PAGE檔案制度包括哪些方面檔案制度規(guī)范一、總則（一）目的本檔案制度旨在規(guī)范公司/組織檔案的管理，確保檔案的完整性、準確性、安全性和可利用性，為公司/組織的各項工作提供有力的支持和保障。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作過程中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實、準確地反映公司/組織的各項工作和歷史面貌，不得虛假、偽造。3.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。對涉及公司/組織機密的檔案，要嚴格按照保密規(guī)定進行管理。4.方便利用原則：建立健全檔案利用制度，簡化利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為公司/組織的各項工作提供及時、有效的服務。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設置公司/組織設立檔案管理中心，作為檔案管理的專門機構(gòu)，負責統(tǒng)籌管理公司/組織的各類檔案。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司/組織的檔案管理制度。2.負責公司/組織各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.指導和監(jiān)督各部門的檔案工作，對各部門檔案工作進行檢查和考核。4.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳教育活動，提高公司/組織員工的檔案意識和業(yè)務水平。5.負責檔案信息化建設，推進檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡化和智能化。6.做好檔案的安全保密工作，確保檔案的安全。7.完成公司/組織領(lǐng)導交辦的其他有關(guān)檔案工作的任務。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司/組織的設立、變更、注銷等文件，公司章程、規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃、總結(jié)、報告等。2.人事檔案：包括員工的招聘、錄用、培訓、考核、晉升、獎懲、調(diào)動、離職等文件，員工的個人簡歷、學歷證書、資格證書、勞動合同等。3.財務檔案：包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務資料等。4.業(yè)務檔案：根據(jù)公司/組織的業(yè)務特點，分為市場營銷檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、技術(shù)研發(fā)檔案、客戶服務檔案等。5.工程檔案：包括工程項目的立項、規(guī)劃、設計、施工、驗收等文件，工程圖紙、技術(shù)資料、竣工報告等。6.聲像檔案：包括照片、錄音、錄像等資料。7.電子檔案：包括以電子形式存儲的各類文件、數(shù)據(jù)、資料等。（二）檔案編號1.檔案編號采用“年度+類別代碼+流水號”的方式進行編制。2.年度：采用公元紀年，取四位數(shù)字表示，如“2023”。3.類別代碼：根據(jù)檔案分類，分別用兩位字母表示，如“XZ”表示行政檔案，“RS”表示人事檔案，“CW”表示財務檔案等。4.流水號：按照檔案形成的先后順序，依次用四位數(shù)字表示，如“0001”“0002”等。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應指定專人負責本部門檔案的收集工作，按照檔案管理制度的要求，及時將本部門在工作過程中形成的各類文件材料收集齊全、完整。2.檔案收集的范圍包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等。3.對于重要的文件材料，應同時收集原件和復印件，復印件應與原件核對無誤，并加蓋部門印章。4.檔案管理部門應定期對各部門的檔案收集情況進行檢查和指導，確保檔案收集工作的順利進行。（二）檔案整理1.檔案整理工作應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.檔案整理的基本步驟包括分類、編號、編目、裝訂等。3.分類：按照檔案分類方案，對收集到的檔案進行分類。4.編號：按照檔案編號規(guī)則，對每一份檔案進行編號。5.編目：編制檔案目錄，包括檔案號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。6.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。7.檔案整理工作應在檔案收集齊全、完整后及時進行，整理好的檔案應及時移交檔案管理部門。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調(diào)、除濕機、防蟲藥品、消防器材等。3.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度應控制在14℃24℃之間，相對濕度應控制在45%60%之間。（二）保管方式1.檔案保管應采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式。紙質(zhì)檔案應按照檔案分類順序排列存放，便于查找和利用。2.電子檔案應存儲在專用的存儲設備上，并進行備份。備份存儲設備應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.聲像檔案應按照檔案編號順序進行整理和存放，并注明拍攝時間、地點、內(nèi)容等信息。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案包括公司/組織的重要文件、規(guī)章制度、歷史記錄、財務審計報告等。3.長期保管的檔案包括公司/組織的一般文件、業(yè)務檔案、工程檔案等，保管期限為10年至50年。4.短期保管的檔案包括公司/組織的臨時性文件、一般性資料等，保管期限為1年至5年。5.檔案保管期限的確定應根據(jù)檔案的重要性、歷史價值和利用價值等因素進行綜合考慮。（四）檔案鑒定1.檔案管理部門應定期對保管期滿的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門的人員組成鑒定小組進行。3.鑒定小組應根據(jù)檔案的保管期限、重要性、歷史價值和利用價值等因素，對檔案進行全面審查，提出存毀意見。4.對擬銷毀的檔案，應編制銷毀清冊，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導批準后，由檔案管理部門負責銷毀。銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。六、檔案的統(tǒng)計與利用（一）檔案統(tǒng)計1.檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計的內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等。3.檔案統(tǒng)計應定期進行，統(tǒng)計結(jié)果應及時上報公司/組織領(lǐng)導，并作為檔案管理工作考核的依據(jù)。（二）檔案利用1.公司/組織員工因工作需要查閱檔案時，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應根據(jù)《檔案查閱申請表》，為查閱人員提供相應的檔案，并做好查閱登記工作。3.查閱檔案時，查閱人員應遵守檔案管理制度，愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、抽換、損壞等。4.如需復印檔案，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定的程序進行復印。5.外單位人員查閱公司/組織檔案時，應持有單位介紹信，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導批準后，方可查閱。查閱時，應在檔案管理部門人員的陪同下進行，并遵守檔案管理制度。6.檔案管理部門應定期對檔案利用情況進行分析和總結(jié)，為公司/組織的各項工作提供參考依據(jù)。七、檔案的保密與安全（一）檔案保密1.檔案管理部門應建立檔案保密制度，加強對檔案的保密管理。2.對涉及公司/組織機密的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，明確保密級別，采取相應的保密措施。3.檔案管理人員應嚴格遵守保密紀律，不得泄露檔案內(nèi)容。4.公司/組織員工應增強保密意識，不得私自查閱、復印、傳播涉及公司/組織機密的檔案。（二）檔案安全1.檔案管理部門應建立檔案安全制度，加強對檔案的安全管理。2.檔案庫房應配備必要的安全設施設備，如防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設施。3.檔案管理人員應定期對檔案庫房進行檢查，確保檔案的安全。4.對檔案的借閱、歸還、利用等環(huán)節(jié)，應嚴格按照規(guī)定的程序進行操作，確保檔案的安