PAGE學(xué)校合校檔案交接制度一、總則（一）目的為確保學(xué)校合校過程中檔案交接工作的規(guī)范、有序進(jìn)行，保障檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校合校過程中涉及的各類檔案交接工作，包括但不限于教學(xué)檔案、學(xué)生檔案、行政檔案、財務(wù)檔案等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案交接應(yīng)確保所交接檔案內(nèi)容真實、可靠，與實際情況相符。2.完整性原則：交接的檔案應(yīng)涵蓋學(xué)校合校前各個階段的重要文件和資料，確保檔案的全面性和連續(xù)性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)、文字等應(yīng)清晰、規(guī)范，避免出現(xiàn)錯誤或歧義。4.安全性原則：在檔案交接過程中，要采取必要的安全措施，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。二、檔案交接的組織與職責(zé)（一）交接工作領(lǐng)導(dǎo)小組成立學(xué)校合校檔案交接工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案交接工作，制定交接計劃，審議交接方案，解決交接過程中出現(xiàn)的重大問題。（二）檔案管理部門職責(zé)1.組織準(zhǔn)備：負(fù)責(zé)制定檔案交接清單，明確交接檔案的范圍、類別、數(shù)量等；對檔案進(jìn)行整理、分類、編號，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.交接實施：按照交接計劃和清單，與接收部門進(jìn)行檔案交接，辦理交接手續(xù)；對交接過程進(jìn)行記錄，形成交接記錄文檔。3.監(jiān)督指導(dǎo)：對各部門檔案交接工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，確保交接工作符合本制度要求；對交接過程中出現(xiàn)的問題及時提出整改意見，督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。（三）接收部門職責(zé)1.接收準(zhǔn)備：明確專人負(fù)責(zé)檔案接收工作，提前了解交接檔案的基本情況；準(zhǔn)備好接收檔案所需的場地、設(shè)備等。2.檔案接收：按照交接清單，認(rèn)真核對檔案的數(shù)量、內(nèi)容等，對接收的檔案進(jìn)行妥善保管；對發(fā)現(xiàn)的問題及時與檔案管理部門溝通解決。3.后續(xù)處理：對接收的檔案進(jìn)行進(jìn)一步整理、歸檔，建立健全檔案管理制度，確保檔案的有效利用。三、檔案交接的內(nèi)容與要求（一）教學(xué)檔案1.課程檔案：包括課程教學(xué)大綱、教學(xué)計劃、教案、教學(xué)課件、考試試卷、學(xué)生成績等。2.教學(xué)實踐檔案：實習(xí)、實訓(xùn)計劃與總結(jié)、實習(xí)報告、畢業(yè)設(shè)計（論文）等相關(guān)資料。3.教師業(yè)務(wù)檔案：教師個人基本信息、教學(xué)工作量統(tǒng)計、教學(xué)成果、科研成果、培訓(xùn)記錄等。要求教學(xué)檔案應(yīng)完整反映教學(xué)活動的全過程，資料應(yīng)齊全、規(guī)范，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。（二）學(xué)生檔案1.學(xué)生基本信息檔案：學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)籍卡、成績單、獎懲記錄等。2.畢業(yè)生檔案：畢業(yè)生就業(yè)推薦表、就業(yè)協(xié)議書、畢業(yè)證書、學(xué)位證書等相關(guān)材料。3.學(xué)生黨團(tuán)組織檔案：入黨申請書、入團(tuán)申請書、思想?yún)R報、黨團(tuán)組織關(guān)系證明等。學(xué)生檔案應(yīng)真實、準(zhǔn)確地記錄學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活和成長情況，確保檔案內(nèi)容與學(xué)生實際情況相符。（三）行政檔案1.學(xué)校文件：上級部門文件、學(xué)校發(fā)布的各類規(guī)章制度、工作計劃與總結(jié)、會議紀(jì)要等。2.行政事務(wù)檔案：學(xué)校行政管理過程中形成的各類文件，如招生文件、人事任免文件、財務(wù)文件、資產(chǎn)文件等。3.對外聯(lián)絡(luò)檔案：學(xué)校與上級主管部門、其他學(xué)校、社會組織等的往來文件、信函、協(xié)議等。行政檔案應(yīng)分類清晰，便于查找和利用，文件內(nèi)容應(yīng)完整、有效，符合相關(guān)法律法規(guī)和政策要求。（四）財務(wù)檔案1.會計憑證：原始憑證、記賬憑證等，記錄學(xué)校財務(wù)收支情況。2.會計賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬等，反映學(xué)校財務(wù)狀況。3.財務(wù)報表：年度財務(wù)決算報表、月度財務(wù)報表等，提供學(xué)校財務(wù)數(shù)據(jù)信息。4.財務(wù)審計檔案：內(nèi)部審計報告、外部審計報告等相關(guān)資料。財務(wù)檔案應(yīng)嚴(yán)格按照財務(wù)管理制度和會計檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理和保管，確保財務(wù)信息的真實性和保密性。四、檔案交接的流程（一）交接準(zhǔn)備階段1.檔案管理部門制定檔案交接清單，并提前通知接收部門。交接清單應(yīng)包括檔案的名稱、類別、數(shù)量、存放位置等詳細(xì)信息。2.接收部門根據(jù)交接清單，安排專人負(fù)責(zé)接收檔案，并準(zhǔn)備好接收所需的場地、設(shè)備等。3.雙方對交接檔案的整理情況進(jìn)行檢查，確保檔案符合交接要求。（二）交接實施階段1.檔案管理部門按照交接清單，將檔案逐一移交給接收部門。接收部門對檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，包括檔案的數(shù)量、內(nèi)容、完整性等。2.雙方在交接現(xiàn)場共同填寫檔案交接記錄，記錄交接時間、地點、交接檔案的名稱、數(shù)量、交接雙方人員簽字等信息。交接記錄一式兩份，雙方各執(zhí)一份。3.對于重要檔案或存在疑問的檔案，雙方應(yīng)進(jìn)行重點核對，并在交接記錄中注明情況。（三）交接后續(xù)階段1.接收部門對接收的檔案進(jìn)行進(jìn)一步整理、歸檔，按照本部門的檔案管理規(guī)定進(jìn)行存放和管理。2.檔案管理部門對交接工作進(jìn)行總結(jié)，整理交接過程中的相關(guān)資料，形成交接工作報告，報學(xué)校合校檔案交接工作領(lǐng)導(dǎo)小組備案。3.對交接過程中發(fā)現(xiàn)的問題，如檔案缺失、損壞等，由檔案管理部門負(fù)責(zé)查找原因，并及時進(jìn)行補(bǔ)充或修復(fù)。如因特殊原因無法補(bǔ)充或修復(fù)的，應(yīng)在交接記錄中注明情況，并報學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。五、檔案交接的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.學(xué)校合校檔案交接工作領(lǐng)導(dǎo)小組定期對檔案交接工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保交接工作按照本制度要求進(jìn)行。2.檔案管理部門和接收部門應(yīng)定期對本部門的檔案交接工作進(jìn)行自查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、檔案行政管理部門等對學(xué)校合校檔案交接工作的監(jiān)督檢查。2.積極配合審計、紀(jì)檢等部門對檔案交接工作的審計和監(jiān)督，如實提供相關(guān)資料和信息。對于在檔案交接工作中違反本制度規(guī)定的部門和個人，學(xué)校將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的批評教育、責(zé)令整改、紀(jì)律處分等處理措施；構(gòu)成違法犯罪的，依法追究法律責(zé)任。六、檔案交接的信息化管理（一）建立檔案交接信息系統(tǒng)利用信息技術(shù)手段，建立學(xué)校合校檔案交接信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案交接信息的電子化管理。通過信息系統(tǒng)，記錄檔案交接的全過程，包括交接計劃、交接清單、交接記錄、問題處理等信息，提高交接工作的效率和準(zhǔn)確性。（二）檔案數(shù)字化處理對重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案庫。在檔案交接過程中，可同時進(jìn)行電子檔案的交接，方便接收部門查閱和利用。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行備份和存儲，確保檔案信息的安全性和完整性。（三）信息共享與利用檔案交接信息系統(tǒng)應(yīng)實現(xiàn)與學(xué)校其他信息系統(tǒng)的對接和共享，為學(xué)校的教學(xué)、管理、決策等提供支持。同時，應(yīng)建立檔案信息查詢和利用機(jī)制，方便學(xué)校師生和相關(guān)人員查閱和獲取所需