PAGE已故人員檔案查閱制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司/組織對已故人員檔案的查閱管理，確保檔案信息的合理利用與安全保密，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部涉及已故人員檔案查閱的所有部門及人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案查閱工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：保障已故人員檔案信息的安全，防止信息泄露。3.合理利用原則：在確保檔案安全的前提下，合理滿足公司/組織內(nèi)部對已故人員檔案信息的查閱需求。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)已故人員檔案的收集、整理、歸檔和保管工作。2.建立健全已故人員檔案查閱登記制度，詳細(xì)記錄查閱情況。3.對檔案查閱申請進(jìn)行審核，確保查閱目的合法合規(guī)。4.按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，并對查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。（二）申請查閱部門1.明確查閱已故人員檔案的具體需求和目的。2.填寫查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交檔案管理部門。3.按照檔案管理部門的安排，在規(guī)定地點和時間進(jìn)行查閱。4.不得擅自復(fù)印、拍照、傳播檔案內(nèi)容，確保檔案信息安全。三、查閱申請與審批（一）申請條件公司/組織內(nèi)部因工作需要，涉及已故人員檔案信息查閱的部門或個人，可提出查閱申請。申請查閱的內(nèi)容應(yīng)與工作相關(guān)，且符合法律法規(guī)及公司/組織規(guī)定。（二）申請流程1.查閱申請人填寫《已故人員檔案查閱申請表》，詳細(xì)注明查閱目的、查閱內(nèi)容、預(yù)計查閱時間等信息。2.將申請表提交所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實際情況，對申請的必要性和合理性進(jìn)行審查，并簽字確認(rèn)。3.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過的申請表，提交至檔案管理部門。（三）審批流程1.檔案管理部門收到查閱申請表后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核。重點審查查閱目的是否正當(dāng)、查閱范圍是否合理、查閱方式是否符合規(guī)定等。2.對于符合規(guī)定的查閱申請，檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)；對于不符合規(guī)定的申請，應(yīng)及時與申請人溝通，說明原因并要求補充或修改申請內(nèi)容。3.經(jīng)批準(zhǔn)的查閱申請，檔案管理部門應(yīng)及時通知申請人，并告知查閱的時間、地點和相關(guān)注意事項。四、查閱方式與要求（一）查閱方式1.現(xiàn)場查閱：申請人可在檔案管理部門指定的查閱地點，按照規(guī)定的查閱流程，查閱已故人員檔案原件。2.復(fù)制查閱：根據(jù)工作需要，在經(jīng)過檔案管理部門批準(zhǔn)后，申請人可對檔案中的部分內(nèi)容進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制方式應(yīng)采用符合檔案保存要求的方式，如復(fù)印、掃描等。（二）查閱要求1.查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理部門的規(guī)定，在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場所。2.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。3.如需復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)按照檔案管理部門的要求，填寫復(fù)制申請表，并注明復(fù)制用途、復(fù)制內(nèi)容等信息。經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門工作人員進(jìn)行復(fù)制操作，并對復(fù)制件進(jìn)行核對和蓋章確認(rèn)。4.查閱過程中，查閱人員應(yīng)保持安靜，不得影響其他人員正常工作。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。五、檔案信息安全與保密（一）安全措施1.檔案管理部門應(yīng)確保已故人員檔案存儲環(huán)境的安全，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的完整性和可讀性。3.采用信息化管理手段，對檔案查閱信息進(jìn)行記錄和存儲，便于查詢和追溯。（二）保密要求1.查閱人員應(yīng)對查閱過程中獲取的檔案信息嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員泄露。2.嚴(yán)禁將檔案信息用于非工作目的或違反法律法規(guī)及公司/組織規(guī)定的用途。3.檔案管理部門工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自透露檔案內(nèi)容或查閱情況。六、特殊情況處理（一）涉及法律糾紛如已故人員檔案查閱涉及法律糾紛，應(yīng)按照國家法律法規(guī)及司法機關(guān)的要求進(jìn)行處理。檔案管理部門應(yīng)積極配合相關(guān)部門的調(diào)查工作，提供必要的檔案信息，但不得擅自對外披露檔案內(nèi)容。（二）檔案損壞或遺失在查閱過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或遺失情況，查閱人員應(yīng)立即報告檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)及時采取措施進(jìn)行核實和處理，并根據(jù)情況追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督公司/組織內(nèi)部應(yīng)建立健全對已故人員檔案查閱制度執(zhí)行情況的監(jiān)督機制。檔案管理部門應(yīng)定期對查閱登記記錄、檔案利用情況等進(jìn)行檢查，確保查閱工作規(guī)范有序。（二）違規(guī)處理對于違反本制度規(guī)定的查閱行為，檔案管理部門應(yīng)及時制止，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。對于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，可給予警告、批評教育等處理；對于情節(jié)嚴(yán)重的違規(guī)行為，如泄露檔案信息、擅自篡改檔案內(nèi)容等，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任，并視情況給予相應(yīng)的紀(jì)律處分或法律制裁。八、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)檔案管理部門應(yīng)定期組織對涉及已故人員檔案查閱工作的人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉本制度的各項規(guī)定和查閱流程，提高檔案管理意識和業(yè)務(wù)水平。（二）宣傳通過內(nèi)部宣傳渠道，向公司/組織全體員工宣傳已故人員檔案查閱制度的重要性和相關(guān)規(guī)定，增強員工的檔案保護(hù)意識和法律意識。九、附則（一）制度解釋本制度由公司/組織檔案管