PAGE預(yù)算制度屬于會(huì)計(jì)檔案預(yù)算制度檔案管理規(guī)定一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司預(yù)算制度的檔案管理，確保預(yù)算制度相關(guān)文件資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于查閱、使用和保存，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本規(guī)定。（二）適用范圍本規(guī)定適用于公司各部門在預(yù)算制度制定、執(zhí)行、調(diào)整等過程中形成的各類文件、數(shù)據(jù)、報(bào)表等檔案資料的管理。（三）預(yù)算制度檔案定義預(yù)算制度檔案是指公司在預(yù)算編制、審批、執(zhí)行、監(jiān)控、調(diào)整等一系列預(yù)算管理活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式的文件材料，包括但不限于預(yù)算管理制度、預(yù)算編制表格、預(yù)算執(zhí)行分析報(bào)告、預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)及批復(fù)等，均屬于會(huì)計(jì)檔案范疇。二、預(yù)算制度檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.預(yù)算管理制度類：包括公司預(yù)算管理辦法、實(shí)施細(xì)則、相關(guān)流程規(guī)定等。2.預(yù)算編制類：涵蓋年度預(yù)算編制基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、預(yù)算草案、各部門預(yù)算報(bào)表等。3.預(yù)算執(zhí)行監(jiān)控類：如預(yù)算執(zhí)行情況報(bào)表、差異分析報(bào)告、預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度跟蹤記錄等。4.預(yù)算調(diào)整類：包含預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)文件、調(diào)整方案、審批文件等。5.其他相關(guān)類：與預(yù)算制度相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、培訓(xùn)資料、調(diào)研文件等。（二）編號(hào)1.采用“預(yù)算制度檔案類別代碼+年份+流水號(hào)”的編號(hào)方式。2.預(yù)算制度檔案類別代碼：“YDGZ”代表預(yù)算管理制度類?！癥CBZ”代表預(yù)算編制類?！癥SJK”代表預(yù)算執(zhí)行監(jiān)控類。“YTZ”代表預(yù)算調(diào)整類。“QT”代表其他相關(guān)類。3.年份：采用公元紀(jì)年，取四位數(shù)表示，如“2023”。4.流水號(hào)：按照各類檔案形成的先后順序，從“001”開始依次編號(hào)。例如，2023年形成的第5份預(yù)算編制類檔案編號(hào)為：YCBZ2023005。三、預(yù)算制度檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門預(yù)算制度相關(guān)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整。2.在預(yù)算管理活動(dòng)結(jié)束后，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)及時(shí)將形成的文件材料移交至檔案管理人員。移交時(shí)需填寫《預(yù)算制度檔案移交清單》，詳細(xì)注明檔案名稱、數(shù)量、形成日期等信息。（二）整理規(guī)范1.檔案管理人員收到移交的檔案資料后，應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，并在檔案首頁右上角加蓋編號(hào)章。2.去除檔案資料中的金屬物，如訂書釘、回形針等，對(duì)紙張破損或字跡模糊的文件進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.按照文件材料的內(nèi)在聯(lián)系和重要程度進(jìn)行排列，同一類別的檔案應(yīng)按照時(shí)間順序排列。4.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊(cè)，一份單獨(dú)存放。四、預(yù)算制度檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.整理好的預(yù)算制度檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，存入專門的檔案柜或檔案庫房。2.歸檔時(shí)應(yīng)按照類別和編號(hào)順序依次存放，便于查找和管理。（二）保管期限1.預(yù)算管理制度類檔案保管期限為永久。2.預(yù)算編制類檔案保管期限為10年。3.預(yù)算執(zhí)行監(jiān)控類檔案保管期限為10年。4.預(yù)算調(diào)整類檔案保管期限為10年。5.其他相關(guān)類檔案保管期限根據(jù)其重要性和實(shí)際需要確定，一般為5年至10年。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。五、預(yù)算制度檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱預(yù)算制度檔案時(shí)，應(yīng)填寫《預(yù)算制度檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)審批后的申請(qǐng)表提供檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案資料的安全和完整。查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換或損壞檔案。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在《預(yù)算制度檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱預(yù)算制度檔案的，應(yīng)填寫《預(yù)算制度檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限、歸還時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，確認(rèn)無誤后在《預(yù)算制度檔案借閱登記表》上簽字注銷。六、預(yù)算制度檔案的銷毀（一）銷毀條件1.預(yù)算制度檔案保管期滿，且確無保存價(jià)值的，可按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。2.因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變化等原因，導(dǎo)致部分預(yù)算制度檔案不再適用且已無參考價(jià)值的，也可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理部門提出檔案銷毀申請(qǐng)，填寫《預(yù)算制度檔案銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息，并說明銷毀理由。2.經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門審核，確認(rèn)該檔案確實(shí)已無保存價(jià)值后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，由檔案管理部門會(huì)同財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員共同進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等，并由參與人員簽字確認(rèn)。4.銷毀完畢后，在《預(yù)算制度檔案銷毀清冊(cè)》上注明銷毀情況，并將銷毀清冊(cè)歸檔保存。七、預(yù)算制度檔案的保密與安全（一）保密規(guī)定1.涉及公司商業(yè)秘密、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等敏感信息的預(yù)算制度檔案，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，限制查閱和使用范圍。2.檔案管理人員應(yīng)妥善保管檔案，不得泄露檔案內(nèi)容。在檔案查閱、借閱過程中，如發(fā)現(xiàn)有違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)及時(shí)制止并報(bào)告公司相關(guān)部門。（二）安全保障1.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，安裝監(jiān)控設(shè)備，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境的安全。2.定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，保障電子檔案的安全存儲(chǔ)和訪問。3