PAGE檔案室外管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)檔案室外管理，確保檔案的安全、完整與有效利用，特制定本制度。本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案室外相關(guān)工作的部門(mén)和人員。（二）適用范圍本制度涵蓋公司/組織內(nèi)各類檔案室外的管理工作，包括檔案的存放環(huán)境、出入管理、安全防護(hù)、設(shè)備設(shè)施維護(hù)等方面。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案的安全保護(hù)放在首位，采取有效措施防止檔案受到損壞、丟失、泄露等風(fēng)險(xiǎn)。2.規(guī)范管理原則：嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，建立健全檔案室外管理制度，確保各項(xiàng)工作有章可循、規(guī)范有序。3.高效利用原則：在保障檔案安全的前提下，優(yōu)化管理流程，提高檔案的利用效率，滿足公司/組織各部門(mén)對(duì)檔案信息的需求。二、檔案室外環(huán)境管理（一）選址與布局1.選址要求檔案室外應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好的位置，避免靠近水源、火源、污染源等可能對(duì)檔案造成損害的區(qū)域。應(yīng)遠(yuǎn)離易燃、易爆物品倉(cāng)庫(kù)，以及有強(qiáng)烈震動(dòng)、噪聲、腐蝕性氣體的場(chǎng)所。2.布局規(guī)劃?rùn)n案室外應(yīng)根據(jù)檔案的類別、數(shù)量等因素進(jìn)行合理布局，設(shè)置檔案庫(kù)房、整理加工區(qū)、查閱接待區(qū)、辦公區(qū)等功能區(qū)域。各功能區(qū)域應(yīng)相對(duì)獨(dú)立，便于管理和操作，同時(shí)要保證通道暢通，滿足消防、安全等要求。（二）溫濕度控制1.溫度要求檔案庫(kù)房的溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，晝夜溫度變化幅度不應(yīng)超過(guò)±2℃。在夏季高溫期間，應(yīng)采取有效的降溫措施，如安裝空調(diào)設(shè)備等，確保庫(kù)房溫度符合要求。2.濕度要求檔案庫(kù)房的相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間，濕度變化幅度不應(yīng)超過(guò)±5%。應(yīng)配備除濕機(jī)、加濕機(jī)等設(shè)備，根據(jù)實(shí)際濕度情況進(jìn)行調(diào)節(jié)，防止檔案因受潮或干燥而損壞。（三）清潔與衛(wèi)生1.日常清潔檔案室外應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃，清除灰塵、雜物等。檔案庫(kù)房地面應(yīng)每天擦拭，貨架、檔案柜等應(yīng)定期清潔，保持表面整潔。2.防蟲(chóng)防鼠應(yīng)采取有效的防蟲(chóng)防鼠措施，如安裝防蟲(chóng)網(wǎng)、放置鼠夾、投放滅鼠藥等，防止害蟲(chóng)、老鼠對(duì)檔案造成破壞。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)蟲(chóng)害、鼠害跡象應(yīng)及時(shí)處理，并做好記錄。（四）安全防護(hù)設(shè)施1.消防設(shè)施檔案室外應(yīng)配備足夠數(shù)量的消防設(shè)施，如滅火器、消火栓、自動(dòng)噴水滅火系統(tǒng)等，并定期進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，確保其性能良好。應(yīng)設(shè)置明顯的消防安全標(biāo)志，疏散通道應(yīng)保持暢通無(wú)阻。2.防盜設(shè)施檔案室外應(yīng)安裝防盜門(mén)窗、監(jiān)控設(shè)備等防盜設(shè)施，監(jiān)控設(shè)備應(yīng)覆蓋檔案室外的各個(gè)區(qū)域，確保24小時(shí)不間斷監(jiān)控。應(yīng)建立門(mén)禁制度，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案室外區(qū)域，對(duì)進(jìn)入人員進(jìn)行登記和身份驗(yàn)證。3.其他安全設(shè)施根據(jù)檔案的重要性和特殊性，可配備其他安全設(shè)施，如防潮柜、防火保險(xiǎn)柜等，對(duì)重要檔案進(jìn)行單獨(dú)存放和保護(hù)。應(yīng)定期對(duì)安全設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。三、檔案出入管理（一）檔案入庫(kù)1.檔案整理檔案在入庫(kù)前應(yīng)進(jìn)行整理，按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，確保檔案的整齊有序。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的完整性。2.入庫(kù)登記檔案整理完畢后，應(yīng)填寫(xiě)檔案入庫(kù)登記表，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、來(lái)源、入庫(kù)時(shí)間等信息。檔案入庫(kù)登記表應(yīng)一式兩份，一份留存檔案室外，一份交檔案管理部門(mén)存檔。3.上架存放根據(jù)檔案的類別和編號(hào)，將檔案存放在相應(yīng)的貨架或檔案柜中，并確保排列整齊、便于查找。應(yīng)建立檔案存放位置索引，注明檔案的存放架位、柜號(hào)等信息，方便快速定位和查找檔案。（二）檔案出庫(kù)1.借閱申請(qǐng)公司/組織內(nèi)各部門(mén)因工作需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱時(shí)間等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。檔案借閱申請(qǐng)表應(yīng)一式兩份，一份交檔案室外，一份由借閱部門(mén)留存。2.審批流程檔案室外收到檔案借閱申請(qǐng)表后，應(yīng)進(jìn)行審核，根據(jù)檔案的密級(jí)、重要性等因素決定是否批準(zhǔn)借閱。對(duì)于涉及機(jī)密、絕密的檔案借閱，應(yīng)報(bào)經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.借閱登記經(jīng)批準(zhǔn)借閱的檔案，檔案室外應(yīng)進(jìn)行借閱登記，記錄借閱人的姓名、部門(mén)、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。借閱人應(yīng)在檔案借閱登記簿上簽字確認(rèn)。4.檔案發(fā)放檔案室外根據(jù)借閱登記情況，將檔案發(fā)放給借閱人，并要求借閱人當(dāng)面核對(duì)檔案的名稱、數(shù)量等信息。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案。（三）檔案歸還1.歸還時(shí)間借閱人應(yīng)按照檔案借閱申請(qǐng)表上注明的歸還時(shí)間及時(shí)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還檢查檔案歸還時(shí)，檔案室外應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真檢查，核對(duì)檔案的名稱、數(shù)量、完整性等信息，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并要求借閱人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.歸還登記檔案歸還后，檔案室外應(yīng)在檔案借閱登記簿上進(jìn)行歸還登記，注明歸還時(shí)間、檔案狀態(tài)等信息。借閱人應(yīng)在檔案歸還登記簿上簽字確認(rèn)。四、檔案安全管理（一）人員管理1.人員培訓(xùn)檔案室外工作人員應(yīng)定期參加檔案管理知識(shí)和技能培訓(xùn)，熟悉檔案管理的法律法規(guī)、規(guī)章制度和業(yè)務(wù)流程，提高業(yè)務(wù)水平和安全意識(shí)。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括檔案的整理、保管、利用、安全防護(hù)等方面的知識(shí)和技能。2.人員考核建立檔案室外工作人員考核制度，定期對(duì)工作人員的工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)能力、安全意識(shí)等進(jìn)行考核?？己私Y(jié)果應(yīng)與工作人員的績(jī)效、晉升等掛鉤，激勵(lì)工作人員認(rèn)真履行職責(zé)，提高工作質(zhì)量。3.人員保密檔案室外工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案的內(nèi)容和信息，對(duì)涉及機(jī)密、絕密的檔案應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施。工作人員在工作期間應(yīng)妥善保管個(gè)人工作證件和鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。（二）安全檢查1.日常檢查檔案室外應(yīng)建立日常安全檢查制度，由專人負(fù)責(zé)每天對(duì)檔案室外的環(huán)境、設(shè)施、設(shè)備等進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。檢查內(nèi)容包括溫濕度、清潔衛(wèi)生、消防設(shè)施、防盜設(shè)施等方面。2.定期檢查檔案室外應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行全面檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、存放狀況等方面。定期檢查的周期為每季度一次，對(duì)重要檔案應(yīng)增加檢查頻次。3.專項(xiàng)檢查根據(jù)實(shí)際情況，檔案室外可組織開(kāi)展專項(xiàng)安全檢查，如在高溫、潮濕、火災(zāi)等特殊時(shí)期，對(duì)檔案的安全防護(hù)措施進(jìn)行重點(diǎn)檢查。專項(xiàng)檢查應(yīng)制定詳細(xì)的檢查方案，明確檢查內(nèi)容、方法和要求，確保檢查工作的有效性。（三）應(yīng)急處置1.應(yīng)急預(yù)案制定檔案室外應(yīng)制定完善的應(yīng)急預(yù)案，明確火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊、泄密等突發(fā)事件的應(yīng)急處置流程和措施。應(yīng)急預(yù)案應(yīng)定期進(jìn)行演練，確保工作人員熟悉應(yīng)急處置流程，提高應(yīng)急處置能力。2.應(yīng)急處置措施發(fā)生突發(fā)事件時(shí)，檔案室外工作人員應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取相應(yīng)的應(yīng)急處置措施，如組織人員疏散、搶救檔案、保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)等。應(yīng)及時(shí)向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)告事件情況，并配合相關(guān)部門(mén)進(jìn)行調(diào)查處理。3.事后恢復(fù)與處理突發(fā)事件處理完畢后，檔案室外應(yīng)及時(shí)對(duì)受損檔案進(jìn)行清理、修復(fù)和重新整理，確保檔案的完整性和可用性。應(yīng)對(duì)事件原因進(jìn)行深入調(diào)查分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，完善安全管理制度和應(yīng)急預(yù)案，防止類似事件再次發(fā)生。五、檔案設(shè)備設(shè)施管理（一）檔案架、柜管理1.定期檢查檔案架、柜應(yīng)定期進(jìn)行檢查，查看是否有變形、損壞、松動(dòng)等情況，及時(shí)進(jìn)行維修或更換。檢查周期為每年一次。2.維護(hù)保養(yǎng)檔案架、柜應(yīng)定期進(jìn)行清潔和保養(yǎng)，保持表面整潔，防止生銹、腐蝕等。可根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)檔案架、柜進(jìn)行涂漆、打蠟等保養(yǎng)措施。（二）溫濕度調(diào)控設(shè)備管理1.定期檢查溫濕度調(diào)控設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查，查看設(shè)備的運(yùn)行狀況是否正常，溫濕度傳感器是否準(zhǔn)確。檢查周期為每月一次。2.維護(hù)保養(yǎng)溫濕度調(diào)控設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行清潔和維護(hù)，清除設(shè)備表面的灰塵、雜物等，檢查設(shè)備的濾網(wǎng)是否堵塞，及時(shí)進(jìn)行清洗或更換。應(yīng)按照設(shè)備的使用說(shuō)明書(shū)要求，定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)和維修，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。（三）消防設(shè)備管理1.定期檢查消防設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查，查看滅火器的壓力是否正常、消火栓的閥門(mén)是否靈活、自動(dòng)噴水滅火系統(tǒng)的噴頭是否堵塞等。檢查周期為每月一次。2.維護(hù)保養(yǎng)消防設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，對(duì)滅火器進(jìn)行換藥、對(duì)消火栓進(jìn)行除銹、對(duì)自動(dòng)噴水滅火系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)試等。應(yīng)按照消防設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)要求，定期委托專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測(cè)和維護(hù)，確保消防設(shè)備的性能良好。（四）防盜設(shè)備管理1.定期檢查防盜設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查，查看監(jiān)控設(shè)備的圖像是否清晰、門(mén)禁系統(tǒng)是否正常工作等。檢查周期為每周一次。2.維護(hù)保養(yǎng)防盜設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，對(duì)監(jiān)控設(shè)備進(jìn)行清潔、對(duì)門(mén)禁系統(tǒng)進(jìn)