PAGE天保檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)天保檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于天保公司及所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)在各項工作活動中形成的具有保存價值的各種門類和載體的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項工作活動的真實情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地反映公司工作活動的全過程，保證檔案的齊全、完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司檔案的統(tǒng)一管理工作。其職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督公司各部門的檔案管理工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動。4.參與公司重大活動和項目的檔案管理工作，確保檔案的及時形成和規(guī)范整理。5.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的配置、維護(hù)和更新，保障檔案管理工作的正常開展。（二）各部門檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案的齊全、完整。按照公司檔案管理部門的要求，定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的查閱、利用工作，根據(jù)實際需要提供相關(guān)檔案資料。3.負(fù)責(zé)本部門檔案管理設(shè)施設(shè)備的日常維護(hù)和管理，發(fā)現(xiàn)問題及時向檔案管理部門報告。4.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項工作活動中形成的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、合同、協(xié)議、會議記錄、報表、信函、聲像等各種門類和載體的材料。2.公司所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)在業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價值的檔案材料。3.公司員工個人在工作中形成的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的重要文件、資料等。4.公司對外交往中收到的重要文件、信函、資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.檔案材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、清晰，不得使用圓珠筆、鉛筆等易褪色的書寫工具。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲要求進(jìn)行收集，并確保其內(nèi)容的完整性和可讀性。4.對收集到的檔案材料應(yīng)進(jìn)行初步審核，剔除重復(fù)、無效的材料。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、排列有序、編號規(guī)范、編目準(zhǔn)確。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類整理。同一全宗內(nèi)的檔案，按照保管期限分為永久、長期、短期三類。2.科技檔案：按照項目、專業(yè)、階段等進(jìn)行分類整理，建立完整的項目檔案體系。3.會計檔案：按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等類別進(jìn)行分類整理，按照年度裝訂成冊。4.電子檔案：按照文件的性質(zhì)、類別、時間等進(jìn)行分類存儲，建立電子檔案目錄和索引。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.科技檔案應(yīng)在項目結(jié)束后三個月內(nèi)完成歸檔工作。3.會計檔案應(yīng)在會計年度終了后，由財務(wù)部門按照有關(guān)規(guī)定整理立卷，裝訂成冊，在年度終了后一年內(nèi)向檔案管理部門移交。（二）歸檔要求1.各部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，將整理好的檔案編制詳細(xì)的移交清單，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門應(yīng)對移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，確保檔案的質(zhì)量和完整性。對不符合要求的檔案，應(yīng)退回原部門重新整理。3.歸檔的檔案應(yīng)編制目錄，填寫備考表，裝訂整齊，編好頁碼，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對公司有參考價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。（四）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.對磁性載體檔案，應(yīng)定期進(jìn)行檢查、復(fù)制，防止信息丟失。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，一般每五年進(jìn)行一次全面鑒定。2.價值鑒定原則：根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件、逐頁進(jìn)行審查，分析檔案的內(nèi)容和價值。2.綜合分析法：結(jié)合檔案的形成背景、保管期限、利用情況等因素，綜合判斷檔案的價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，編制銷毀清冊，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。3.銷毀清冊應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。六、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍公司員工因工作需要，可查閱與其工作相關(guān)的檔案。外單位查閱公司檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司的相關(guān)要求辦理查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.公司員工查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外單位查閱公司檔案，應(yīng)提前向公司檔案管理部門提交查閱申請函，注明查閱單位名稱、查閱目的、查閱內(nèi)容等，并加蓋單位公章。經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理查閱手續(xù)。3.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用管理1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、復(fù)印、摘錄等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容、利用方式等。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請，及時提供檔案資料，并對查閱過程進(jìn)行監(jiān)督，防止檔案損壞、丟失或泄露。3.對涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱范圍和利用方式，確保公司機(jī)密安全。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計分析。2.定期編制檔案統(tǒng)計報表，向上級主管部門和公司領(lǐng)導(dǎo)報告檔案管理工作情況。3.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，不得虛報、瞞報、漏報。（二）移交工作1.公司因機(jī)構(gòu)調(diào)整、資產(chǎn)重組等原因，需要移交檔案的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司的相關(guān)要