PAGE學(xué)工檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)工檔案管理，確保學(xué)工檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確和安全，充分發(fā)揮學(xué)工檔案在學(xué)生教育、管理、服務(wù)等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校學(xué)生工作部門(mén)所涉及的各類學(xué)生檔案的管理，包括但不限于學(xué)生基本信息檔案、學(xué)生獎(jiǎng)懲檔案、學(xué)生綜合素質(zhì)測(cè)評(píng)檔案、學(xué)生就業(yè)檔案等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則：學(xué)工檔案由學(xué)生工作部門(mén)集中管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)如實(shí)反映學(xué)生的實(shí)際情況，保證檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露、不丟失。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、使用和維護(hù)。二、檔案管理職責(zé)（一）學(xué)生工作部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善學(xué)工檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)學(xué)生各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱工作。3.指導(dǎo)各學(xué)院（系）做好學(xué)生檔案的日常管理工作。4.定期對(duì)學(xué)工檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為學(xué)校學(xué)生工作決策提供依據(jù)。（二）學(xué)院（系）職責(zé)1.負(fù)責(zé)本學(xué)院（系）學(xué)生檔案的收集、整理和初步審核工作，并及時(shí)移交學(xué)生工作部門(mén)。2.協(xié)助學(xué)生工作部門(mén)做好學(xué)生檔案的查閱、使用和反饋工作。3.負(fù)責(zé)本學(xué)院（系）學(xué)生檔案信息的更新和維護(hù)，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱等具體工作，確保檔案管理工作的規(guī)范有序。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和核對(duì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問(wèn)題。4.做好檔案管理的安全保密工作，防止檔案信息泄露和丟失。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.學(xué)生基本信息檔案：由招生部門(mén)提供新生錄取信息，學(xué)生工作部門(mén)負(fù)責(zé)收集學(xué)生入學(xué)后的基本信息變更情況，包括個(gè)人基本情況、家庭成員信息、學(xué)習(xí)經(jīng)歷等。2.學(xué)生獎(jiǎng)懲檔案：各學(xué)院（系）負(fù)責(zé)收集學(xué)生在校期間獲得的各類獎(jiǎng)勵(lì)和處分情況，包括獎(jiǎng)學(xué)金、榮譽(yù)稱號(hào)、違紀(jì)處分等，并及時(shí)整理歸檔。3.學(xué)生綜合素質(zhì)測(cè)評(píng)檔案：每學(xué)期末，各學(xué)院（系）按照學(xué)校制定的綜合素質(zhì)測(cè)評(píng)辦法，組織學(xué)生進(jìn)行自評(píng)和互評(píng)，收集相關(guān)測(cè)評(píng)材料，形成學(xué)生綜合素質(zhì)測(cè)評(píng)檔案。4.學(xué)生就業(yè)檔案：就業(yè)指導(dǎo)部門(mén)負(fù)責(zé)收集學(xué)生就業(yè)相關(guān)材料，包括就業(yè)協(xié)議書(shū)、就業(yè)推薦表、求職簡(jiǎn)歷、實(shí)習(xí)報(bào)告等，建立學(xué)生就業(yè)檔案。（二）檔案整理1.分類整理：按照檔案內(nèi)容的性質(zhì)和類別，將學(xué)生檔案分為不同的類別，如學(xué)生基本信息類、學(xué)生獎(jiǎng)懲類、學(xué)生綜合素質(zhì)測(cè)評(píng)類、學(xué)生就業(yè)類等。2.編號(hào)編排：對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。3.材料裝訂：將每份檔案中的各類材料按照一定的順序進(jìn)行裝訂，確保材料的整齊和牢固。4.目錄編制：編制檔案目錄，目錄應(yīng)清晰反映檔案內(nèi)容的類別和順序，便于查閱。四、檔案的歸檔與保管（一）檔案歸檔1.定期歸檔：各學(xué)院（系）應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，將整理好的學(xué)生檔案移交學(xué)生工作部門(mén)進(jìn)行歸檔。2.集中歸檔：學(xué)生工作部門(mén)對(duì)各學(xué)院（系）移交的檔案進(jìn)行集中審核和歸檔，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（二）檔案保管1.保管場(chǎng)所：設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.保管方式：采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案類別和編號(hào)順序存放，電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引和目錄，便于查詢和使用。3.定期檢查：檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和核對(duì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管中存在的問(wèn)題，如檔案損壞、丟失、霉變等。4.安全保密：嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，非檔案管理人員不得擅自進(jìn)入檔案庫(kù)房，查閱檔案應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，嚴(yán)禁泄露檔案信息。五、檔案的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.學(xué)生本人：學(xué)生有權(quán)查閱自己的檔案，但應(yīng)遵守檔案查閱的相關(guān)規(guī)定。2.學(xué)校內(nèi)部有關(guān)部門(mén)：學(xué)校各部門(mén)因工作需要查閱學(xué)生檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《學(xué)工檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)學(xué)生工作部門(mén)審批。3.校外單位：校外單位因特殊原因需要查閱學(xué)生檔案的，應(yīng)持單位介紹信和查閱人有效身份證件，經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱申請(qǐng)：查閱人應(yīng)填寫(xiě)《學(xué)工檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明查閱的目的、內(nèi)容和范圍。2.審批登記：學(xué)生工作部門(mén)對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合查閱條件的，予以批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。3.查閱檔案：查閱人憑有效證件和審批后的申請(qǐng)表到檔案庫(kù)房查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，確保查閱過(guò)程的規(guī)范和安全。4.歸還檔案：查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。（三）檔案使用1.學(xué)校內(nèi)部使用：學(xué)校各部門(mén)因工作需要使用學(xué)生檔案信息的，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行申請(qǐng)和審批，確保檔案信息的合法使用。2.校外單位使用：校外單位使用學(xué)生檔案信息的，應(yīng)與學(xué)校簽訂保密協(xié)議，并按照學(xué)校的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。未經(jīng)學(xué)校同意，校外單位不得擅自使用學(xué)生檔案信息。六、檔案的轉(zhuǎn)遞與銷(xiāo)毀（一）檔案轉(zhuǎn)遞1.畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞：畢業(yè)生就業(yè)時(shí)，學(xué)生工作部門(mén)應(yīng)按照就業(yè)協(xié)議書(shū)或就業(yè)推薦表上的就業(yè)單位地址，及時(shí)將畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞至就業(yè)單位或畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心。2.其他情況檔案轉(zhuǎn)遞：學(xué)生因轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)、休學(xué)等原因需要轉(zhuǎn)遞檔案的，學(xué)生工作部門(mén)應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)，并將檔案轉(zhuǎn)遞至接收單位。（二）檔案銷(xiāo)毀1.銷(xiāo)毀范圍：對(duì)已超過(guò)保管期限或失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。2.銷(xiāo)毀程序：檔案管理人員應(yīng)填寫(xiě)《學(xué)工檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明銷(xiāo)毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，經(jīng)學(xué)生工作部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。批準(zhǔn)后，由檔案管理人員會(huì)同有關(guān)人員進(jìn)行銷(xiāo)毀，并做好銷(xiāo)毀記錄。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立學(xué)工檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、查詢和統(tǒng)計(jì)分析，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)據(jù)錄入：將紙質(zhì)檔案中的相關(guān)信息錄入信息化管理系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.數(shù)據(jù)更新維護(hù)：定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行更新和維護(hù)，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。3.系統(tǒng)功能開(kāi)發(fā)：開(kāi)發(fā)檔案信息化管理系統(tǒng)的各項(xiàng)功能，如檔案查詢、統(tǒng)計(jì)分析、權(quán)限管理等，滿足檔案管理工作的實(shí)際需求。（三）信息化安全管理1.網(wǎng)絡(luò)安全：采取必要的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.數(shù)據(jù)備份：定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.用戶權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，嚴(yán)格控制檔案信息的訪問(wèn)范圍，防止信息泄露。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制建立健全學(xué)工檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問(wèn)題。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度執(zhí)行情況：檢查檔案管理規(guī)章制度的落實(shí)情況，是否存在違反制度的行為。2.檔案管理工作流程：檢查檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、轉(zhuǎn)遞等工作流程是否規(guī)范。3.檔案信息安全：檢查檔案信息的安全保密措施是否到位，是否存在檔案信息泄露、丟失等問(wèn)題。（三）檢查結(jié)果處理