至檔案管理部門(mén)。配合檔案管理部門(mén)做好檔案的借查閱工作，提供必要的協(xié)助和說(shuō)明。三、檔案借查閱原則1.合法性原則檔案借查閱活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和衛(wèi)生院的相關(guān)規(guī)定，不得損害國(guó)家利益、集體利益和個(gè)人合法權(quán)益。2.真實(shí)性原則借查閱檔案時(shí)，不得擅自涂改、偽造、損毀、丟失檔案，確保檔案信息的真實(shí)性和原始性。3.保密性原則嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，借查閱人員必須予以保密，不得泄露。4.限時(shí)歸還原則借查閱檔案應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還，如需延期使用，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。四、檔案借閱1.借閱范圍因工作需要，本院工作人員可借閱與其工作相關(guān)的檔案。外單位因工作需要查閱我院檔案，須持單位介紹信，經(jīng)衛(wèi)生院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。2.借閱程序本院工作人員借閱檔案，需填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途和借閱期限，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門(mén)審核。檔案管理部門(mén)審核通過(guò)后，辦理借閱手續(xù)，將檔案交借閱人，并在《檔案借閱登記冊(cè)》上登記。外單位人員查閱檔案，需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明查閱目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)衛(wèi)生院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)安排專人陪同查閱，并在《檔案查閱登記冊(cè)》上登記。3.借閱期限一般檔案借閱期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，特殊情況需延期使用的，須經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，但最長(zhǎng)不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。涉及重要機(jī)密的檔案，借閱期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，且必須當(dāng)天歸還。4.借閱數(shù)量本院工作人員每次借閱檔案數(shù)量一般不得超過(guò)[X]卷（冊(cè)），特殊情況需增加借閱數(shù)量的，須經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。外單位人員查閱檔案數(shù)量根據(jù)實(shí)際需要確定，但不得超過(guò)經(jīng)批準(zhǔn)的查閱范圍。5.借閱要求借閱人必須愛(ài)護(hù)檔案，保持檔案的整潔和完好，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。借閱人不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人，如需委托他人代借，須經(jīng)檔案管理部門(mén)同意。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，防止丟失或損壞。如發(fā)生檔案丟失或損壞，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。五、檔案查閱1.查閱范圍本院工作人員因工作需要可查閱與其工作相關(guān)的檔案。外單位因工作需要查閱我院檔案，須持單位介紹信，經(jīng)衛(wèi)生院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。2.查閱程序本院工作人員查閱檔案，需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、數(shù)量、用途，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門(mén)審核。檔案管理部門(mén)審核通過(guò)后，安排查閱地點(diǎn)，并提供必要的查閱條件。查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門(mén)。外單位人員查閱檔案，需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明查閱目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)衛(wèi)生院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)安排專人陪同查閱，并在《檔案查閱登記冊(cè)》上登記。3.查閱要求查閱人只能查閱經(jīng)批準(zhǔn)的檔案內(nèi)容，不得查閱與申請(qǐng)無(wú)關(guān)的檔案。查閱人不得擅自復(fù)制、拍照、攝像檔案內(nèi)容，如需復(fù)制檔案，須經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。查閱人應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，保持檔案的整潔和完好，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱結(jié)束后，查閱人應(yīng)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并在《檔案查閱登記冊(cè)》上注明查閱情況。六、檔案歸還1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期使用，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還檔案時(shí)，借閱人應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量和完整性，確保檔案完好無(wú)損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門(mén)報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.檔案管理部門(mén)在接收歸還的檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與借閱人核實(shí)并處理。4.檔案歸還后，檔案管理部門(mén)應(yīng)在《檔案借閱登記冊(cè)》上注明歸還日期，并將檔案歸還原位。七、檔案保密與安全1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對(duì)檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。2.借查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)向借查閱人員明確告知檔案保密規(guī)定，并監(jiān)督其遵守。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)采取必要的安全措施，確保檔案的安全存儲(chǔ)，防止檔案被盜、被搶、被篡改或丟失。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。5.對(duì)違反檔案保密與安全規(guī)定的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。八、監(jiān)督與檢查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案借查閱情況進(jìn)行檢查，確保借查閱檔案的手續(xù)齊全、程序規(guī)范。2.對(duì)違反本制度的借查閱行為，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)制止，并視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育或相應(yīng)的處罰。3.衛(wèi)生院應(yīng)將檔案借查閱制度的執(zhí)行情況納入績(jī)效考核內(nèi)容，對(duì)