PAGE檔案室物品領(lǐng)取制度表一、總則（一）目的為加強公司檔案室物品管理，規(guī)范物品領(lǐng)取流程，確保檔案室物品的合理使用與妥善保管，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及從檔案室領(lǐng)取物品的部門和個人。（三）基本原則1.按需領(lǐng)取原則：領(lǐng)取物品應(yīng)基于實際工作需要，避免浪費。2.規(guī)范流程原則：嚴格按照規(guī)定的流程進行物品領(lǐng)取操作，確保手續(xù)完備。3.責(zé)任明晰原則：明確物品領(lǐng)取過程中各環(huán)節(jié)的責(zé)任，做到責(zé)任到人。二、檔案室物品分類及管理職責(zé)（一）物品分類1.檔案存儲設(shè)備：如檔案柜、貨架、存儲盒等。2.檔案整理工具：剪刀、膠水、裝訂機、打孔機等。3.防護用品：防蟲劑、干燥劑、防火設(shè)備等。4.查閱設(shè)備：電腦、打印機、復(fù)印機等（涉及檔案查閱使用的部分）。5.其他物品：檔案標(biāo)簽、文件夾、筆記本等與檔案工作相關(guān)的物品。（二）管理職責(zé)1.檔案室管理員負責(zé)檔案室物品的日常管理，包括物品的采購、入庫、存儲、盤點等工作。建立檔案室物品臺賬，詳細記錄物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、購入時間、領(lǐng)用情況等信息。根據(jù)領(lǐng)取申請，審核領(lǐng)取物品的必要性和合理性，發(fā)放物品并做好登記。定期對檔案室物品進行清查盤點，確保賬物相符。2.各部門負責(zé)人負責(zé)本部門人員檔案物品領(lǐng)取的審批工作，確保領(lǐng)取需求合理合規(guī)。教育本部門人員遵守檔案室物品領(lǐng)取制度，如有違反及時糾正。3.公司財務(wù)部門負責(zé)審核檔案室物品采購預(yù)算及費用報銷等財務(wù)相關(guān)工作。監(jiān)督檔案室物品管理中的財務(wù)收支情況，確保符合財務(wù)規(guī)定。三、領(lǐng)取流程（一）領(lǐng)取申請1.各部門因工作需要領(lǐng)取檔案室物品時，應(yīng)由物品使用人填寫《檔案室物品領(lǐng)取申請表》（以下簡稱“申請表”）。2.申請表應(yīng)詳細填寫領(lǐng)取物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)取理由、預(yù)計歸還時間（如有）等信息。3.申請表由部門負責(zé)人簽字審批，確認領(lǐng)取需求合理且符合本部門工作安排。（二）申請審核1.檔案室管理員收到申請表后，對申請內(nèi)容進行審核。2.審核重點包括領(lǐng)取物品的必要性、是否超出實際工作需求、是否有可替代物品等。3.如申請內(nèi)容不符合要求，檔案室管理員應(yīng)與申請部門溝通，說明原因并要求補充或修改申請。（三）物品發(fā)放1.經(jīng)審核通過的申請，檔案室管理員根據(jù)申請表內(nèi)容發(fā)放物品。2.發(fā)放時，雙方應(yīng)在檔案室物品臺賬上簽字確認，記錄領(lǐng)取時間、領(lǐng)取人、發(fā)放物品明細等信息。3.對于貴重或限量使用的物品，檔案室管理員應(yīng)向領(lǐng)取人強調(diào)使用注意事項和保管責(zé)任。（四）物品歸還1.領(lǐng)取的物品使用完畢后，領(lǐng)取人應(yīng)及時歸還檔案室。2.歸還時，檔案室管理員應(yīng)檢查物品的完好情況，如發(fā)現(xiàn)損壞或丟失，應(yīng)要求領(lǐng)取人說明原因并按照相關(guān)規(guī)定進行處理。3.檔案室管理員在物品歸還后，更新物品臺賬，記錄歸還時間和物品狀態(tài)。四、特殊情況處理（一）緊急需求1.如遇緊急工作需要，無法提前提交領(lǐng)取申請時，領(lǐng)取人應(yīng)電話告知檔案室管理員緊急情況及所需物品。2.檔案室管理員在確認情況屬實后，可先行發(fā)放物品，但領(lǐng)取人應(yīng)在事后及時補辦申請手續(xù)。（二）物品損壞或丟失1.領(lǐng)取的檔案室物品如發(fā)生損壞或丟失，領(lǐng)取人應(yīng)立即向檔案室管理員報告。2.領(lǐng)取人需填寫《檔案室物品損壞/丟失報告表》，說明物品損壞或丟失的原因、時間、地點等情況。3.檔案室管理員根據(jù)報告情況進行調(diào)查核實，如因領(lǐng)取人故意或重大過失導(dǎo)致物品損壞或丟失，領(lǐng)取人應(yīng)按照物品的重置價格進行賠償；如因不可抗力等非人為因素導(dǎo)致，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，可酌情處理。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對檔案室物品領(lǐng)取情況進行審計檢查，核實領(lǐng)取流程是否合規(guī)、物品使用是否合理、賬目記錄是否準確等。2.檔案室管理員應(yīng)定期對物品領(lǐng)取記錄進行自查，確保臺賬信息準確無誤，并及時發(fā)現(xiàn)和糾正可能存在的問題。（二）違規(guī)處理1.對于違反檔案室物品領(lǐng)取制度的行為，如未經(jīng)審批領(lǐng)取、虛報領(lǐng)取需求、不按時歸還物品等，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.處罰措施包括但不限于警告、通報批評、扣減績效分數(shù)、經(jīng)濟賠償?shù)?。對于情?jié)嚴重的違規(guī)行為，將按照公司相關(guān)規(guī)定進行嚴肅處理。六、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.檔案室管理員應(yīng)定期組織對涉及檔案室物品領(lǐng)取的人員進行制度培訓(xùn)，確保相關(guān)人員熟悉領(lǐng)取流程和要求。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括制度講解、申請表填寫規(guī)范、物品使用及保管注意事項等。3.通過培訓(xùn)，提高人員對檔案室物品管理重要性的認識，增強遵守制度的自覺性。（二）宣傳1.公司通過內(nèi)部公告、宣傳欄等形式宣傳檔案室物品領(lǐng)取制度，讓全體員工了解制度內(nèi)容和要求。2.在檔案室顯著位置張貼制度海報，提醒領(lǐng)取人員遵守規(guī)定，營造良好的制度執(zhí)行氛圍。七、附則